Cosa dovrebbe esserci nella contabilità? Elenco dei documenti contabili primari e delle regole per la loro esecuzione

Le transazioni commerciali delle imprese sono documentate con documenti contabili primari. La registrazione viene effettuata al momento della transazione o immediatamente dopo la sua conclusione. Le imprese compilano la modulistica primaria in modo continuativo, documentando tutti gli oggetti e le operazioni.

I documenti vengono conservati su supporto cartaceo o elettronico con successiva uscita su supporto cartaceo. Se il modulo elettronico è autenticato da una firma, il modulo cartaceo costituisce una copia. Dopo il 19 giugno 2015, il flusso di documenti elettronici è consentito tra le imprese che hanno un accordo reciproco.

Definizione e concetto di questa documentazione

Per documenti primari si intendono moduli, in base al quale tengono conto:

• Ricezione ed emissione di articoli di inventario, contanti e altri beni coinvolti nelle attività commerciali.
• Registrazione della ricevuta delle immobilizzazioni.
• Emissione di fondi responsabili, titoli, salari.
• Registrazione dei servizi forniti e dei lavori eseguiti.
• Conservazione dei registri del personale.
• Altre azioni e operazioni dell'impresa.

Per informazioni su cosa sono i documenti contabili primari, vedere il seguente video:

Regolazione legislativa della questione e regole fondamentali di registrazione

La procedura per la preparazione e la conservazione della documentazione primaria è regolata dalla legge "Sulla contabilità".

La composizione delle informazioni sui documenti deve essere trattata in modo responsabile. I documenti costituiscono la base della contabilità e della tassazione.

I moduli sono giuridicamente vincolanti se i dettagli richiesti sono disponibili:

• Nome del modulo.
• Data di preparazione.
• Dati di un'entità economica.
• Contenuto dell'operazione.
• Espressione naturale e monetaria del fatto dell'attività economica.
• Dettagli della persona che ha certificato il documento.
• Firma della persona responsabile.

L'assenza di qualsiasi dettaglio non consente l'utilizzo del documento in contabilità. I dati contabili primari devono essere documentati e giustificati economicamente.

Durante la compilazione dei moduli, i dipendenti aziendali potrebbero commettere errori e imprecisioni.

Consentito correggere un'immissione errata nel seguente ordine:

• Cancellazione del testo errato. I dati di errore devono essere leggibili.
• Inserendo accanto la voce corretta e commentando: “Vero” oppure “Credi a quella corretta”.
• Indicando la data della correzione.
• Certificazione del testo con firma con trascrizione dei dati di chi ha apportato le correzioni.

Grazie alla possibilità di compilare un modulo in forma dattiloscritta e manuale, è possibile apportare correzioni anche a documenti stampati utilizzando programmi specializzati.

Documenti di origine possono avere forme di esecuzione errate nella forma:

• Nessun sigillo. A causa dell'introduzione del presupposto che sia possibile preparare la documentazione senza l'utilizzo di un sigillo, un'impresa può emettere moduli senza timbro. Per evitare pretese da parte delle autorità fiscali, il diritto deve essere sancito da atti e accordi interni locali.
• Firma facsimile. Il diritto di utilizzo dei facsimili deve essere concordato con i partner. Le autorità fiscali non accettano documenti fax.
• Firme di persone non specificate negli ordini. Questa svista può essere corretta indicando il diritto di firmare i documenti da parte di coloro che redigono i moduli.

Per l'assenza di documenti contabili o l'utilizzo di moduli compilati con dati insufficienti e utilizzati a fini fiscali si applica la sanzione pecuniaria ai sensi dell'art. 120 Codice Fiscale della Federazione Russa.

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Funzionalità di creazione di moduli

L'azienda può utilizzare moduli standardizzati o svilupparli in modo indipendente.

Elenco dei documenti applicabili approvato nell'allegato alla politica contabile dell'impresa.

Non autorizzato sviluppare in modo indipendente documenti per il mantenimento:

1. Contabilità di cassa.
2. Calcoli utilizzando la tecnica PKM.
3. Trasporto di trasporto.

Altri documenti sviluppati dai ministeri per uso altamente specializzato non possono essere sostituiti. Ad esempio, le imprese non modificano i moduli standard approvati dal Ministero dei Trasporti.

La pratica dimostra che le imprese utilizzano prevalentemente forme unificate. Quando un'azienda sviluppa i propri moduli contabili si segue la procedura:

• Inclusione dei dettagli richiesti.
• Approvazione della modulistica secondo il flusso documentale stabilito dal principio contabile.
• Informare il Servizio fiscale federale sull'uso dei moduli.
• Coordinamento della modulistica documentale con i partner e allegato della modulistica all'accordo. Per i partner che utilizzano moduli per il calcolo delle imposte, è necessario avere la conferma della legalità e della forza giuridica dei documenti.

Tipi di moduli utilizzati dipendono dal profilo dell’impresa.

Cosa è incluso nell'elenco di questi documenti

Moduli contabili primari raggruppati per tipologia di intervento.

Le imprese in contabilità utilizzo:

Un gruppo significativo di documenti primari è destinato alla conservazione dei registri del personale.

Data di scadenza

L'impresa deve garantire la sicurezza dei documenti contabili primari per 5 anni. Potrebbero essere necessari moduli per chiarire i dati e confermare la correttezza della contabilità e il pagamento delle tasse al bilancio durante un audit.

Le eccezioni includono moduli che confermano il pagamento dei salari ai dipendenti. Le carte conto, gli ordini del personale, gli estratti conto vengono conservati per 75 anni.

La conservazione è effettuata dall'azienda o dall'archivio comunale.

Le sfumature della circolazione di questi documenti sono delineate nel seguente video:

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I documenti primari della relazione contabile sono l'anello più importante nel flusso di documenti di qualsiasi azienda. Senza di essi, non sarà possibile non solo calcolare correttamente tutte le entrate, le spese e le entrate, ma anche calcolare correttamente (e ancor di più confermare con le autorità fiscali) le detrazioni all'ufficio delle imposte. Cos’è una “primaria” e quali sono i requisiti per averla? Scopriamolo.

È necessario capire cosa si intende generalmente con questa definizione. Pertanto, i documenti contabili primari sono la conferma delle transazioni commerciali effettuate presso l'impresa che hanno apportato qualche effetto economico. Questo è un documento giustificativo, ad esempio una sorta di fattura.

Questi documenti sono importanti non solo a fini contabili. Sono necessari per rispettare le leggi fiscali e confermare tutte le transazioni. Utilizzando i documenti primari, è possibile determinare la portata degli obblighi della società nei confronti dello Stato. L'ufficio delle imposte richiederà questi certificati per verificare l'esattezza dei calcoli.

I documenti primari devono essere redatti immediatamente al momento dell'operazione, o immediatamente dopo il suo completamento. Ma quest’ultima è possibile solo se non è possibile gestire le pratiche burocratiche durante il processo.

E vale la pena ricordare che tali ritardi sono altamente sconsigliati e consentiti solo in situazioni eccezionali.

Cos'è "primario"

Questo tipo di documento è quello che conferma le azioni commerciali già completate. Ad esempio, acquistare un nuovo tornio. Senza documentazione primaria in grado di confermare questo o quell'atto, è impossibile iscrivere nel libro contabile spese/proventi o incassi.

I documenti primari possono essere elettronici o cartacei: non c'è differenza. L'unica particolarità di tale gestione elettronica dei documenti è che per la conferma è necessaria una firma elettronica. Tuttavia, alcune aziende potrebbero limitare l’uso delle funzionalità digitali. Secondo i termini contrattuali o in alcuni casi regolamentati dalla legge, è possibile richiedere la fornitura del solo documento “primario” cartaceo.

Il documento contabile primario deve contenere tutte le informazioni necessarie per la contabilizzazione delle attività aziendali. Altrimenti potrebbero sorgere problemi fiscali. Se non è possibile confermare alcuna spesa o entrata, l'importo delle detrazioni potrebbe aumentare.

Tale documento è la prova del fatto che nell’economia dell’organizzazione sono state intraprese alcune azioni che hanno influenzato la situazione economica.

Elenco dei documenti contabili

È interessante notare che la legge non regola documenti specifici, quindi puoi scegliere tra molte opzioni accettabili. Ciò ti consentirà di regolare la comodità della segnalazione. Ma che tipo di “primarie” esistono?

1. Accordo. Contiene i termini specifici di una transazione commerciale. Elenca tutte le sfumature finanziarie e la responsabilità di tutte le parti coinvolte per l'attuazione.
2. Lista imballaggio. Elenco di tutti i servizi forniti o dei beni trasferiti. Viene conservato da ciascun partecipante alla transazione: dovrai farne delle copie.
3. Certificato di trasferimento e accettazione. Conferma che il servizio è stato eseguito integralmente e che la sua qualità soddisfa quanto concordato. Tale atto conferma l'accettazione del lavoro eseguito e, di conseguenza, la piena approvazione del cliente.
4. Certificato di trasferimento e accettazione n. OS-1. A differenza del documento precedente, viene utilizzato nella registrazione delle attività con input e output di immobilizzazioni.
5. Controllo. Conferma della disponibilità a pagare per un prodotto o servizio. La fattura può elencare condizioni e prezzi aggiuntivi per i servizi forniti. Questo documento ti consente anche di restituire denaro.
6. Busta paga. Utilizzato per risolvere problemi aziendali relativi al personale. Cioè, queste dichiarazioni tengono conto di tutte le situazioni salariali. È necessario includere nella busta paga non solo lo stipendio stesso. Ma anche tutti i bonus, gli straordinari, gli incentivi e le altre “infusioni” di denaro al dipendente.
7. Documenti in contanti. Necessario per la contabilità delle transazioni finanziarie per la vendita di beni o servizi. In questa categoria rientrano non solo il libretto di cassa, ma anche gli ordini di incasso e di spesa.

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Naturalmente tutti questi documenti sono redatti in modo diverso a seconda delle regole e delle procedure stabilite. Le regole di base sono definite e devono essere seguite durante la creazione di una primaria.

Classificazione dei documenti primari

Esistono diversi modi per classificare i record contabili. Ciò semplifica notevolmente la definizione e il flusso di documenti stesso. Il raggruppamento avviene secondo determinati principi e caratteristiche.

Quindi, i documenti primari sono divisi:

1. Intenzionalmente. Ci sono quelli amministrativi: procure e ordini di pagamento; dirigente/discarico – buste paga e certificati di lavoro svolto; documenti contabili – estratti conto, calcoli e certificati; combinato – ordini di cassa, avvisi anticipati e sinistri; e moduli di rendicontazione rigorosi: abbonamenti, libretti di ricevute e così via.
2. Per volume di contenuto di dati. Sono inclusi i documenti primari effettivi: vaglia e assegni; e documenti primari consolidati: rapporti di cassa per un determinato periodo e rendiconti.
3. Secondo il metodo di riflettere le transazioni commerciali. Esistono rapporti una tantum: rapporti di cassa; ed estratti conto cumulativi e carte con limite.
4. Per luogo di compilazione. Diviso in interno (tutto ciò che è formalizzato dall'organizzazione) ed esterno (ricevuto da fornitori, outsourcer, ecc.).

Questa classificazione completa riflette quasi tutti i documenti primari che la contabilità può incontrare durante la preparazione dei report.

Registri contabili per primarie

Ogni documento primario ricevuto dalla contabilità deve essere registrato. Pertanto esistono registri contabili appositi. Si tratta di tabelle di conteggio speciali realizzate in una forma specifica. Sono necessari per raccogliere informazioni sulle transazioni commerciali sui conti e non confondersi in un mucchio di certificati, fatture e così via.

I registri contabili sono diversi. Di norma, sono suddivisi nelle seguenti categorie:

1. Su appuntamento. Ciò include cronologico (i documenti vengono registrati così come appaiono), sistematico (il documento principale viene registrato tenendo conto delle sue caratteristiche di raggruppamento). La combinazione di questi due tipi è chiamata registri sincronici: idealmente questo è ciò che dovrebbe fare la contabilità.
2. Riassumendo i dati. Rientrano in questa categoria i registri integrati (dal particolare al generale) e differenziati (dal generale al particolare).
3. Per apparenza. Tutto è molto semplice: sono divisi in base alla forma fisica del registro. Può assumere la forma di una carta, di un libro, di un supporto elettronico e così via.

Una corretta tenuta dei registri contabili semplificherà notevolmente il compito e proteggerà da molti problemi.

Requisiti della documentazione primaria

Poiché il documento primario costituisce una parte importante del flusso dei documenti contabili, è necessario prestare molta attenzione nella sua conservazione e compilazione. Ci sono alcuni requisiti, norme e standard che devono essere rispettati.

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Cosa dovrebbe esserci nelle primarie

I documenti contabili primari devono essere creati secondo determinati standard in modo che le autorità fiscali possano accettarli senza problemi e nessuno avrà problemi in futuro. Pertanto è necessario indicare nel documento primario le seguenti informazioni:

1. Il nome di un documento specifico.
2. Data di preparazione.
3. Il nome del soggetto che (o per conto del quale) viene compiuta questa o quell'azione.
4. Qual è l'essenza di una transazione commerciale?
5. Contatori delle transazioni commerciali. Ci sono contanti o in natura. Se naturale, è necessario indicare cosa si sta misurando.
6. Persone responsabili del corretto svolgimento dell'operazione e della preparazione dei relativi documenti. Assicurati di indicare le posizioni.
7. Firme delle persone coinvolte, loro nomi completi e altre informazioni che aiuteranno a identificarle.

La presenza di tutti questi dati è necessaria non solo per confermare che l'operazione sia stata effettivamente effettuata. Le informazioni specificate nel documento consentiranno, se necessario, di verificare tutti gli indicatori, contattare gli attori e chiarire alcuni punti.

Regole per la preparazione della documentazione primaria

È importante ricordare che quando si creano tali documenti non è sufficiente tenere semplicemente conto dei dati che dovrebbero contenere. I regolamenti stabiliscono alcune regole per il mantenimento e la creazione di tali documenti. Se vengono violati o gli ispettori fiscali hanno dei dubbi, dovrai non solo rifare il documento, ma anche pagare una grossa multa. Soprattutto se la violazione non è la prima.

1. Scrivi rigorosamente senza errori (compresa la punteggiatura) e macchie. Evita errori di battitura nei documenti elettronici.
2. Puoi usare qualsiasi penna. Ma è consigliabile sceglierne uno che non sbavi durante la scrittura: questo diffonderà lo sporco sulla carta, il che è inaccettabile.
3. È necessario redigere documenti in caso di ipotesi che verrà effettuata una sorta di transazione commerciale. Come ultima risorsa (cosa assolutamente sconsigliata) è possibile redigere e inviare un primo rapporto subito dopo l'intervento.
4. Assolutamente tutti i dati calcolati presentati in formato digitale devono essere duplicati in parole.
5. Se non ci sono dati per compilare i dettagli nel modulo iniziale, è necessario inserire un trattino lì. È severamente vietato lasciare righe vuote.

È importante ricordare che quanto più responsabile è il contabile nella compilazione dei documenti primari, tanto minori saranno i problemi dell'organizzazione in futuro.

Cosa fare se è già stato commesso un errore?

In una situazione in cui è necessario correggere l'uno o l'altro documento primario, è necessario sapere cosa si può e cosa non si può fare. Quindi, quando correggi gli errori puoi:

1. Cancella le informazioni errate e indica accanto ad esse le informazioni corrette. È necessario apporre la firma della persona che ha corretto le informazioni, nonché l'istruzione "Credere alla correzione" e la data specifica in cui è stata apportata la correzione.
2. Prendi appunti aggiuntivi. Viene utilizzato se i valori totali delle transazioni sono stati eseguiti, ma di conseguenza risultano leggermente più alti. In questo caso, è necessario registrare i saldi in un nuovo documento e tenerne conto nel periodo di riferimento corrente o successivo.
3. Eseguire l'inversione. Correggi cioè la voce utilizzando valori negativi: annota i dati errati con la pasta rossa, quindi indica accanto i dati corretti.

I documenti contabili primari sono importanti sia in materia di contabilità che nel determinare il volume degli obblighi fiscali. È importante che lo specialista aziendale responsabile della redazione dei documenti contabili primari comprenda chiaramente il contenuto e le forme di tali documenti, nonché conosca le specifiche della tenuta dei registri contabili.

Il ruolo del documento primario in contabilità

I documenti primari sono documenti con l'aiuto dei quali la società formalizza gli eventi economici accaduti nell'impresa (clausola 1, articolo 9 della legge "Contabilità" del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ).

La prima cosa che i contabili di qualsiasi organizzazione dovrebbero comprendere chiaramente è che oggi non esiste un elenco obbligatorio specifico di moduli per i documenti contabili primari. Qualsiasi azienda determina autonomamente le forme dei documenti primari a seconda dello scopo del loro utilizzo.

Tuttavia, per tali documenti è stabilito per legge un elenco di dettagli obbligatori (clausola 2, articolo 9 della legge n. 402-FZ).

IMPORTANTE! I moduli utilizzati nella contabilità devono essere fissati nella politica contabile dell'organizzazione (clausola 4 della PBU 21/2008, approvata con ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 6 ottobre 2008 n. 106n).

Elenco dei possibili documenti contabili primari

L’elenco dei documenti contabili primari nel 2018-2019 può essere il seguente:

1. Lista imballaggio. Questo è un documento che riflette l'elenco degli articoli di inventario trasferiti. La fattura viene emessa in 2 copie e contiene informazioni che si riflettono successivamente nella fattura. La fattura è firmata dai rappresentanti di entrambe le parti coinvolte nella transazione e certificata da un sigillo (se l'azienda lo utilizza nella sua pratica).

1. Documento di accettazione. Viene redatto al completamento di determinati lavori (servizi) per confermare che il risultato del lavoro soddisfa i requisiti originali del contratto.

Guarda un esempio di un simile atto.

1. Documenti primari per il pagamento delle retribuzioni al personale (ad esempio, buste paga).

Per ulteriori informazioni su queste dichiarazioni, vedere l'articolo "Esempio di compilazione dell'estratto conto T 49" .

1. Documenti relativi alla presenza di immobilizzazioni - qui la società può redigere tale documentazione dall'elenco dei documenti contabili primari:

• Certificato di accettazione e trasferimento di immobilizzazioni nel modulo OS-1 - al ricevimento o allo smaltimento di un oggetto non correlato a edifici o strutture.

Per ulteriori informazioni su questo atto, vedere il materiale "Modulo unificato n. OS-1 - Certificato di accettazione e trasferimento di immobilizzazioni" .

• Se l'immobilizzazione è un edificio o una struttura, la sua ricezione o cessione è formalizzata da un atto nel modulo OS-1a.

Per maggiori dettagli, vedere l'articolo "Modulo unificato n. OS-1a - modulo e campione" .

• La cancellazione di un bene è formalizzata da un atto nel modulo OS-4.

Per maggiori dettagli consultare il materiale “Modulo unificato n. OS-4 - Atto sulla dismissione di un bene” .

• Qualora sia necessario documentare l'avvenuto inventario, nel modulo INV-1 viene redatto un inventario delle immobilizzazioni.

Per ulteriori informazioni su tale documento primario, vedere l'articolo "Modulo unificato n. INV-1 - modulo e campione" .

• Se l'inventario è stato effettuato in relazione a beni immateriali, l'inventario sarà compilato secondo il modulo INV-1a.

Per ulteriori informazioni consultare il materiale “Modulo unificato n. INV-1a - modulo e campione” .

1. Un gruppo separato di documenti primari sono i documenti di cassa. Tra questi si segnala, in particolare, il seguente elenco dei principali documenti contabili relativi agli anni 2018-2019:

• Ricevuta di cassa.

Per maggiori informazioni sulla sua compilazione consultare l'articolo “Come viene compilato un ordine di ricevuta di cassa (PKO)?” .

• Garanzia di cassa del conto.

1. Ordine di pagamento.

Leggi le regole per la preparazione di questo documento.

1. Rapporto anticipato.

1. L'atto di compensare le reciproche pretese.

Leggi le specifiche sull'utilizzo di questo documento.

1. Informazioni contabili.

Per i principi della sua progettazione, consultare il materiale "Certificato contabile di correzione degli errori - campione".

L'elenco di cui sopra non esaurisce l'intero ambito dei documenti primari utilizzati nella contabilità e può essere ampliato in base alle caratteristiche della contabilità svolta in ciascuna specifica organizzazione.

IMPORTANTE! Non sono documenti contabili primari dell'elenco 2018-2019 - l'elenco è stato proposto sopra:

• Accordo. Si tratta di un documento che stabilisce i diritti, gli obblighi e le responsabilità delle parti coinvolte nella transazione, i termini e la procedura per il regolamento, le condizioni speciali, ecc. I suoi dati vengono utilizzati quando si organizza la contabilità per l'analisi dei regolamenti con le controparti, ma esso stesso non genera transazioni contabili.
• Controllo. Questo documento riflette l'importo che l'acquirente si impegna a pagare accettando i termini del fornitore. La fattura può contenere informazioni aggiuntive sulle condizioni della transazione (termini, modalità di pagamento e consegna, ecc.), ovvero integra il contratto.
• Fattura. Questo documento è redatto a fini fiscali, poiché sulla base di esso gli acquirenti accettano in detrazione gli importi dell'IVA presentati dai fornitori (clausola 1 dell'articolo 169 del Codice fiscale della Federazione Russa). Pertanto, in assenza di altri documenti che caratterizzano una particolare transazione, sarà impossibile confermare le spese per tale transazione con una fattura (lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 25 giugno 2007 n. 03-03-06/ 1/392, Servizio fiscale federale del 31 marzo 2006 n. 02-3 -08/31, risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto della Siberia orientale del 19 aprile 2006 n. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Va tenuto presente che i moduli unificati dei documenti contabili primari indicati nell'elenco non sono obbligatori per l'uso, poiché dal 2013 (dopo l'adozione della legge n. 402-FZ), i moduli di tali moduli possono essere sviluppati in modo indipendente. Ma nella maggior parte dei casi continuano ad essere utilizzati. Pertanto, nel 2018-2019, continua a mantenere attualità l’elenco dei modelli unificati dei documenti contabili primari contenuto nelle delibere del Comitato statale di statistica.

Quali informazioni devono contenere i moduli dei documenti primari?

Nonostante attualmente non esistano documenti primari obbligatori per tutti i moduli, il legislatore ha stabilito requisiti per il contenuto di tali documenti. L'elenco delle indicazioni obbligatorie che devono essere contenute in ciascun documento primario è riportato al comma 2 dell'art. 9 della legge n. 402-FZ. Si tratta, in particolare:

• nome del documento;
• la data in cui tale documento è stato redatto;
• informazioni sulla persona che ha compilato il documento (nome dell'azienda o del singolo imprenditore);
• l'essenza del fatto della vita economica che è stata formalizzata da questo documento;
• caratteristiche monetarie, numeriche, misure dell'evento accaduto (ad esempio, in quale volume, in quali unità e per quale importo sono stati venduti i prodotti ai clienti);
• informazioni sugli specialisti responsabili che hanno documentato l'evento, nonché le firme di tali specialisti.

Documenti primari e registri contabili

Come possono essere classificati i documenti contabili primari?

Se il documento principale è stato emesso dalla società stessa, può appartenere al gruppo degli interni o al gruppo degli esterni. Un documento che nasce all'interno dell'azienda e estende la sua efficacia all'azienda compilatrice è un documento primario interno. Se il documento è stato ricevuto dall'esterno (o compilato dall'azienda e rilasciato all'esterno), allora sarà un documento primario esterno.

I documenti interni dell'azienda sono suddivisi nelle seguenti categorie:

• I documenti amministrativi primari sono quelli con cui un'azienda dà ordini a una qualsiasi delle sue unità strutturali o dipendenti. In questa categoria rientrano gli ordini aziendali, le istruzioni, ecc.
• Documenti primari esecutivi. In essi, l'azienda riflette il fatto che si è verificato un determinato evento economico.
• Documenti contabili. Con il loro aiuto, l'azienda sistematizza e riassume le informazioni contenute in altri documenti amministrativi e di supporto.

Dopo che un evento aziendale è stato documentato come documento primario, è quindi necessario riflettere l'evento nei registri contabili. Esse, in sostanza, sono portatrici di informazioni ordinate; accumulano e distribuiscono le caratteristiche e gli indicatori delle transazioni commerciali.

I seguenti registri si distinguono per il loro aspetto:

• libri;
• carte;
• lenzuola gratuite.

In base alla modalità di tenuta del registro si distinguono i seguenti gruppi:

• Registri cronologici. Registrano gli eventi accaduti in sequenza, dal primo all'ultimo.
• Registri sistematici. In essi, la società classifica le transazioni completate in base al contenuto economico (ad esempio, un libro cassa).
• Registri combinati.

Secondo il criterio del contenuto informativo riflesso nei registri si distinguono:

• registri sintetici (ad esempio, un ordine di giornale);
• registri analitici (paghe);
• registri combinati, nell'ambito dei quali la società effettua sia la contabilità sintetica che quella analitica.

Per ulteriori informazioni sui registri contabili consultare l'articolo “Registri contabili (moduli, campioni)” .

Risultati

Allo stato attuale non esistono moduli ed elenchi obbligatori di documenti contabili primari: qualsiasi entità aziendale ha il diritto di determinare autonomamente le forme di documenti primari che utilizzerà nelle proprie attività.

Allo stesso tempo, i documenti contabili primari più comuni sono quelli che hanno analoghi tra i moduli unificati approvati dal Comitato statale di statistica.

Dopo aver redatto il documento primario, è necessario trasferire le informazioni da esso al registro contabile.

Senza un pezzo di carta non sei niente! E con un pezzo di carta: un uomo d'affari che conduce i suoi affari in modo coscienzioso e professionale. Oppure un contabile competente che lo aiuta. La corretta esecuzione dei documenti in contabilità è importante sia per la formazione dei dati contabili che per determinare gli obblighi fiscali dell'organizzazione. E se vuoi proteggere ciò che è più prezioso, non trattare i documenti con indulgenza, ma studia attentamente quali requisiti devono soddisfare. Almeno leggi prima questo articolo!

Gli specialisti di contabilità e i rappresentanti di piccole imprese che tengono registri per conto proprio devono conoscere i requisiti di base per la procedura di creazione, elaborazione, spostamento e archiviazione dei documenti.

1. Nozione di documento

2. Tipologie di documenti contabili primari

3. Forme dei documenti contabili primari

4. Approvazione dei documenti contabili primari

5. Indicazione obbligatoria dei documenti contabili

6. Preparazione dei documenti in contabilità

7. Procura per firmare documenti primari

8. Pianificazione del flusso documentale dei documenti contabili

9. Giornale dei documenti primari

10. Rettifica dei documenti contabili

11. Conservazione dei documenti contabili

12. Responsabilità della conservazione dei documenti primari

Allora, andiamo con ordine.

1. Nozione di documento

Il concetto di “documento” non è riportato nella normativa contabile. Usiamo la definizione stabilita da GOST R ISO 15489-1-2007:

Documento: informazioni identificabili registrate su un supporto materiale, create, ricevute e archiviate da un'organizzazione o un individuo come prova al momento della conferma di obblighi legali o attività commerciali (clausola 3.3 di GOST).

Quali documenti sono primari? I documenti primari sono documenti contenenti informazioni iniziali su operazioni e processi. Questi sono i documenti sulla base dei quali vengono effettuate le registrazioni contabili.

Documenti contabili primari- si tratta di documenti che documentano i fatti della vita economica (clausola 1 dell'articolo 9 della legge n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 "Sulla contabilità").

Il requisito principale per la loro preparazione è che i documenti primari siano redatti quando si verificano i fatti della vita economica o immediatamente dopo il loro completamento (se tale possibilità esiste).

Esempi di documenti primari:

• ordini di cassa in entrata e in uscita,
• lettera di vettura (secondo il modulo TORG-12),
• rapporto anticipato,
• informazioni contabili.

2. Tipologie di documenti contabili primari

Non esiste alcuna classificazione o raggruppamento armonioso di documenti contabili in nessun atto normativo.

Si possono distinguere le seguenti tipologie di documenti contabili primari a seconda:

1. luoghi di compilazione:

• interno,
• esterno,

1. Moduli di documento utilizzati:

• unificato (creato secondo moduli contenuti in album di moduli unificati),
• non unificato (creato secondo forme sviluppate dall'organizzazione in modo indipendente),

1. tipo di supporto di memorizzazione:

• carta,
• elettronico,

1. volume di informazioni:

• primario,
• riepilogo,

1. tipologia di attività e passività, aree contabili:

• sulla contabilità delle immobilizzazioni,
• sulla contabilità delle scorte,
• contabilità dei ratei e del pagamento degli stipendi,
• per la contabilità delle transazioni in contanti,
• altri sono simili.

3. Forme dei documenti contabili primari

La preparazione dei documenti contabili comporta l'uso di moduli sia sviluppati in modo indipendente che unificati. Dal 2013 l'utilizzo della maggior parte dei moduli unificati non è obbligatorio.

Tutte le forme di documenti primari sono approvate dal capo dell'organizzazione. Attualmente È necessario utilizzare i seguenti tipi di moduli unificati:

1. sulla contabilità delle transazioni in contanti (Risoluzione Goskomstat n. 88 del 18 agosto 1998, Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014),
2. sulla contabilità del lavoro e sul suo pagamento (decreto del comitato statale di statistica del 5 gennaio 2004 n. 1),
3. sulla contabilità dei servizi di trasporto merci (decreto governativo n. 272 ​​del 15 aprile 2011, Carte dei vari tipi di trasporto).

Anche l'ordine di pagamento ha un modulo standard, tutti i suoi campi sono .

Quando si completano i moduli unificati, tutte le righe (colonne) fornite vengono compilate. Se mancano degli indicatori, al loro interno viene inserito un trattino.

Esempio 1.

Il fornitore ha fornito i materiali, ha fornito TORG-12 e una fattura, le cui ultime righe sono compilate come “servizi di consegna” non ci sono altri documenti;

Le possibili conseguenze sono la mancata accettazione delle detrazioni IVA e delle spese dell'imposta sul reddito, il riconoscimento della transazione come fittizia (immaginaria), poiché la realtà della transazione (il fatto della consegna dei materiali, ed eventualmente l'acquisto dei materiali stessi) non è stata confermata. È necessaria una polizza di carico.

I moduli unificati, che non sono obbligatori, sono ancora utilizzati nelle organizzazioni. In base alle esigenze interne dell'azienda, tali moduli possono essere modificati per renderli più convenienti e adatti a riflettere specifiche realtà aziendali.

Ad esempio, puoi rimuovere l'attributo “posizione di stampa” e rifiutare di utilizzare il contrassegno “fronte/retro”.

4. Approvazione dei documenti contabili primari

L'organizzazione è tenuta ad approvare le forme dei documenti contabili primari utilizzati nelle sue politiche contabili (clausola 4 della PBU 1/2008 “Politiche contabili dell'organizzazione”). Va ricordato che il semplice collegamento a uno degli album dei moduli documentali unificati non è sufficiente.

Il principio contabile (nell'appendice al principio contabile) deve elencare documenti specifici dagli album dei moduli unificati che la società utilizzerà, nonché un elenco delle persone che hanno il diritto di firmare documenti primari (informazioni del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. PZ-10/2012).

Un esempio di progettazione di un'applicazione al principio contabile può essere trovato nel nostro articolo “”. Esempi di moduli sviluppati in modo indipendente sono allegati al principio contabile con le spiegazioni per la loro compilazione.

I moduli possono essere approvati anche da altre normative locali. Ad esempio, un'ordinanza sull'approvazione dei documenti primari. Un riferimento a tale ordine deve essere contenuto nel principio contabile.

5. Indicazione obbligatoria dei documenti contabili

Requisiti a dettagli obbligatori dei documenti contabili primari stabilito dalla legge federale “Sulla contabilità”. Ci sono solo 7 di questi dettagli:

1. Titolo del documento,
2. data di preparazione del documento,
3. nome dell'entità economica che ha compilato il documento,
4. contenuto del fatto della vita economica,
5. il valore della misurazione naturale e (o) monetaria con l'indicazione delle unità di misura,
6. i nomi delle posizioni delle persone responsabili dell'operazione,
7. firme delle persone responsabili con trascrizione della firma.

Alcuni documenti che non costituiscono documenti contabili primari possono essere utilizzati come tali.

Quando riflettono l'affitto nelle spese, tali documenti sono contratti e atti di locazione. Ai sensi degli articoli 611 e 622 del Codice Civile della Federazione Russa, in questo caso è necessario emettere atti bilaterali di accettazione e trasferimento di oggetti contabili.

Esempio 4.

L'azienda affitta spazi per uffici. I documenti sulla base dei quali verrà calcolato il canone mensile sono il contratto di locazione e il certificato di accettazione dell'immobile locato.

Ai sensi dell'articolo 753 del Codice Civile della Federazione Russa, gli atti unilaterali possono essere utilizzati come documenti primari.

6. Preparazione dei documenti in contabilità

Consideriamo i casi speciali che si incontrano spesso durante la preparazione dei documenti.

Rifiuto dei timbri

Lo scopo del sigillo è quello di certificare la firma della persona responsabile.

Dal 04/07/2015 le organizzazioni non sono più obbligate ad avere il sigillo. Le informazioni sul sigillo devono essere specificate nello statuto della società (legge federale n. 82-FZ del 04/06/2015).

Il sigillo è richiesto solo nei casi stabiliti dalla legge federale.

• Procura per rappresentare gli interessi di una persona giuridica in tribunale (Articolo 53 del Codice di procedura civile della Federazione Russa, Articolo 61 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa),
• documenti presentati alle autorità doganali (311-FZ del 27 novembre 2010),
• agire in caso di incidente sul lavoro (articolo 230 del Codice del lavoro della Federazione Russa),
• certificato di doppio deposito (articolo 913 del codice civile della Federazione Russa).

Il sigillo non è un requisito obbligatorio, ma la sua presenza può essere prevista sotto forma di documento primario approvato dal capo dell'organizzazione (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa dell'08/06/2015 n. 03- 01-10/45390).

Documenti in lingue straniere

Per la registrazione sono accettati solo documenti in russo (clausola 9 dell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 34n).

Deve esserci una traduzione in russo e una traduzione riga per riga. Non è necessario che la traduzione sia certificata (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 20 aprile 2012 n. 03-03-06/1/202). I casi in cui è necessaria la traduzione autenticata sono stabiliti dalla Convenzione dell'Aia del 1961.

Metri non rubli nei documenti primari

È consentito riflettere i dati sui costi nei documenti contabili in rubli, valuta e unità convenzionali.

Per fare un confronto, nella contabilità fiscale l'obbligo di compilare le fatture per i pagamenti in rubli solo in rubli è stabilito dal decreto governativo n. 1137 del 26 dicembre 2011 (clausola 1 della Procedura per la compilazione delle fatture).

Documenti primari elettronici

La legge federale "Sulla contabilità" consente la preparazione di documenti primari sia in formato cartaceo che elettronico.

Il documento informatico deve contenere tutti gli estremi obbligatori dei documenti contabili ed una firma elettronica (ES).

Esistono tre tipi di firme elettroniche: semplice, avanzata non qualificata e avanzata qualificata. Il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ritiene possibile l'utilizzo di qualsiasi firma elettronica (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 12 settembre 2016 n. 03-03-06/2/53176).

7. Procura per firmare documenti primari

Un dipendente di un'organizzazione ha il diritto di firmare quando viene redatto uno dei documenti:

• ordine sul diritto di firmare,
• procura per firmare atti primari (articoli 185 – 189 del codice civile della Federazione Russa).

A differenza dell'ordinanza sul diritto di firma, la procura per la firma di documenti primari può essere rilasciata anche a un cittadino che non è dipendente dell'organizzazione.

Per la firma, previo accordo delle parti, può essere utilizzato un facsimile (articolo 160 del codice civile della Federazione Russa, decisione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 17 dicembre 2009 n. VAS-16259/09).

8. Pianificazione del flusso documentale dei documenti contabili

Una pianificazione del flusso di documenti è una descrizione sotto forma di diagramma o tabella della procedura per la creazione, lo spostamento, l'elaborazione e l'archiviazione dei documenti. Il programma può essere approvato come allegato al principio contabile o sotto forma di atto normativo locale. In quest'ultimo caso, il principio contabile deve contenere un riferimento a tale atto.

La pianificazione del flusso di documenti deve includere:

• scadenze per la registrazione, il trasferimento, il trattamento e la conservazione dei documenti,
• posizioni delle persone responsabili delle operazioni specificate nel programma del flusso di documenti (clausole 5.4, 5.6 dell'ordinanza del Ministero delle finanze del 29 luglio 1983 n. 105).

9. Giornale dei documenti primari

Tenere un diario dei documenti primari è più una regola di flusso razionale dei documenti, piuttosto che una contabilità.

Per registrare i documenti in entrata/uscita è necessario tale giornale dei documenti primari. Si consiglia di tenere tale giornale anche nei casi in cui la contabilità viene effettuata senza utilizzare un programma di contabilità.

Quando si utilizza, ad esempio, il programma 1C, è possibile generare e stampare un registro dei documenti in qualsiasi momento. Pertanto, il giornale per la contabilità dei documenti dei fornitori sarà formato come “Registro dei documenti “Ricevuta (atto, fattura)””, il giornale per la contabilità dei documenti di cassa come “Registro dei documenti di cassa”.

In contabilità, a differenza della contabilità fiscale, è possibile riflessione del fatto della vita economica in assenza di documenti primari, a patto che arrivino più tardi.

In questo caso, il fatto della vita economica si riflette nella contabilità nel valore stimato. Quando viene ricevuto un documento, la registrazione effettuata in precedenza non viene stornata, ma viene solo rettificata alla data di ricezione del documento.

Questo approccio è confermato nei seguenti documenti:

1. PBU 21/2008
2. Ordinanza del Ministero delle Finanze del 28 dicembre 2001 n. 119n “Linee guida per la contabilità delle rimanenze” (comma 5 della sezione 1)
3. Decisione della Corte Suprema della Federazione Russa dell'8 luglio 2016 n. AKPI16-443.

Un'eccezione a questa procedura sono i documenti sulle transazioni degli intermediari. L'intermediario deve consegnare tutta la documentazione relativa all'operazione. Se un verbale di transazione viene redatto con errori o inesattezze, il mandante può sollevare opposizione solo entro 30 giorni dalla data di ricevimento del verbale (articoli 999, 1008 del Codice Civile della Federazione Russa).

10. Rettifica dei documenti contabili

La preparazione dei documenti contabili è talvolta accompagnata da errori e imprecisioni. In questo caso saranno necessarie correzioni.

Sono vietate le correzioni solo sui contanti e sui documenti bancari (ad esempio, ordini di pagamento cartacei). Tutti gli altri documenti possono essere modificati.

La correzione dei documenti contabili viene effettuata come segue:

1. la voce errata viene barrata con una riga in modo che sia possibile leggere quanto barrato,
2. accanto è indicato il valore corretto,
3. viene inserita la voce “Corretto”,
4. la data della correzione e la firma di chi ha redatto il documento sono indicate con trascrizione della sua firma.

Tali regole sono stabilite dalla legge federale "Sulla contabilità" n. 402-FZ (clausola 7 dell'articolo 9) e dall'ordinanza del Ministero delle finanze del 29 luglio 1983 n. 105.

Non è necessario mettere il timbro. Un'eccezione sono le correzioni sul certificato di incapacità al lavoro, che sono certificate da un sigillo.

La correzione deve essere effettuata dal dipendente che ha compilato il documento. Se ciò non è possibile, ad esempio se la persona si licenzia, la correzione viene effettuata dal dipendente appena assunto o dal suo diretto superiore.

11. Come conservare e distruggere i documenti contabili

La procedura per l'archiviazione dei documenti è determinata dall'ordinanza del Ministero della Cultura n. 558 del 25 agosto 2010. Il periodo generale di conservazione dei documenti ai sensi dell'articolo 29 della legge federale "sulla contabilità" è di 5 anni. Il responsabile è responsabile dell'organizzazione dell'archiviazione dei documenti.

Molti documenti hanno periodi di conservazione prolungati:

I documenti contabili possono essere distrutti se il loro periodo di conservazione è scaduto (clausole 2.3, 4.11 dell'Ordine del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526). La decisione sulla distruzione viene presa da una commissione di esperti, che può essere creata annualmente o agire su base continuativa.

Sulla base dell'esame dei documenti, vengono prima elaborate proposte sull'assegnazione per la distruzione dei documenti non soggetti a conservazione, quindi direttamente un atto sull'assegnazione per la distruzione dei documenti non soggetti a conservazione. L'atto comprende i documenti il ​​cui periodo di conservazione è scaduto entro il 1° gennaio dell'anno in cui l'atto è redatto.

L'atto deve essere approvato dal dirigente.

Puoi distruggere i documenti:

1. da soli. In questo caso è necessario redigere un atto sulla distruzione dei documenti. Tale atto deve indicare quali documenti, in quale quantità e con quali modalità sono stati distrutti,
2. P poi trasferito per la distruzione ad un'organizzazione specializzata. Allo stesso tempo, viene redatta una fattura, che indica il numero di documenti trasferiti e il loro peso (clausola 2.4.7 delle Regole Rosarkhiv, approvate con decisione del Consiglio Rosarkhiv del 02/06/2002). In questo caso l'atto di distruzione dei documenti viene redatto da un'organizzazione specializzata.

12. Responsabilità della conservazione dei documenti primari

Le sanzioni per lavorare con documenti primari sono stabilite dall'articolo 15.11 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.

Sono previste sanzioni in caso di grave violazione dei requisiti contabili, inclusa la rendicontazione contabile (finanziaria).

Uno di gravi violazioni contabiliÈ:

"l'entità economica è priva di documenti contabili primari e (o) registri contabili e (o) rendiconti contabili (finanziari) e (o) una relazione di revisione sui rendiconti contabili (finanziari) (se la revisione contabile (finanziaria) dichiarazioni) la rendicontazione è obbligatoria) entro i termini di conservazione stabiliti per tali documenti.”

Importi delle multe:

1. per i funzionari per un importo da cinquemila a diecimila rubli,
2. per commissioni ripetute - su funzionari per un importo da diecimila a ventimila rubli o squalifica per un periodo da uno a due anni.

Allo stesso tempo, è necessario tenere conto del fatto che durante il controllo, l'assenza di documenti primari sarà intesa anche nel caso in cui i documenti siano presenti, in numero sufficiente, ma siano redatti in moduli non approvato.

Responsabilità fiscale Il Codice Fiscale della Federazione Russa stabilisce inoltre in caso di mancata garanzia della sicurezza dei documenti primari (articolo 120):

1. Durante un periodo di riferimento - fino a 10 mila rubli,
2. Per più di un periodo fiscale - fino a 30 mila rubli,
3. Se la base imponibile è sottostimata: 200% dell'importo dell'imposta non pagata (contributo), ma non inferiore a 40 mila rubli.

Se hai ancora domande sulla preparazione dei documenti primari in contabilità, chiedile nei commenti qui sotto.

Preparazione dei documenti in contabilità: la più importante

La legge federale 402-FZ "Sulla contabilità" descrive tutti i documenti contabili e primari. Sono necessari principalmente a fini fiscali, come documenti che confermano le spese sostenute e la correttezza della determinazione della base imponibile.

I documenti primari devono essere conservati per 4 anni. Durante questo periodo, l'ufficio delle imposte può richiederli in qualsiasi momento per controllare te o le tue controparti. “Primario” è utilizzato anche in contenzioso nelle controversie con le controparti.

I documenti contabili primari sono redatti al momento delle transazioni commerciali e ne indicano il completamento. L'elenco dei documenti che accompagnano una particolare transazione può variare a seconda del tipo di transazione. La preparazione di tutti i documenti primari necessari viene solitamente effettuata dal fornitore. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata a quei documenti che emergono durante le transazioni in cui sei l'acquirente, perché queste sono le tue spese, e quindi sei più interessato a rispettare la lettera della legge rispetto al tuo fornitore.

Separazione dei documenti primari per fasi aziendali

Tutte le transazioni possono essere suddivise in 3 fasi:

Fase 1. Accetti i termini dell'accordo

Il risultato sarà:

• contrarre;
• una fattura per il pagamento.

Fase 2. Viene effettuato il pagamento della transazione

Conferma pagamento:

estratto conto corrente, se il pagamento è stato effettuato tramite bonifico bancario, oppure tramite acquiring, ovvero attraverso sistemi di pagamento con trasferimento di denaro dal proprio conto corrente;

• ricevute di cassa, ricevute per ordini di ricevute di cassa, moduli di segnalazione rigorosi - se il pagamento è stato effettuato in contanti. Nella maggior parte dei casi, questo metodo di pagamento viene utilizzato dai vostri dipendenti quando prelevano denaro in acconto. Gli accordi tra organizzazioni raramente avvengono sotto forma di contanti.

Fase 3. Ricezione di beni o servizi

È fondamentale confermare che la merce è stata effettivamente ricevuta e che il servizio è stato fornito. Senza questo, l'ufficio delle imposte non ti consentirà di ridurre l'imposta sul denaro speso. Conferma ricevuta:

• lettera di vettura - per merci;
• ricevuta di vendita - solitamente emessa insieme a una ricevuta di cassa o se il prodotto viene venduto da un singolo imprenditore;
• certificato di lavoro svolto/servizi resi.

Documenti primari obbligatori

Nonostante la variabilità delle transazioni, esiste un elenco di documenti obbligatori che vengono redatti per qualsiasi tipo di transazione:

• contrarre;
• controllo;
• modulistica rigorosa, registratore di cassa, ricevuta di vendita;
• fattura;
• certificato del lavoro svolto (servizi resi).

Accordo

Quando si effettua una transazione, viene concluso un accordo con il cliente, che specifica tutti i dettagli delle prossime transazioni commerciali: procedure di pagamento, spedizione di merci, scadenze per il completamento del lavoro o condizioni per la fornitura di servizi.

Il contratto regola i diritti e gli obblighi delle parti. Idealmente, ogni transazione dovrebbe essere accompagnata da un accordo separato per la fornitura di beni o servizi. Tuttavia, con la cooperazione a lungo termine e l’attuazione di operazioni simili, è possibile concludere un accordo generale. L'accordo è redatto in duplice copia con timbri e firme di ciascuna delle parti.

Alcune transazioni non richiedono un contratto scritto. Ad esempio, un contratto di vendita viene concluso nel momento in cui l'acquirente riceve un pagamento in contanti o una ricevuta.

Una fattura per il pagamento

Una fattura è un accordo in base al quale un fornitore fissa il prezzo dei suoi beni o servizi.

L'acquirente accetta i termini dell'accordo effettuando il pagamento appropriato. La forma della fattura per il pagamento non è strettamente regolamentata, quindi ogni azienda ha il diritto di sviluppare la propria forma di questo documento. Nella fattura è possibile specificare i termini della transazione: termini, notifica di pagamento anticipato, modalità di pagamento e consegna, ecc.

Ai sensi dell'articolo 9-FZ "Contabilità", per questo documento non sono richiesti la firma del direttore o del capo contabile e il sigillo. Ma non dovrebbero essere trascurati per evitare domande da parte delle controparti e dello Stato. La fattura non consente di avanzare richieste al fornitore, ma fissa solo il prezzo del prodotto o del servizio. Allo stesso tempo, l'acquirente conserva il diritto di esigere il rimborso in caso di indebito arricchimento del fornitore.

Documenti di pagamento: ricevute di cassa, modulistica rigorosa (SSR)

Questo gruppo di documenti primari consente di confermare il fatto del pagamento dei beni o servizi acquistati.

I documenti di pagamento includono vendite e ricevute di cassa, rendiconti finanziari, richieste di pagamento e ordini. L'acquirente può ricevere l'ordine dalla banca pagando tramite bonifico bancario. L'acquirente riceve una ricevuta in contanti o merce dal fornitore in caso di pagamento in contanti.

Polizza di carico o ricevuta di vendita

Le ricevute di vendita, come abbiamo detto sopra, vengono emesse quando si vendono beni a privati ​​o da parte dei privati ​​stessi.

Le fatture vengono utilizzate principalmente dalle persone giuridiche per registrare il rilascio/vendita di merci o articoli di inventario e la loro successiva ricezione da parte del cliente.

La fattura dovrà essere redatta in duplice copia. Il primo rimane al fornitore come documento che conferma il fatto del trasferimento della merce e la seconda copia viene trasferita all'acquirente.

I dati sulla fattura devono corrispondere ai numeri sulla fattura.

La persona autorizzata responsabile dello svincolo delle merci deve apporre sulla fattura la propria firma e il sigillo dell’organizzazione. Il soggetto che riceve la merce è tenuto inoltre a firmare e certificare con timbro la bolla di consegna. È consentito l'uso della firma facsimile, ma questa deve essere registrata nel contratto.

Certificato dei servizi resi (lavori eseguiti)

è un documento primario fronte-retro che conferma il fatto di una transazione, il costo e i tempi dei servizi o del lavoro.

L'atto viene rilasciato dall'appaltatore al suo cliente sulla base dei risultati della prestazione di servizi o del lavoro svolto. Questo documento primario conferma la conformità dei servizi forniti (lavoro svolto) con i termini del contratto concluso.

Fattura

Una fattura è un documento necessario esclusivamente per controllare il movimento dell'IVA. Le fatture vengono solitamente emesse insieme alle bolle di consegna o alle ricevute. Ci sono fatture per pagamenti anticipati.

Questo documento primario è strettamente regolamentato. Contiene:

• informazioni sugli importi dei fondi;
• parte della trama.

Una fattura costituisce la base per accettare gli importi IVA presentati per la detrazione. Tutte le imprese che pagano l'IVA sono tenute a trascriverla.

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