Kontrola wewnętrzna jest pilną potrzebą każdej firmy. Formy raportów kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie Kontrola wewnętrzna w organizacji usług księgowych

„Audyt i kontrola działalności finansowo-gospodarczej instytucji państwowych (miejskich), 2013, N 9

Zgodnie z postanowieniami art. 19 ustawy o rachunkowości<1>Podmiot gospodarczy ma obowiązek organizować i przeprowadzać wewnętrzną kontrolę bieżących faktów z życia gospodarczego. Do podmiotów gospodarczych zalicza się także instytucje państwowe (miejskie). Wypełnianie tego obowiązku budzi wiele pytań wśród szefów instytucji i głównych księgowych. W szczególności, kto będzie przeprowadzał czynności kontroli wewnętrznej, jeśli w tabeli personelu nie ma stanowiska „audytora”? Czy konieczne jest opracowanie rozporządzenia dotyczącego wewnętrznej kontroli finansowej, a jeśli tak, jakie informacje powinno ono odzwierciedlać? W artykule omówimy, jak zorganizować działania kontroli wewnętrznej przy wykorzystaniu zasobów własnych działu finansowo-ekonomicznego (księgowość) i na co zwrócić uwagę podczas kontroli.

Przypisanie odpowiedzialności za organizację czynności kontrolnych pracownikowi instytucji

Najczęściej kadra instytucji państwowych (miejskich) jest niewielka, co nie pozwala na posiadanie nie tylko wydziału kontroli i audytu, ale także audytora ze względu na brak takiej komórki kadrowej. Jednocześnie instytucje mają obowiązek stosowania środków kontroli wewnętrznej. Co powinienem zrobić?

Obowiązki głównego księgowego zgodnie z Katalogiem kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonym uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. N 37, obejmują:

• zarządzanie pracami nad organizacją systemu kontroli wewnętrznej prawidłowości realizacji transakcji biznesowych, zgodności z procedurami obiegu dokumentów, technologią przetwarzania informacji księgowych i jej zabezpieczeniem przed nieuprawnionym dostępem;
• organizacja prac przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w oparciu o wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych, progresywnych form i metod rachunkowości i kontroli, wykonywanie kosztorysów, księgowanie majątku, zobowiązań, środków trwałych, zapasów, transakcji gotówkowych, finansowych, rozliczeniowych i kredytowych, koszty produkcji i obrotu, sprzedaży produktów, wykonania pracy (usług), wyników finansowych organizacji;
• zapewnienie kontroli przestrzegania procedury sporządzania podstawowych dokumentów księgowych;
• udzielanie pomocy metodologicznej kierownikom działów i innym pracownikom organizacji w kwestiach rachunkowości, kontroli, raportowania i analizy działalności gospodarczej.

Tym samym, z racji swoich obowiązków służbowych, głównemu księgowemu przypisane są funkcje kontrolne, zatem funkcje organizacji i prowadzenia kontroli wewnętrznej może pełnić główny księgowy lub inny pracownik działu finansowo-ekonomicznego, na przykład zastępca szefa księgowy (inspektor).

W celu przeprowadzania działań kontroli wewnętrznej w instytucji opracowywany jest regulamin kontroli wewnętrznej i na mocy zarządzenia kierownika instytucji wyznaczane są osoby (osoby) odpowiedzialne za przeprowadzanie działań kontroli wewnętrznej.

Sprawdzanie podstawowej dokumentacji

Dane pierwotnych (skonsolidowanych) dokumentów księgowych zweryfikowanych i przyjętych do księgowości są usystematyzowane w porządku chronologicznym (według dat transakcji) i (lub) grupowane w odpowiednie konta księgowe w sposób kumulatywny z odzwierciedleniem w następujących rejestrach księgowych (klauzula 11 instrukcji nr 157n<2>):

• dziennik transakcji na rachunku „Gotówka”;
• dziennik transakcji środkami bezgotówkowymi;
• dziennik transakcji rozliczeniowych z osobami odpowiedzialnymi;
• dziennik rozliczeń z dostawcami i wykonawcami;
• dziennik transakcji z dłużnikami pod kątem dochodów;
• dziennik transakcji rozliczania wynagrodzeń;
• dziennik transakcji zbycia i przeniesienia aktywów niefinansowych;
• dziennik pozostałych transakcji;
• Dziennik walidacyjny;
• książka główna;
• inne rejestry przewidziane Instrukcją nr 157n.

Formularz dziennika transakcji wymaga podpisu głównego księgowego. Tym samym okresowo, najczęściej na koniec każdego miesiąca, pracownicy księgowi zobowiązani są do składania dzienników transakcji wraz z podstawowymi dokumentami księgowymi przedkładanymi im do podpisu przez głównego księgowego.

Sprawdzanie dzienników transakcji i ich dokumentów źródłowych jest elementem kontroli wewnętrznej. Jak już powiedzieliśmy, audyt może przeprowadzić sam główny księgowy lub inna osoba wyznaczona na polecenie kierownika instytucji.

Oczywiście nie zawsze możliwe jest pełne sprawdzenie dzienników transakcji i dokumentów podstawowych dla nich, dlatego inspektor może przeprowadzić kontrolę wyrywkową, a mianowicie:

• przeglądaj zgodność rachunków i treść transakcji (w razie potrzeby możesz zwrócić uwagę na wypełnienie innych kolumn dziennika transakcji);
• sprawdzić, czy dokumenty podstawowe zostały wybrane w kolejności chronologicznej;
• dowiedzieć się, czy forma dokumentów pierwotnych dołączonych do dziennika transakcji odpowiada formom, które należy stosować przy odzwierciedlaniu tych transakcji zgodnie z prawem;
• sprawdzić, czy podstawowe dokumenty są wypełnione prawidłowo i czy znajdują się wszystkie wymagane podpisy;
• sprawdzić wskaźniki odzwierciedlone w dziennikach transakcji ze wskaźnikami zawartymi w księdze głównej formularza 0504072;
• sprawdź inne wskaźniki.

Ponadto inspektor musi zwrócić uwagę na następujące punkty.

Dziennik transakcji środkami bezgotówkowymi. Sprawdzając dziennik, główny księgowy (inspektor) przegląda wyciągi z rachunków i załączone do dziennika polecenia zapłaty, zwraca uwagę na zgodność celu płatności z Instrukcją dotyczącą procedury stosowania klasyfikacji budżetowej<3>.

Należy zauważyć, że w wyniku zmian w Kodeksie budżetowym Federacji Rosyjskiej ustawą federalną z dnia 23 lipca 2013 r. N 252-FZ „W sprawie zmian w kodeksie budżetowym Federacji Rosyjskiej i niektórych aktach ustawodawczych Federacji Rosyjskiej, ” pojęcie „nadużycia środków budżetowych” ma zastosowanie także do działań prowadzonych przez instytucje budżetowe i autonomiczne przy wykorzystaniu dotacji.

Zatem z przepisów nowego art. 306 ust. 4 Kodeksu budżetowego Federacji Rosyjskiej wynika, że ​​niewłaściwe wykorzystanie środków budżetowych to kierowanie środkami budżetowymi systemu budżetowego Federacji Rosyjskiej i spłacanie zobowiązań pieniężnych na cele, które nie w pełni lub częściowo odpowiadają celom określonym przez ustawa (decyzja) o budżecie, skonsolidowany wykaz budżetu, wykaz budżetu, preliminarz budżetu, umowa (umowa) lub inny dokument stanowiący podstawę prawną przekazania tych środków.

Podstawą prawną otrzymania dotacji jest umowa o przekazanie tych środków. Na podstawie tej umowy, a także kierując się państwowym (miejskim) zadaniem założyciela, instytucja opracowuje plan działalności finansowo-gospodarczej, który jest zatwierdzany przez założyciela. Kierując środki finansowe na cele nieokreślone w umowie (w odniesieniu do dotacji na inne cele) w sprawie udzielenia dotacji oraz dokonując płatności niezgodnie z tymi artykułami KOSGU, które są określone w planie działalności finansowo-gospodarczej instytucji i przestrzegania Instrukcji dotyczącej trybu stosowania klasyfikacji budżetowej. Działania te można zakwalifikować jako niewłaściwe wykorzystanie środków budżetowych.

Dziennik transakcji na rachunku „Gotówka”. Sprawdzając dziennik, inspektor zwraca uwagę na prawidłowe wypełnienie przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych. Dokumenty te odzwierciedlają przepływ środków i należy zachować szczególną ostrożność podczas ich wypełniania, na przykład sprawdzając obecność wszystkich podpisów na rachunkach gotówkowych i poleceniach zapłaty. Jak określono w paragrafie 8 instrukcji nr 157n, dokumenty dokumentujące fakty z życia gospodarczego za pomocą funduszy są akceptowane do odzwierciedlenia w rachunkowości, jeżeli dokument zawiera podpisy kierownika jednostki księgowej i głównego księgowego lub osób przez nich upoważnionych.

Bez podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej nie przyjmuje się dokumentów pieniężnych i rozliczeniowych, dokumentów dokumentujących inwestycje finansowe, umów pożyczki, umów kredytu do egzekucji i księgowości, z wyjątkiem dokumentów podpisanych przez szefa organu państwowego (organ państwowy), samorząd lokalny, którego cechy konstrukcyjne są określone przez przepisy ustawowe i (lub) regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej. Określone dokumenty, które nie zawierają podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej, w przypadku braku porozumienia między kierownikiem jednostki księgowej (osobą przez niego upoważnioną) a głównym księgowym co do realizacji określonych faktów ekonomicznych życia, są przyjmowane do realizacji i uwzględniane w rachunkowości pisemnym poleceniem kierownika jednostki księgowej (osoby przez niego upoważnionej), który ponosi odpowiedzialność przewidzianą przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Ponadto podczas sprawdzania należy zwrócić uwagę na wskaźnik odzwierciedlony w kolumnie „Całkowite saldo gotówkowe w kasie na koniec dnia” księgi kasowej (f. 0504514). Nie powinna ona być większa niż limit salda środków pieniężnych w kasie instytucji.

Zgodnie z klauzulą ​​1.4 Regulaminu przeprowadzania transakcji gotówkowych banknotami i monetami Banku Rosji na terytorium Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. N 373-P, osoba prawna zobowiązany jest do utrzymywania na rachunkach bankowych środków pieniężnych przekraczających ustalony limit salda środków pieniężnych.

Gromadzenie przez osobę prawną środków pieniężnych w kasie przekraczającej ustalony limit salda gotówkowego jest dozwolone w dniach wypłaty wynagrodzeń, stypendiów, płatności uwzględnionych zgodnie z metodologią przyjętą do wypełniania federalnych formularzy obserwacji statystycznych, do wynagrodzenia świadczeń funduszowych i socjalnych, w tym w dniu otrzymania środków pieniężnych z rachunku bankowego na wskazane wpłaty, a także w weekendy i święta wolne od pracy, jeżeli osoba prawna lub przedsiębiorca indywidualny dokonuje w tych dniach transakcji gotówkowych.

W pozostałych przypadkach niedopuszczalne jest gromadzenie w kasie środków pieniężnych przekraczających ustalony limit salda gotówkowego przez osobę prawną.

Jeśli chodzi o wypełnienie księgi kasowej (f. 0504514), zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji N 173n<4>musi być spleciony, ponumerowany i zapieczętowany pieczęcią woskową (mastyksową), a liczba zawartych w nim arkuszy musi być poświadczona podpisami kierownika instytucji i głównego księgowego.

Dziennik rozliczeń z dostawcami i wykonawcami. Do dziennika dołączone są dokumenty potwierdzające odbiór towarów, usług, wyników prac od dostawców i wykonawców. Podstawowymi dokumentami potwierdzającymi te transakcje są faktury, dowody dostawy i metryki zakończenia prac.

Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości wzory podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik jednostki gospodarczej na wniosek urzędnika prowadzącego księgi rachunkowe. Formy podstawowych dokumentów księgowych dla organizacji sektora publicznego ustalane są zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej.

Tym samym organizacje handlowe mają prawo nie stosować ujednoliconych form dokumentów pierwotnych, w tym faktur, listów przewozowych i aktów, lecz korzystać z samodzielnie opracowanych form dokumentów. Jednocześnie niezależnie opracowane formularze podstawowych dokumentów księgowych muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

1. Tytuł dokumentu;
2. data sporządzenia dokumentu;
3. nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
4. treść faktu życia gospodarczego;
5. wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
6. nazwę stanowiska osoby (osób), która przeprowadziła transakcję, operację i jest odpowiedzialna (odpowiedzialna) za prawidłowość jej wykonania, lub nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej za prawidłowość wykonania wydarzenie;
7. podpisy osób, o których mowa w ust. 6, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Jeżeli brakuje przynajmniej jednego obowiązkowego szczegółu, dokument nie zostanie uznany za podstawowy.

Spis

Zapasy są także jednym z elementów kontroli wewnętrznej. Inwentarz to okresowe sprawdzenie obecności przedmiotów wartościowych wykazanych w bilansie instytucji, ich bezpieczeństwa i prawidłowości przechowywania, obowiązków i praw do otrzymania środków, a także przechowywania i zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym. Inwentaryzacja pozwala kontrolować bezpieczeństwo aktywów materialnych, identyfikować i eliminować możliwe błędy w rachunkowości i pracy osób odpowiedzialnych finansowo, ustalać wysokość straty naturalnej i wyjaśniać dane księgowe dotyczące sald aktywów materialnych i innych.

Zgodnie z paragrafem 6 Instrukcji nr 157n instytucje państwowe (miejskie) w celu organizacji rachunkowości, kierując się ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej w zakresie rachunkowości, przepisami organów regulujących rachunkowość, zwanymi Instrukcją, formułują zasady rachunkowości w oparciu o cechy o ich strukturze, branży i innych cechach ich działalności, instytucjach oraz uprawnieniach, jakie wykonują zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Polityka rachunkowości zatwierdza tryb przeprowadzania inwentaryzacji majątku i pasywów.

Paragraf 20 instrukcji nr 157n stanowi, że inwentaryzacja majątku, aktywów i pasywów finansowych jest przeprowadzana przez podmiot księgowy w sposób określony w regulacyjnych aktach prawnych przyjętych przez Ministerstwo Finansów zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Podobne regulacje zawarte są w art. 11 ustawy o rachunkowości.

W związku z powyższym instytucje w swoich zasadach rachunkowości określają procedurę przeprowadzania inwentaryzacji, kierując się Instrukcjami metodologicznymi dotyczącymi inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych, zatwierdzonymi rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 czerwca 1995 r. N 49.

W punkcie 1.5 Instrukcji Metodologicznych wymieniono przypadki, w których przeprowadzenie inwentaryzacji kasy fiskalnej jest obowiązkowe:

• przy przekazywaniu majątku organizacji w celu wynajęcia, umorzenia, sprzedaży, a także w przypadkach przewidzianych przez prawo podczas przekształcenia jednolitego przedsiębiorstwa państwowego lub komunalnego;
• przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego;
• przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo (w dniu przyjęcia i przekazania spraw);
• przy ustalaniu faktów kradzieży, nadużyć, uszkodzeń przedmiotów wartościowych;
• w przypadku klęsk żywiołowych, pożaru, wypadków lub innych sytuacji awaryjnych spowodowanych ekstremalnymi warunkami;
• podczas likwidacji (reorganizacji) organizacji przed sporządzeniem bilansu likwidacji (separacji) oraz w innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub rozporządzenia Ministerstwa Finansów.

Polityka rachunkowości może określać inne przypadki i terminy inwentaryzacji środków pieniężnych. W szczególności polityka rachunkowości może stanowić, że inwentaryzacja kasy dokonywana jest w ramach działań kontroli wewnętrznej na podstawie decyzji osoby odpowiedzialnej za przeprowadzanie czynności kontrolnych.

Na przykład, główny księgowy instytucji pełni funkcje wdrażania kontroli wewnętrznej. Instytucja posiada stołówkę. Kierownik stołówki co miesiąc przekazuje do działu księgowości raport dotyczący wykorzystania żywności. Sprawdzając raport, okazuje się:

• koszt produktów spożywczych i ich ilość nie odpowiadają danym księgowym;
• kwota „Łącznie” wskazana w raporcie nie odpowiada sumowaniu linia po linii wszystkich pozycji podanych w raporcie.

Inspektor po otrzymaniu takiego protokołu może wątpić w prawidłowość organizacji przechowywania, wydawania i wykorzystania żywności w stołówce i zażądać inwentaryzacji kasy.

Należy zaznaczyć, że podczas przeprowadzania inwentaryzacji można stwierdzić rozbieżności pomiędzy danymi księgowymi a rzeczywistą dostępnością aktywów niefinansowych, rozliczeń i środków pieniężnych. Przyczyny odchylenia danych rzeczywistych od danych księgowych mogą być różne.

1. Straty podczas przechowywania i transportu, a także zmiany masy lub jakości spowodowane wpływami środowiska. Przykładowo przy dużej wilgotności powietrza masa produktów spożywczych takich jak mąka czy cukier będzie się zwiększać, a przy niskiej wilgotności będzie się zmniejszać, co jest całkiem naturalne. Takie zmiany ilości lub jakości pozycji zapasów z przyczyn naturalnych są dopuszczalne w kwotach określonych przez obowiązujące przepisy - normy ubytku naturalnego.

Każdy rodzaj produktu spożywczego ma swoje normy ubytku naturalnego, których należy przestrzegać przy odpisywaniu niedoborów. Należą do nich w szczególności:

• procedura zatwierdzania norm strat naturalnych podczas przechowywania i transportu zapasów, zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 12 listopada 2002 r. N 814;
• Normy naturalnej utraty produktów spożywczych w handlu i gastronomii publicznej, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego Rosji z dnia 7 września 2007 r. N 304.

Przez naturalny ubytek zapasów rozumie się ubytek (ubytek masy produktu przy zachowaniu jego jakości w granicach wymagań (norm) określonych regulacyjnymi aktami prawnymi), będący konsekwencją naturalnej zmiany stanu biologicznego i (lub ) właściwości fizykochemiczne towarów.

Przy przechowywaniu produktów spożywczych stopień ubytku naturalnego to dopuszczalna wartość ubytków nieodwracalnych (ubytek naturalny), którą ustala się podczas przechowywania produktu poprzez porównanie jego masy z masą produktu rzeczywiście przyjętego do przechowywania.

1. Niedokładności w przyjęciu i wydaniu pozycji magazynowych w szczególności nieprawidłowe ważenie lub mierzenie, przypadkową zamianę jednej odmiany na inną itp.
2. Błędy księgowe: literówki, błędy arytmetyczne itp. Najczęściej są one spowodowane czynnikiem ludzkim.
3. Nieuczciwość pracowników, których działalność związana jest z pozycjami magazynowymi. W wyniku działań takich pracowników dochodzi do błędnych obliczeń, niedociągnięć, kradzieży itp. W takim przypadku konieczne jest nie tylko dokonanie zmian w danych księgowych, ale także odzyskanie kwoty braków od winnych.

M. Volchkova

Ekspert dziennika

„Audyt i inspekcja

działalność finansową i gospodarczą

stan (miejski)

Procedura organizacji i przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej w instytucji musi być zapisana w jej zasadach rachunkowości. W artykule na przykładzie zbadano strukturę i główne działy przepisów dotyczących kontroli wewnętrznej w organizacji.

Na mocy art. 19 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości” i ust. 6 instrukcji nr 157n organy ścigania są zobowiązane do zorganizowania wewnętrznej kontroli faktów z życia gospodarczego. Wewnętrzna kontrola finansowa ma na celu stworzenie systemu zgodności z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej w zakresie działalności finansowej, wewnętrznych procedur sporządzania i wykonywania budżetu, poprawy jakości przygotowania i wiarygodności sprawozdawczości budżetowej oraz prowadzenia rachunkowości budżetowej, a także zwiększenie efektywności wykorzystania środków budżetu federalnego. Procedura sprawowania takiej kontroli musi zostać zatwierdzona w momencie formułowania przez instytucję polityki rachunkowości. O tym, co taki przepis powinien zawierać, porozmawiamy w artykule.

Zauważmy jeszcze raz, że procedura organizacji i prowadzenia wewnętrznej kontroli finansowej w instytucji musi być zapisana w jej zasadach rachunkowości. W takim przypadku instytucja może sformułować swoją politykę rachunkowości, wydając odrębny regulamin.

Tryb organizowania i przeprowadzania kontroli finansowej może określić odrębne zarządzenie.

Wewnętrzną kontrolę finansową można przeprowadzić w następujący sposób:

• w instytucji zostaje utworzona komórka strukturalna (dział kontroli finansowej wewnętrznej podlegający kierownikowi instytucji) lub wprowadzone zostaje stanowisko audytora (również podlegające bezpośrednio kierownikowi instytucji);
• w instytucji utworzona zostanie stała komisja, której powierzone zostanie wykonanie tej kontroli;
• wdrożenie wewnętrznej kontroli finansowej powierzono pracownikom działów strukturalnych instytucji (na przykład pracownikom usług finansowych i kadrowych). W takiej sytuacji kontrola wewnętrzna prowadzona będzie w ramach czynności kontroli wstępnej i bieżącej.

Wybór opcji struktury kontroli zależy od oczekiwanego zakresu prac, możliwości finansowych i organizacyjnych instytucji (nie zawsze jest możliwe wprowadzenie dodatkowych stawek), cech strukturalnych instytucji, kompetencji specjalistów itp.

W takim przypadku wewnętrzna kontrola finansowa powinna obejmować następujące typy.

Zatem kontrola wstępna i bieżąca będą przeprowadzane bezpośrednio przez pracowników instytucji w ramach ich obowiązków służbowych, a późniejsza kontrola może być przeprowadzona zarówno przez dział kontroli (audytor), jak i przez komisję kontroli wewnętrznej.

W idealnym przypadku konieczne jest zapewnienie, aby instytucja sprawowała wszystkie rodzaje kontroli:

• ustalić procedury koordynacji określonej dokumentacji zarówno ze służbami prawnymi i innymi zainteresowanymi działami, jak i z odpowiednimi zastępcami kierowników instytucji;
• przypisać pracownikom służb finansowych i innych obowiązek bieżącej kontroli gromadzonej przez nich dokumentacji finansowej;
• utworzyć w instytucji dział kontroli finansowej (wprowadzić stanowisko audytora) lub komisję ds. wdrożenia kontroli finansowej.

Podziały strukturalne instytucji organizują wewnętrzną kontrolę finansową na następujących poziomach:

• poziom pracowniczy – funkcje kontrolne realizowane są w ramach obowiązków służbowych, zgodnie z zasadami konsekwencji, ciągłości, efektywności i masowego uczestnictwa;
• poziom jednostki strukturalnej – regularne operacje i procedury wewnętrznej kontroli finansowej przeprowadzane są przez pracowników działów, pracowników wyższego szczebla i kierowników działów.

Wybrany sposób sprawowania kontroli musi zostać określony w regulaminie dotyczącym trybu wdrażania wewnętrznej kontroli finansowej, natomiast działalność działu kontroli wewnętrznej (audytora) uregulować będą także przepisy dotyczące działu kontroli wewnętrznej.

Dla Twojej informacji

Dokument ten jest zatwierdzany zarządzeniem kierownika instytucji i stanowi ważny akt prawny określający tryb tworzenia, status prawny, obowiązki i organizację pracy działu kontroli wewnętrznej (audytora).

Podział kompetencji organów biorących udział w funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznej określają dokumenty wewnętrzne instytucji, w tym regulacje dotyczące odpowiednich podziałów strukturalnych, a także dokumenty organizacyjno-administracyjne instytucji oraz opisy stanowisk pracy pracowników.

Przy opracowywaniu tych dokumentów konieczne jest ustalenie praw i obowiązków inspektorów oraz pracowników działów, których będą dotyczyć kontrole.

Akceptuję

Szef instytucji

________________ / I. I. Iwanow /

Regulacje dotyczące wewnętrznej kontroli finansowej

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsze rozporządzenie zostało opracowane zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej (ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, rozporządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 grudnia 2010 r. nr 157n „W sprawie zatwierdzenia Jednolitego planu kont dla władz publicznych (organów państwowych), organów samorządu terytorialnego, organów zarządzających państwowymi funduszami pozabudżetowymi, państwowych akademii nauk, instytucji państwowych (miejskich) oraz Instrukcji jego stosowania”) oraz statutu instytucji. Regulamin Wewnętrznej Kontroli Finansowej ustala wspólne cele, zasady i zasady organizacji i prowadzenia czynności wewnętrznej kontroli finansowej w instytucji.

1.2. Celem wewnętrznej kontroli finansowej jest potwierdzenie wiarygodności rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości instytucji, zgodności z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej regulującym procedurę prowadzenia działalności finansowej i gospodarczej. System kontroli wewnętrznej ma na celu zapewnienie:

• dokładność i kompletność dokumentacji księgowej;
• terminowe sporządzanie wiarygodnych sprawozdań finansowych;
• zapobieganie błędom i zniekształceniom;
• wykonywanie poleceń i instrukcji kierownika instytucji;
• realizacja planów działalności finansowo-gospodarczej (preliminarza budżetowego) instytucji;
• bezpieczeństwo mienia instytucji.

1.3. Cele kontroli wewnętrznej to:

• ustalanie zgodności bieżących transakcji finansowych w zakresie działalności finansowej i gospodarczej oraz ich odzwierciedlenie w rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości z wymogami regulacyjnych aktów prawnych;
• ustalanie zgodności bieżącej działalności z przepisami i uprawnieniami pracowników;
• zgodność z ustalonymi procesami technologicznymi i operacjami podczas wykonywania czynności funkcjonalnych;
• analiza systemu kontroli wewnętrznej instytucji, pozwalająca na identyfikację istotnych aspektów wpływających na jego skuteczność.

1.4. Kontrola wewnętrzna w instytucji powinna opierać się na następujących zasadach:

• zasada legalności - ścisłe i dokładne przestrzeganie przez wszystkie podmioty kontroli wewnętrznej norm i zasad ustanowionych w ustawodawstwie regulacyjnym Federacji Rosyjskiej;
• zasada niezależności – podmioty kontroli wewnętrznej przy wykonywaniu swoich obowiązków funkcjonalnych są niezależne od obiektów kontroli wewnętrznej;
• zasada obiektywizmu – kontrola wewnętrzna prowadzona jest z wykorzystaniem rzeczywistych danych dokumentacyjnych w sposób określony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, przy zastosowaniu metod zapewniających otrzymanie pełnych i rzetelnych informacji;
• zasada odpowiedzialności – każdy podmiot kontroli wewnętrznej odpowiada za nienależyte wykonanie funkcji kontrolnych zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;
• zasada spójności – prowadzenie działań kontrolnych wszystkich aspektów działalności przedmiotu kontroli wewnętrznej i jego powiązań w strukturze zarządzania.

1,5. Wdrażając środki kontroli wewnętrznej, prowadzący ją mogą wykorzystać:

• ogólne naukowe metodologiczne metody kontroli (analiza, synteza, indukcja, dedukcja, redukcja, analogia, modelowanie, abstrakcja, eksperyment itp.);
• empiryczne metodyczne metody kontroli (inwentaryzacja, pomiary kontrolne pracy, przebiegi próbne sprzętu, kontrole formalne i arytmetyczne, kontrole licznikowe, metoda odliczania wstecznego, metoda porównywania faktów jednorodnych, dochodzenie wewnętrzne, badania różnego typu, skanowanie, kontrole logiczne, pisemne i ankiety ustne itp.);
• specyficzne techniki pokrewnych nauk ekonomicznych (techniki analizy ekonomicznej, metody ekonomiczne i matematyczne, metody teorii prawdopodobieństwa i statystyki matematycznej).

1.6. Kontrola wewnętrzna w instytucji może być prowadzona poprzez:

2. Organizacja wewnętrznej kontroli finansowej

2.1. Wewnętrzna kontrola finansowa w instytucji prowadzona jest w formie kontroli wstępnej, bieżącej i późniejszej.

2.1.1. Kontrola wstępna przeprowadzana jest przed rozpoczęciem transakcji handlowej. Pozwala określić, na ile właściwa i legalna będzie dana operacja. Kontrolę wstępną przeprowadza kierownik instytucji, jego zastępcy oraz pracownicy działu prawnego. W ramach kontroli wstępnej wykonywane są następujące czynności:

• kontrola nad przygotowaniem dokumentów planowania finansowego (obliczenia zapotrzebowania na środki finansowe, plan działalności finansowo-gospodarczej itp.). Działania te wykonuje kierownik, główny księgowy;
• ich zatwierdzanie, koordynacja i rozstrzyganie sporów;
• weryfikacja i zatwierdzanie projektów umów (umów) przez specjalistów obsługi prawnej i głównego księgowego;
• wstępne badanie dokumentów (decyzji) związanych z wydatkowaniem środków finansowych i rzeczowych, przeprowadzane przez konsultanta finansowo-ekonomicznego, głównego księgowego, kierowników działów oraz komisję kontroli wewnętrznej.

2.1.2. Kontrola bieżąca polega na prowadzeniu bieżącej analizy przestrzegania procedur wykonania budżetu, sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej (księgowej) i prowadzeniu ewidencji budżetowej (księgowej), monitorowaniu celowego wydatkowania środków z budżetu regionalnego (federalnego lub gminnego) poprzez podległym instytucjom, oceniając efektywność i efektywność wydatkowania środków budżetowych na realizację celów, zadań i docelowych wskaźników prognozy jednostek zarządzających i podległych instytucji.

W trakcie kontroli bieżącej wykonywane są następujące czynności:

• sprawdzanie dokumentów wydatków przed dokonaniem płatności (paski rozliczeniowe i płacowe, polecenia zapłaty, faktury itp.). Faktem kontroli jest autoryzacja dokumentów do zapłaty;
• sprawdzanie dostępności środków w kasie;
• sprawdzanie kompletności księgowania środków pieniężnych otrzymanych z banku;
• sprawdzanie dostępności osób odpowiedzialnych ze środkami otrzymanymi na konto i (lub) dokumentami potwierdzającymi;
• kontrola nad windykacją należności i spłatą zobowiązań;
• uzgodnienie rachunkowości analitycznej z rachunkowością syntetyczną (arkusz obrotów);
• sprawdzenie faktycznej dostępności zasobów materialnych.

Bieżącą kontrolę prowadzą na bieżąco specjaliści z działów księgowości i sprawozdawczości instytucji, wydziału ekonomicznego, zastępca kierownika instytucji odpowiedzialnej za blok finansowo-gospodarczy oraz komisja kontroli wewnętrznej.

2.1.3. Późniejsza kontrola przeprowadzana jest na podstawie wyników transakcji gospodarczych. Odbywa się to poprzez analizę i sprawdzenie dokumentacji księgowej i sprawozdawczości, przeprowadzenie inwentaryzacji i innych niezbędnych procedur. W celu przeprowadzenia późniejszej kontroli w instytucji tworzy się komisję kontroli wewnętrznej, której skład określa załącznik do niniejszego rozporządzenia. Skład komisji może ulec zmianie.

Metody kontroli następczej to:

• nagły audyt kasy;
• sprawdzanie otrzymania, dostępności i wykorzystania środków w instytucji;
• kontrole dokumentów (audyty) zakończonych operacji związanych z działalnością finansową i gospodarczą instytucji.

System monitorowania rachunkowości budżetowej (księgowej) obejmuje sprawdzanie:

• zgodność z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej regulującymi procedurę prowadzenia działalności finansowej i gospodarczej;
• dokładność i kompletność przygotowania dokumentów i rejestrów księgowych;
• zapobieganie możliwym błędom i zniekształceniom w rachunkowości i sprawozdawczości;
• wykonywanie poleceń i instrukcji kierownictwa;
• bezpieczeństwo aktywów finansowych i niefinansowych instytucji.

2.2. Późniejsza kontrola przeprowadzana jest w formie inspekcji planowych i nieplanowanych. Kontrole planowe przeprowadzane są w odstępach czasu ustalonych w planie kontroli zatwierdzonym przez kierownika uczelni.

Głównymi przedmiotami planowej kontroli są:

• zgodność z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej regulującym procedury księgowe i zasady rachunkowości;
• poprawność i terminowość odzwierciedlenia wszystkich transakcji biznesowych w rachunkowości budżetowej;
• kompletność i prawidłowość dokumentacji transakcji;
• aktualność i kompletność zapasów;
• wiarygodność raportowania.

Podczas kontroli nieplanowanej kontrola przeprowadzana jest w kwestiach, w odniesieniu do których istnieją informacje o możliwych naruszeniach.

2.3. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli analizują stwierdzone naruszenia, ustalają ich przyczyny i opracowują propozycje podjęcia działań mających na celu ich wyeliminowanie i zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości.

Wyniki kontroli wstępnej i bieżącej formalizowane są w formie notatek kierowanych do kierownika instytucji, które mogą zawierać listę działań mających na celu wyeliminowanie ewentualnych niedociągnięć i naruszeń, a także zalecenia dotyczące uniknięcia ewentualnych błędów.

2.4. Wyniki późniejszej kontroli sporządzane są w formie aktu, który podpisują wszyscy członkowie komisji i wraz z notatką przesyłają kierownikowi instytucji. Protokół z inspekcji musi zawierać następujące informacje:

• program inspekcji (zatwierdzony przez kierownika instytucji);
• charakter i stan systemów księgowych i sprawozdawczych;
• rodzaje, metody i techniki stosowane w procesie przeprowadzania czynności kontrolnych;
• analiza zgodności z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej regulującym tryb prowadzenia działalności finansowej i gospodarczej;
• wnioski dotyczące wyników kontroli;
• opis podjętych działań oraz wykaz środków mających na celu wyeliminowanie niedociągnięć i naruszeń stwierdzonych podczas późniejszego monitorowania, zalecenia dotyczące uniknięcia ewentualnych błędów.

Pracownicy instytucji, którzy dopuścili się uchybień, wypaczeń i naruszeń, składają kierownikowi instytucji pisemne wyjaśnienia w kwestiach związanych z wynikami kontroli.

2.5. Na podstawie wyników kontroli główny księgowy instytucji (lub osoba upoważniona przez kierownika instytucji) opracowuje plan działań w celu usunięcia stwierdzonych braków i naruszeń, wskazując terminy i osoby odpowiedzialne, który jest zatwierdzany przez kierownika instytucji.

Po upływie ustalonego terminu główny księgowy niezwłocznie informuje kierownika instytucji o wdrożeniu środków lub ich niespełnieniu, wskazując przyczyny niespełnienia.

3. Podmioty kontroli wewnętrznej

3.1. System podmiotów kontroli wewnętrznej obejmuje:

• kierownik instytucji i jego zastępcy;
• Komisja Kontroli Wewnętrznej;
• menadżerowie i pracownicy instytucji wszystkich szczebli;
• organizacje zewnętrzne lub audytorzy zewnętrzni zaangażowani w audyt działalności finansowej i gospodarczej instytucji.

3.2. Podział kompetencji organów biorących udział w funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznej określają dokumenty wewnętrzne instytucji, w tym regulacje dotyczące odpowiednich podziałów strukturalnych, a także dokumenty organizacyjno-administracyjne instytucji oraz opisy stanowisk pracy pracowników.

4. Prawa i obowiązki podmiotów kontroli

4.1. W trakcie wdrażania wewnętrznej kontroli finansowej podmioty kontroli mają prawo:

• dostęp do dokumentów, baz danych i rejestrów bezpośrednio związanych z problematyką prowadzenia czynności kontrolnych;
• otrzymywania informacji w sprawach objętych programem kontroli;
• otrzymywania pisemnych wyjaśnień od urzędników instytucji w sprawach objętych programem kontroli;
• mieć nieograniczony dostęp (zgodnie z ustaloną procedurą) do wszystkich pomieszczeń biurowych podmiotu kontroli wewnętrznej;
• poszerzyć zakres obszarów (zagadnień) kontroli, jeżeli takie poszerzenie jest konieczne w trakcie realizacji zadania głównego.

4.2. Podmioty kontroli mają obowiązek:

• posiadać niezbędną wiedzę i umiejętności zawodowe;
• wykonywać obowiązki przewidziane w opisach stanowisk pracy i regulaminie jednostki strukturalnej;
• podczas wykonywania swojej działalności przestrzegać wymogów ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej;
• zapewnić bezpieczeństwo i zwrot oryginałów dokumentów otrzymanych w jednostce kontroli wewnętrznej;
• zachować poufność informacji otrzymanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych;
• przygotować materiały kontrolne zgodnie z ustalonymi wymaganiami.

5. Odpowiedzialność

5.1. Podmioty kontroli wewnętrznej, w ramach swoich kompetencji i zgodnie ze swoimi obowiązkami funkcjonalnymi, odpowiadają za tworzenie, dokumentowanie, wdrażanie, monitorowanie i rozwój kontroli wewnętrznej w powierzonych im obszarach działalności.

5.2. Odpowiedzialność za organizację i funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej ponosi zastępca kierownika instytucji odpowiedzialnej za blok finansowo-gospodarczy.

5.3. Osoby, które dopuściły się uchybień, wypaczeń i naruszeń, ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną zgodnie z wymogami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

6. Ocena stanu systemu kontroli finansowej

6.1. Oceny skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w instytucji dokonują podmioty kontroli wewnętrznej i są rozpatrywane na specjalnych posiedzeniach zwoływanych przez kierownika instytucji.

6.2. Bezpośredniej oceny adekwatności, wystarczalności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej oraz monitorowania przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej dokonuje Komisja Kontroli Wewnętrznej.

W ramach tych uprawnień komisja kontroli wewnętrznej przekazuje kierownikowi instytucji wyniki audytów skuteczności istniejących procedur kontroli wewnętrznej oraz (w razie potrzeby) propozycje ich ulepszenia opracowane wspólnie z głównym księgowym.

7. Postanowienia końcowe

7.1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszego Regulaminu zatwierdza kierownik uczelni.

7.2. Jeżeli w wyniku zmian w obowiązującym ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej niektóre artykuły niniejszego rozporządzenia staną się z nim sprzeczne, artykuły te stracą moc i pierwszeństwo będą miały przepisy obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.

Aneks 1

Komisja Kontroli Wewnętrznej

Załącznik 2

do Regulaminu Wewnętrznej Kontroli Finansowej

Plan przeprowadzania audytów i inspekcji działalności finansowej i gospodarczej

Zatwierdzono instrukcję stosowania Jednolitego Planu Kont dla władz publicznych (organów państwowych), samorządów lokalnych, organów zarządzających państwowymi funduszami pozabudżetowymi, państwowych akademii nauk, instytucji państwowych (miejskich). Rozporządzenie Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 grudnia 2010 r. nr 157n.

<Информация>Ministerstwo Finansów Rosji N PZ-11/2013 „Organizacja i wdrażanie przez podmiot gospodarczy kontroli wewnętrznej faktów z życia gospodarczego, rachunkowości i sporządzania sprawozdań księgowych (finansowych)”

4. Organizacja kontroli wewnętrznej

17. Tryb organizacji kontroli wewnętrznej, w tym zakres odpowiedzialności i uprawnień komórek oraz personelu podmiotu gospodarczego, ustalany jest w zależności od charakteru i skali działalności podmiotu gospodarczego oraz cech jego systemu zarządzania.

18. Organizując kontrolę wewnętrzną, należy wyjść z faktu, że:

a) kontrola wewnętrzna musi być prowadzona na wszystkich szczeblach zarządzania jednostką gospodarczą, we wszystkich jej oddziałach;

b) cały personel podmiotu gospodarczego musi uczestniczyć w realizacji kontroli wewnętrznej zgodnie z jego uprawnieniami i funkcjami;

c) użyteczność kontroli wewnętrznej musi być porównywalna z kosztami jej organizacji i wdrożenia.

18.1. Kontrolę wewnętrzną zazwyczaj przeprowadza się poprzez:

a) organy podmiotu gospodarczego;

b) komisja rewizyjna (audytor) podmiotu gospodarczego;

c) główny księgowy lub inny urzędnik podmiotu gospodarczego, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (osoba fizyczna lub prawna, z którą podmiot gospodarczy zawarł umowę o świadczenie usług księgowych);

d) audytor wewnętrzny (służba audytu wewnętrznego) podmiotu gospodarczego;

e) specjalni urzędnicy, specjalny wydział jednostki gospodarczej odpowiedzialny za przestrzeganie zasad kontroli wewnętrznej przewidzianych w innych ustawach federalnych;

f) pozostały personel i działy podmiotu gospodarczego.

18.2. Organizacja i ocena kontroli wewnętrznej może być przeprowadzona przez podmiot gospodarczy samodzielnie i/lub przez konsultanta zewnętrznego (w tym organizację audytorską).

19. W celu zorganizowania kontroli wewnętrznej podmiot gospodarczy może utworzyć specjalną komórkę (służbę kontroli wewnętrznej).

19.1. Specjalna komórka kontroli wewnętrznej (służba kontroli wewnętrznej) podmiotu gospodarczego:

a) zapewnia wsparcie metodologiczne w zakresie organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej;

b) koordynuje działalność działów w zakresie organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej.

19.2. Utworzenie specjalnej komórki kontroli wewnętrznej (służby kontroli wewnętrznej) jest uzasadnione w przypadkach, gdy:

a) zadania i zakres działań w zakresie organizacji kontroli wewnętrznej są takie, że ze względów ekonomicznych uzasadnione jest przypisanie tej funkcji komórce realizującej te czynności na bieżąco;

b) ze względu na specyfikę działalności podmiotu gospodarczego zapewnienie skuteczności kontroli wewnętrznej wymaga gromadzenia, utrwalania i przekazywania szczególnej wiedzy, umiejętności i doświadczenia;

c) ryzyka działalności podmiotu gospodarczego są na tyle duże, że zapewnienie skuteczności kontroli wewnętrznej wymaga ciągłego działania specjalnej komórki kontroli wewnętrznej (służby kontroli wewnętrznej);

d) istnieją wymogi wynikające z przepisów prawa lub organu nadzoru rynku finansowego, aby podmiot gospodarczy utworzył specjalną komórkę kontroli wewnętrznej (służba kontroli wewnętrznej).

20. Organizując i realizując kontrolę wewnętrzną faktów z życia gospodarczego, mały podmiot gospodarczy musi kierować się wymogiem racjonalności. Jeżeli jakikolwiek element kontroli wewnętrznej nie może być zastosowany przez małą jednostkę gospodarczą, jej kierownik może zorganizować kontrolę wewnętrzną w inny sposób zapewniający osiągnięcie celów organizacji i realizację kontroli wewnętrznej. Na przykład: kierownik małej jednostki gospodarczej może przejąć wszystkie funkcje związane z organizacją i wdrażaniem kontroli wewnętrznej; jeżeli liczebność personelu podmiotu gospodarczego nie pozwala na podział uprawnień i rotację obowiązków, mały podmiot gospodarczy może zastosować inne procedury kontroli wewnętrznej, które pozwolą na pokrycie istniejących ryzyk (uzgadnianie, nadzór).

Podobne podejście mogą zastosować niektóre formy organizacji non-profit.

21. Przykład podziału uprawnień i funkcji w zakresie organizacji i realizacji kontroli wewnętrznej podmiotu gospodarczego, którego papiery wartościowe dopuszczone są do obrotu zorganizowanego podano w art.

Dodano do serwisu:

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy regulamin kontroli wewnętrznej nad działalnością finansową i gospodarczą [nazwa podmiotu gospodarczego] (zwanego dalej Regulaminem, Spółka) został opracowany zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, statutem i dokumentami wewnętrznymi Spółki Firma.

1.2. Niniejszy Regulamin określa cele, zadania i tryb kontroli wewnętrznej działalności finansowo-gospodarczej Spółki (zwanej dalej kontrolą wewnętrzną).

1.3. Na potrzeby niniejszego Regulaminu przez kontrolę wewnętrzną rozumie się proces mający na celu uzyskanie wystarczającej pewności, że Spółka zapewnia:

Efektywność i skuteczność swoich działań, w tym osiąganie wskaźników finansowych i operacyjnych, bezpieczeństwo majątku;

Rzetelność i terminowość sprawozdawczości księgowej (finansowej) i innej;

Przestrzeganie obowiązujących przepisów, w tym podczas wykonywania transakcji biznesowych i prowadzenia ksiąg rachunkowych.

1.4. Kontrola wewnętrzna pomaga Spółce osiągać cele jej działalności, zapewnia zapobieganie lub wykrywanie odstępstw od ustalonych zasad i procedur, a także zniekształceń danych księgowych, rachunkowości (finansowej) i innej sprawozdawczości.

2. Elementy kontroli wewnętrznej

2.1. Głównymi elementami kontroli wewnętrznej Spółki są:

Kontrolować środowisko;

Ocena ryzyka;

Procedury kontroli wewnętrznej;

Informacja i komunikacja;

Ocena kontroli wewnętrznej.

2.2. Środowisko kontroli to zbiór zasad i standardów działania Spółki, które determinują ogólne rozumienie kontroli wewnętrznej oraz wymogi kontroli wewnętrznej na poziomie Spółki jako całości. Środowisko kontroli odzwierciedla kulturę zarządzania Spółką i kształtuje odpowiednią postawę personelu wobec organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej.

2.3. Ocena ryzyka to proces identyfikacji i analizy ryzyk. Na potrzeby niniejszego Regulaminu ryzyko rozumiane jest jako połączenie prawdopodobieństwa i konsekwencji nieosiągnięcia przez Spółkę celów biznesowych. W przypadku zidentyfikowania ryzyk Spółka podejmuje odpowiednie decyzje w celu zarządzania nimi, w tym poprzez tworzenie niezbędnego środowiska kontrolnego, organizację procedur kontroli wewnętrznej, informowanie personelu oraz ocenę wyników kontroli wewnętrznej.

W odniesieniu do rachunkowości, w tym sporządzania sprawozdań rachunkowych (finansowych), ocena ryzyka ma na celu identyfikację ryzyk, które mogą mieć wpływ na wiarygodność sprawozdań rachunkowych (finansowych). Dokonując takiej oceny Spółka uwzględnia prawdopodobieństwo zniekształcenia danych księgowych i sprawozdawczych w oparciu o następujące założenia:

Wystąpienie i istnienie: fakty z życia gospodarczego odzwierciedlone w księgach rachunkowych miały miejsce w okresie sprawozdawczym i dotyczą działalności Spółki;

Kompletność: fakty z życia gospodarczego, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym i które należy do tego okresu przypisać, są faktycznie odzwierciedlone w księgach rachunkowych;

Prawa i obowiązki: majątek, prawa i obowiązki majątkowe Spółki odzwierciedlone w księgach rachunkowych faktycznie istnieją;

Wycena i podział: aktywa, pasywa, przychody i wydatki odzwierciedlane są w prawidłowej wycenie pieniężnej na odpowiednich rachunkach księgowych i we właściwych rejestrach księgowych;

Prezentacja i ujawnianie: dane księgowe są prawidłowo prezentowane i ujawniane w sprawozdaniach księgowych (finansowych).

2.4. Procedury kontroli wewnętrznej reprezentują działania mające na celu minimalizację ryzyk mających wpływ na realizację celów Spółki.

2.4.1. Procedury kontroli wewnętrznej stosowane w Spółce:

Dokumentowanie;

Potwierdzenie zgodności obiektów (dokumentów) lub ich zgodności z ustalonymi wymaganiami;

Uzgadnianie danych;

Podział uprawnień i rotacja obowiązków;

Procedury monitorowania rzeczywistej obecności i stanu obiektów, w tym bezpieczeństwa fizycznego, ograniczeń dostępu, inwentaryzacji;

Nadzór zapewniający ocenę osiągnięcia wyznaczonych celów lub wskaźników;

Procedury związane z komputerowym przetwarzaniem informacji i systemami informacyjnymi, wśród których z reguły znajdują się ogólne procedury sterowania komputerowego oraz procedury kontroli realizowane w odniesieniu do poszczególnych elementów funkcjonalnych systemu (moduły, aplikacje).

2.4.2. W celu zwalczania nadużyć najskuteczniejszymi procedurami kontroli wewnętrznej są autoryzacja transakcji i operacji, rozgraniczenie uprawnień i rotacja odpowiedzialności, kontrola faktycznej obecności i stanu obiektów.

2.4.3. W zależności od momentu wdrożenia procedury kontroli wewnętrznej dzielą się na wstępne i późniejsze.

Procedury wstępnej kontroli wewnętrznej mają na celu zapobieganie występowaniu błędów i naruszeń ustalonego trybu działania Spółki.

Kolejne procedury kontroli wewnętrznej mają na celu wykrycie błędów i naruszeń ustalonego trybu działania Spółki.

2.4.4. W zależności od stopnia automatyzacji procedury kontroli wewnętrznej dzielą się na automatyczne, półautomatyczne i ręczne.

Automatyczne procedury kontroli wewnętrznej realizowane są przez system informatyczny bez udziału personelu.

Półautomatyczne procedury kontroli wewnętrznej realizowane są przez system informatyczny, ale są inicjowane lub kończone ręcznie.

Ręczne procedury kontroli wewnętrznej wykonywane są przez personel Spółki poza systemami informatycznymi.

2.5. Wysoka jakość i aktualność informacji zapewnia funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i zdolność osiągania jej celów. Głównym źródłem informacji do podejmowania decyzji są systemy informatyczne Spółki. Jakość informacji w nich przechowywanych i przetwarzanych może znacząco wpływać na decyzje zarządcze Spółki oraz skuteczność kontroli wewnętrznej. System informatyczny Spółki musi zapewniać prowadzenie księgowości.

Komunikacja to rozpowszechnianie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych i wdrażania kontroli wewnętrznej.

2.6. Ocena kontroli wewnętrznej dokonywana jest w odniesieniu do elementów kontroli wewnętrznej w celu określenia ich skuteczności i efektywności oraz konieczności ich zmiany. Ocena kontroli wewnętrznej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku. Zakres oceny kontroli wewnętrznej ustala dyrektor lub audytor wewnętrzny (służba audytu wewnętrznego) Spółki.

Zakres i charakter metod i metod oceny kontroli wewnętrznej ustala kierownik odpowiedniego działu lub kierownik Spółki.

Jednym z rodzajów oceny kontroli wewnętrznej jest ciągłe monitorowanie kontroli wewnętrznej, czyli ocena kontroli wewnętrznej dokonywana przez Spółkę na bieżąco w toku jej codziennej działalności. Ciągły monitoring może być prowadzony przez kierownictwo Spółki w formie regularnej analizy wyników działalności Spółki, weryfikacji wyników poszczególnych operacji biznesowych, regularnej oceny i wyjaśniania wewnętrznej dokumentacji organizacyjno-administracyjnej oraz innych form.

3. Dokumentacja kontroli wewnętrznych

3.1. Procedura organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej jest dokumentowana w formie papierowej i (lub) elektronicznej. Postanowienia dotyczące organizacji kontroli wewnętrznej stanowią część składowych i wewnętrznych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych Spółki: zarządzeń, instrukcji, regulaminów, instrukcji stanowiskowych i innych, regulaminów, metod, standardów rachunkowości Spółki.

3.2. Zapisy dotyczące środowiska kontrolnego Spółki stanowią część dokumentów określających:

Strategia, cele i wartości Spółki, jej zachowanie na rynku i sposoby zarządzania nim;

Zasady postępowania kierownictwa i pozostałego personelu Spółki w przypadku wystąpienia różnorodnych zdarzeń, procedury rozpatrywania reklamacji (kodeks ładu korporacyjnego, kodeks etyki biznesu);

Struktura organizacyjna Spółki, w tym miejsce i rola jej oddziałów, szczeble decyzyjne, personel;

Funkcje oddziałów Spółki, uprawnienia i obowiązki ich osób zarządzających (przepisy dotyczące poszczególnych działów Spółki);

Zasady podejmowania decyzji zarządczych oraz przeprowadzania transakcji i operacji, w tym polityka rachunkowości Spółki;

Polityka personalna określająca podejście do zatrudniania, szkolenia i rozwoju personelu Spółki, kryteria oceny wyników pracy oraz system wynagradzania.

W odniesieniu do rachunkowości, w tym sporządzania sprawozdań księgowych (finansowych), środowisko kontroli można opisać przepisami dotyczącymi obsługi księgowej, polityką rachunkowości Spółki, wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji personelu księgowego oraz innymi dokumentami ustalającymi ogólne wymagania dla środowiska w którym jest zorganizowana i prowadzona rachunkowość, księgowość, tryb interakcji pomiędzy działami i personelem Spółki oraz podejmowanie decyzji w kwestiach księgowych.

3.3. Dokumentacja ryzyk poprzedzona jest opisem procesów biznesowych i procedur operacyjnych Spółki. Rzetelny opis procesów biznesowych Spółki pozwala na identyfikację i ocenę wszystkich istotnych ryzyk, niezależnie od tego, czy aktualnie sprawowana jest nad nimi kontrola wewnętrzna.

Opis procesów biznesowych Spółki dokonywany jest w kontekście obszarów jej działalności, struktury prawnej lub organizacyjnej. Opisy procesów biznesowych Spółki zestawione są w formie tekstowej i graficznej, co zapewnia pełną i przejrzystą prezentację działalności Spółki.

Opis ryzyka obejmuje:

Wskazanie potencjalnego niekorzystnego zdarzenia wewnętrznego i (lub) zewnętrznego (faktu, okoliczności), które stwarza ryzyko;

Przyczyna i prawdopodobieństwo jego wystąpienia;

Możliwe negatywne skutki (szkody), ich ocena ilościowa i (lub) jakościowa.

Na podstawie wyników oceny ryzyka Spółka określa najistotniejsze ryzyka i podejmuje decyzje mające na celu ich minimalizację poprzez organizację i wdrożenie kontroli wewnętrznej.

W celu usystematyzowania przyjętych w Spółce procedur kontroli wewnętrznej, związanych z określonymi zidentyfikowanymi ryzykami i zapisanych w odpowiednich wewnętrznych dokumentach organizacyjnych i administracyjnych, a także oceny kompletności objęcia kontrolą wewnętrzną zidentyfikowanych ryzyk, matrycy ryzyk i kontroli wewnętrznej procedury są skompilowane.

Macierz ryzyk i procedur kontroli wewnętrznej zawiera:

Opis ryzyka, którego skutki ma minimalizować kontrola wewnętrzna;

Nazwa obszaru lub procesu, który jest zagrożony;

Nazwa i krótki opis procedury(ów) kontroli wewnętrznej, poprzez wdrożenie której(e) skutki ryzyka są minimalizowane;

Klasyfikacja procedur kontroli wewnętrznej, jeśli jest to konieczne do ustrukturyzowania informacji;

Osoba przeprowadzająca procedurę kontroli wewnętrznej;

Częstotliwość (częstotliwość) procedury kontroli wewnętrznej;

Dokumenty przychodzące, na podstawie których przeprowadzana jest procedura kontroli wewnętrznej;

Dokumenty wychodzące.

3.4. Dokumentacja dokumentująca organizację kontroli wewnętrznej jest regularnie aktualizowana. Spółka ocenia potrzebę aktualizacji dokumentacji przynajmniej raz w roku. Podstawą aktualizacji dokumentacji mogą być wyniki okresowej oceny i ciągłego monitorowania kontroli wewnętrznej, zmian organizacyjnych, zmian w procesach i procedurach Spółki. Dokumentacja jest aktualizowana w rozsądnym terminie po stwierdzeniu jej braków lub zmian w działalności Spółki.

3.5. Spółka zapewnia przechowywanie dokumentacji dokumentującej organizację i wdrażanie kontroli wewnętrznej przez rozsądny okres czasu.

4. Organizacja kontroli wewnętrznej

4.1. Tryb organizacji kontroli wewnętrznej, w tym zakres odpowiedzialności i uprawnień oddziałów i personelu Spółki, ustalany jest w zależności od charakteru i skali działalności Spółki oraz cech jej systemu zarządzania.

4.2. Organizując kontrolę wewnętrzną Spółka wychodzi z faktu, że:

Kontrola wewnętrzna musi być prowadzona na wszystkich poziomach zarządzania Spółką, we wszystkich jej oddziałach;

Cały personel Spółki musi uczestniczyć we wdrażaniu kontroli wewnętrznej zgodnie ze swoimi uprawnieniami i funkcjami;

Przydatność kontroli wewnętrznej musi być porównywalna z kosztami jej organizacji i wdrożenia.

4.3. Kontrolę wewnętrzną przeprowadzają:

Organy zarządzające Spółki;

Komisja Rewizyjna (audytor) Spółki;

Główny Księgowy Spółki;

Audytor wewnętrzny (służba audytu wewnętrznego) Spółki;

Pozostały personel i oddziały Spółki;

Urzędnicy specjalni, specjalny dział Spółki odpowiedzialny za przestrzeganie zasad kontroli wewnętrznej.

4.4. Zarząd (Rada Nadzorcza) Spółki:

Ustanawia ogólne zasady i wymagania dotyczące kontroli wewnętrznej;

Zatwierdza standardy, metody organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej na poziomie Spółki jako całości;

Podejmuje decyzje mające na celu poprawę efektywności kontroli wewnętrznej.

4,5. Komisja Audytu Zarządu (Rady Nadzorczej) Spółki:

Monitoruje skuteczność kontroli wewnętrznej, niezależność specjalnej komórki kontroli wewnętrznej, proces zapewnienia zgodności z przepisami prawa i kodeksem postępowania (etyki) biznesowej Spółki;

Analizuje raporty audytorów zewnętrznych i wewnętrznych na temat stanu kontroli wewnętrznej;

Prowadzi regularne spotkania z kierownikami oddziałów Spółki w celu przeglądu istotnych ryzyk, problemów kontroli wewnętrznej i odpowiednich planów;

Analizuje wyniki i jakość wdrożenia działań (kroków naprawczych) opracowanych przez kierowników oddziałów Spółki w celu poprawy kontroli wewnętrznej;

Przegląda przypadki nadużyć i ocenia adekwatność środków podjętych przez kierowników działów w celu zapobiegania takim przypadkom.

4.6. Dyrektor Generalny (Dyrektor) Spółki jest odpowiedzialny za organizację i realizację kontroli wewnętrznej bieżących faktów z życia gospodarczego, rachunkowości i ogólnie sporządzania sprawozdań rachunkowych (finansowych).

4.7. Główny Księgowy Spółki jest odpowiedzialny za organizację i wdrażanie kontroli wewnętrznej w zakresie rachunkowości oraz sporządzanie sprawozdań rachunkowych (finansowych).

4.8. Audytor wewnętrzny (usługa audytu wewnętrznego) Spółki:

Ocenia kontrole wewnętrzne;

4.9. Kierownicy działów i pozostały personel Spółki zgodnie ze swoimi uprawnieniami i funkcjami:

Przeprowadzić ocenę ryzyka;

Kompilacja i aktualizacja dokumentacji formalizującej organizację kontroli wewnętrznej;

Przeprowadzać kontrolę wewnętrzną zgodnie z ustaloną procedurą;

Oceń kontrole wewnętrzne.

4.10. Specjalna komórka kontroli wewnętrznej (służba kontroli wewnętrznej) Spółki:

Zapewnia wsparcie metodyczne w zakresie organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej;

Koordynuje działalność działów w zakresie organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej.

5. Postanowienia końcowe

5.1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Zarząd Spółki.

5.2. Zmiany i uzupełnienia niniejszego Regulaminu lub zatwierdzenie nowego wydania Regulaminu następuje decyzją Zarządu Spółki.

5.3. Jeżeli normy niniejszego Regulaminu są sprzeczne z wymogami obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, stosuje się normy ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.

Zdjęcia dzięki uprzejmości Eventize.ru. Kublog

Zgodnie z wymogami ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości” wszystkie fakty dotyczące działalności gospodarczej muszą przejść przez system kontroli wewnętrznej w organizacji. Artykuł 19 ustawy „O rachunkowości” wskazuje na potrzebę kontroli wewnętrznej, ale nie zawiera rygorystycznych wymagań i zasad. Praktyczne zalecenia na ten temat zawarte są w Informacji Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 grudnia 2013 r. N PZ-11/2013 „Organizacja i wdrażanie przez podmiot gospodarczy kontroli wewnętrznej faktów z życia gospodarczego, rachunkowości i przygotowania rachunkowości sprawozdania (finansowe).”.

Wewnętrzna kontrola księgowa – dla kogo jest obowiązkowa?

Wyjątek: sytuacja, w której odpowiedzialność za prowadzenie księgowości przejął kierownik organizacji. Na przykład małe przedsiębiorstwa organizując kontrolę wewnętrzną muszą kierować się zasadą racjonalności i w pewnych okolicznościach kierownik takiej jednostki gospodarczej może samodzielnie wykonywać funkcje kontroli wewnętrznej. Podobne podejście, jak wynika z Informacji nr PZ-11/2013, mogą stosować niektóre organizacje non-profit.

Kontrola wewnętrzna: w teorii

1. przenikają cały system zarządzania, począwszy od opracowania planów strategicznych i wyznaczania celów taktycznych, aż po kontrolę nad konkretną operacją pozyskiwania, wykorzystania i zapewnienia bezpieczeństwa wszelkich zasobów i aktywów;
2. przyczyniać się do realizacji decyzji zarządczych, oceniać ich legalność i skuteczność, pokazywać rzeczywisty stan rzeczy w organizacji, identyfikować i minimalizować ryzyka.

Procedury kontroli wewnętrznej, zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów Rosji, obejmują:

• dokumentacja wszystkich transakcji i operacji;
• sprawdzanie zgodności podstawowych dokumentów księgowych z ustalonymi wymogami i ocena wiarygodności informacji;
• autoryzacja transakcji, zapewniająca potwierdzenie kompetencji do ich wykonania;
• uzgadnianie danych;
• rozgraniczenie uprawnień, określenie praw i obowiązków urzędników;
• monitorowanie faktycznej obecności i stanu obiektów;
• analiza realizacji założonych celów, ocena prawidłowości transakcji i operacji;
• procedury związane z komputerowym przetwarzaniem informacji i systemami informacyjnymi.

Oceniamy i eliminujemy ryzyka

Z informacji Ministerstwa Finansów nr PZ-11/2013 wynika, że ​​ocena ryzyka ma na celu identyfikację tych, które mogą mieć wpływ na wiarygodność rachunkowości i sprawozdawczości.

Kontrole wewnętrzne muszą zapewniać, że:

• fakty z życia gospodarczego odzwierciedlone w rachunkowości miały miejsce w okresie sprawozdawczym i dotyczą bieżącej działalności organizacji;
• majątek, prawa majątkowe i obowiązki organizacji odzwierciedlone w księgach rachunkowych faktycznie istnieją;
• obiekty księgowe znajdują odzwierciedlenie w prawidłowym pomiarze kosztów;
• dane księgowe są prawidłowo i terminowo ujęte w sprawozdaniach finansowych.

Problem oceny ryzyka nadużyć wiąże się bezpośrednio z nieostrożnością i zaniedbaniem zarówno przy prowadzeniu działalności gospodarczej w ogóle, jak i przy wyborze kontrahentów w szczególności.

Kontrola wewnętrzna: praktyka

Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt, że skuteczność kontroli wewnętrznej może zostać obniżona lub ograniczona z różnych powodów, często niezależnych od organizacji. Na przykład zmiany w ustawodawstwie, pojawienie się nowych okoliczności poza sferą wpływu kierownictwa podmiotu gospodarczego. Jednak nadużycie władzy przez kierownictwo lub inny personel lub wystąpienie błędów w procesie decyzyjnym, podczas transakcji i rachunkowości - są to już przyczyny wewnętrzne i ich wpływ na organizację kontroli można ograniczyć.

Podsumowując, warto zauważyć, że każda firma musi stworzyć i stosować system kontroli wewnętrznej w swojej działalności. Jest to narzędzie do zarządzania organizacją, które pozwala na możliwie najefektywniejszą realizację różnych procesów biznesowych. Kontrola wewnętrzna powinna nie tylko wykrywać braki i naruszenia w zakresie już dokonanych faktów z życia gospodarczego, ale także zapobiegać ich wystąpieniu w przyszłości. I ważne, żeby był on prowadzony w sposób ciągły, bez zaniedbań, przez cały okres sprawozdawczy w pełnej zgodności z zatwierdzonymi przepisami.

Kontrola wewnętrzna powinna stać się jednym z najważniejszych narzędzi podejmowania decyzji, osiągania celów strategicznych organizacji, ochrony majątku, jego efektywnego wykorzystania, zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi, a także sporządzania rzetelnych sprawozdań rachunkowych (finansowych).