Elenco dei documenti primari e loro brevi caratteristiche. Documenti primari – conferma del fatto di una transazione commerciale

In Russia, la legislazione impone alle aziende e agli imprenditori l’obbligo di documentare tutte le transazioni nella documentazione primaria. Lo scopo di tali documenti è quello di confermare il fatto accaduto (ricezione dei prodotti, spedizione dal magazzino, vendita, ecc.) e la registrazione legale dell'operazione completata.

I principali requisiti per la loro registrazione comprendono l'inserimento di informazioni affidabili, la redazione durante l'operazione o dopo il suo completamento.

Cosa serve?

I documenti primari supportano la documentazione che conferma lo svolgimento di tutte le transazioni commerciali da parte di imprenditori e aziende. La registrazione viene eseguita nella sequenza delle operazioni. Se compilati in modo errato, l'organizzazione non può effettuare un calcolo affidabile della base imponibile, il che porta a disaccordi con le autorità fiscali e possono essere imposte sanzioni alla società.

Questa documentazione è accettata per la contabilità se redatta nella forma specificata nel Regolamento sulla contabilità e sulla rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa.

Il modulo standard può includere colonne e righe aggiuntive mantenendo tutti i dettagli previsti nel modulo approvato. Quando si apportano modifiche, è necessario redigere un ordine o un'istruzione. Solo i moduli per le transazioni in contanti non possono essere modificati.

I documenti primari forniscono informazioni per la generazione di reporting e documentazione contabile. Possono essere compilati su un programma per computer o scritti a mano, sono creati per registrare transazioni di regolamento, materiali o finanziarie di qualsiasi portata.

Le sue varietà

I documenti primari includono fatture, fogli di recinzione, fatture, ecc.

Nella contabilità, sono suddivisi in diversi tipi:

• esterno(svolti fuori dai confini aziendali);
• interno(fatto all'interno dell'azienda).

La documentazione può anche essere cumulativa o una tantum:

• Cumulativo i documenti (ordini di lavoro, carte limite) sono redatti su un lungo periodo di tempo e riflettono le stesse operazioni ripetitive.
• Una volta i documenti (ordini di contanti e) vengono utilizzati per segnalare la transazione completata.

Organizzativo e amministrativo La documentazione comprende istruzioni, ordini, procure e istruzioni. Concedono l'autorizzazione per eseguire operazioni specificate. Le loro informazioni non vengono inserite nei registri contabili.

IN assoluzione la documentazione (richieste di pagamento, ordini di ricevimento, fatture, ecc.) riflette l'operazione. Le informazioni su di essi vengono inserite nei registri contabili.

Alcuni documenti combinano caratteristiche di tipo a discarico e permissivo. Potrebbero essere ordini in contanti, buste paga.

Puoi ottenere informazioni dettagliate su tutti questi rapporti dal seguente video:

Come lavorarci correttamente?

Per la contabilità primaria corrispondente, viene concordato un programma di rotazione della documentazione, definendo l'ordine e i tempi del suo movimento in azienda e inviandolo al reparto contabilità. Deve essere controllato nella forma (la completezza e l'accuratezza della preparazione), nel contenuto (la relazione degli indicatori) e aritmeticamente (sommando i valori).

Per prima cosa devi determinare se si tratta di un documento contabile. Dovrebbe riflettere le informazioni sulla transazione commerciale completata. Pertanto, viene indicato il movimento degli articoli di inventario e la ricevuta di cassa indica la spesa delle finanze.

Sono esclusi dai documenti contabili le bozze, le registrazioni, gli estratti di giornali e la documentazione redatta fuori dalle regole.

Successivamente, viene determinata la relazione del documento con l'organizzazione. Vengono controllati i dettagli dell'azienda o dello specialista (nome del documento, data della sua preparazione, nome dell'azienda, costo e contenuto fisico della transazione commerciale, posizioni delle persone responsabili, firme personali). Tutte le firme devono essere originali. Viene controllato anche il tipo di sigillo (alcune aziende possono avere più sigilli - per documenti e timbri).

Dopo l'accettazione, le informazioni vengono inserite nei registri contabili e sul modulo viene apposto un segno. Le transazioni commerciali devono essere riflesse in sequenza e raggruppate in determinati conti. I registri contabili in apparenza possono essere carte (per la contabilità dei materiali e), libri (principali) o riviste. In base alla tipologia delle registrazioni, i registri si dividono in combinati (ordini), sistematici (libro contabile generale) e cronologici (giornale di registrazione).

Secondo i requisiti di Goskomstat, i documenti contabili primari devono essere preparati come segue:

• compilato con una penna a sfera, inchiostro, su una macchina da scrivere o su un computer;
• compilato ordinatamente con cifre chiare e leggibili;
• contenere tutti i dettagli;
• nei documenti finanziari tutti gli importi sono svalutati e indicati in numeri;
• contenere la firma personale del direttore, del capo contabile o delle persone autorizzate;
• essere sigillato.

Le persone autorizzate sono responsabili della preparazione affidabile e tempestiva dei documenti per riflettere le informazioni disponibili in contabilità.

Correzione dell'errore

Di seguito l'elenco degli errori più comuni commessi nella redazione dei documenti:

• l'utilizzo di moduli realizzati dalla società in modo autonomo, senza conferma mediante ordine del responsabile e relativa registrazione nel registro contabile;
• errata esecuzione da parte del gestore dell'elenco dei soggetti autorizzati alla firma;
• mancanza di dettagli;
• la presenza di omissioni nella preparazione di dettagli obbligatori, macchie o correzioni, violazioni delle regole;
• appunti con matita di grafite;
• rettifiche alla documentazione di cassa;
• presenza di errori aritmetici;
• nessun trattino per le righe vuote.

In caso di errori il documento contabile non viene accettato dalle strutture ispettive o viene riconosciuto falsificato.

La correzione della cassa e della documentazione contabile viene effettuata secondo le seguenti regole:

• Non è consentito l'uso del correttore di bozze, cancellature e rettificazioni di documenti (addebiti e ricevute di cassa, ricevute fiscali);
• qualora si riscontrassero errori gli elaborati dovranno essere cancellati e redatti nuovamente;
• i documenti danneggiati o compilati in modo errato non vengono distrutti, vengono cancellati e aggiunti al registratore di cassa il giorno della loro emissione.

Le correzioni vengono apportate ad altri documenti dopo che sono state concordate con le controparti e confermate mediante firme.

Quando si correggono moduli manuali, i dettagli o gli importi errati devono essere cancellati e il valore corretto scritto in alto. La parola "Corretto" è indicata nei campi della riga ed è concordata dalle persone che hanno precedentemente firmato questo documento. È indicata la data della correzione. Non è consentito l'uso di correttori, macchie e cancellature.

Se le correzioni vengono completate e certificate in modo errato, saranno considerate non valide.

Restauro della documentazione

In caso di danneggiamento, distruzione o perdita di documenti primari (sulla base dell'istruzione n. 157 N), il gestore nomina una commissione per analizzare le ragioni del loro ripristino e l'individuazione degli autori. A volte il manager collabora con le autorità investigative, la vigilanza antincendio o le strutture di sicurezza. I risultati dei lavori sono documentati in un atto approvato dal dirigente. Viene archiviato nella cartella del diario per le altre transazioni.

Secondo l'istruzione n. 157 N, i documenti primari possono essere archiviati sia su supporto cartaceo che su supporto informatico (utilizzando una firma digitale elettronica).

Data di scadenza

Secondo l'art. 17 Legge federale "Sulla contabilità", ciascuna società deve organizzare un'adeguata conservazione di tale documentazione, relazioni contabili e registri contabili secondo le scadenze stabilite, ma almeno 5 anni.

L'archiviazione dei documenti elettronici viene effettuata in conformità con i requisiti di legge e se sono disponibili supporti informatici. Allo stesso tempo, al capo dell'azienda viene garantita la protezione da adeguamenti illegali.

Sanzioni

Errori nei documenti primari o la loro assenza possono comportare perdite finanziarie per l'azienda. Secondo l'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa, vengono imposte sanzioni per gravi violazioni degli standard di contabilità dei costi e dei profitti:

• in caso di violazione durante un periodo fiscale - fino a 10 mila rubli;
• in caso di violazione durante diversi periodi fiscali - fino a 30 mila rubli;
• quando i pagamenti delle tasse vengono ridotti - 20% dell'importo dei contributi non pagati, da 40 mila rubli.

Le gravi violazioni delle norme sulla contabilità delle spese, dei profitti e degli oggetti imponibili includono l'assenza di documentazione primaria e registri contabili. Includono anche la riflessione periodica nei conti contabili, nei registri contabili e nelle relazioni sulle transazioni commerciali, sui beni materiali, sulle finanze e sui beni immateriali.

In assenza di questi documenti, la società è obbligata a pagare più tasse. Il loro ritiro è possibile su indicazione delle strutture competenti i cui poteri siano conformi alle prescrizioni di legge. Contestualmente viene redatto un registro dei documenti sequestrati.

Ogni giorno un'azienda subisce numerose operazioni. I contabili emettono fatture alle controparti e inviano loro denaro, calcolano salari, sanzioni, calcolano ammortamenti, preparano rapporti, ecc. Ogni giorno vengono redatti decine di documenti di vario tipo: amministrativi, esecutivi, primari. L'ultimo gruppo è di grande importanza per le attività dell'impresa.

Cosa sono i "documenti primari"?

Ogni evento nella vita economica di un'organizzazione deve essere confermato per iscritto. Si forma al momento della transazione o immediatamente dopo il suo completamento. La predisposizione delle scritture e il mantenimento della reportistica sono effettuati sulla base delle informazioni risultanti dalla documentazione contabile primaria. L'elenco di questi è ampio. In questo articolo esamineremo i principali documenti utilizzati più frequentemente.

Perché sono necessarie le primarie?

La documentazione primaria è parte integrante della contabilità. Come accennato in precedenza, si forma al momento del completamento o immediatamente dopo il completamento dell'operazione ed è la prova della realtà dell'uno o dell'altro fatto della vita economica dell'impresa.

L'elenco dei documenti contabili primari per una transazione può includere:

1. Accordo.
2. Controllo.
3. Assegno circolare o altro documento di pagamento.
4. Nota di carico.
5. Certificato di completamento.

Dettagli richiesti

Attualmente esistono forme unificate di documenti contabili primari. Vengono utilizzati per riflettere informazioni su diverse operazioni; di conseguenza, l'elenco delle colonne in esse contenute è diverso. Nel frattempo, tutti i documenti primari contengono dettagli obbligatori uniformi. Tra loro:

1. Nome commerciale.
2. Titolo del documento (a
3. Data di formazione.
4. Contenuto dell'operazione per la quale è stato redatto il documento. Ad esempio, durante la compilazione di una fattura, la colonna corrispondente potrebbe indicare “Trasferimento di materiali per lavorazioni”.
5. Indicatori monetari e naturali. I primi vengono utilizzati per riflettere il costo, i secondi - quantità, peso, ecc.
6. Posizioni di dipendenti responsabili ("capo contabile", "magazziniere", ecc.).
7. Firme delle persone coinvolte nella transazione.

Punto importante

Il documento principale contenente tutti i dettagli richiesti ha valore legale.

Si prega di notare che i documenti debitamente redatti possono essere utilizzati in procedimenti legali come prova della validità (o meno) delle rivendicazioni. Molti documenti sono redatti dalle controparti. È necessario verificare attentamente la correttezza della registrazione e in nessun caso firmare per fornitori (appaltatori, ecc.) se non lo hanno fatto.

È necessario conservare con cura la documentazione primaria.

Hai bisogno di un sigillo sul primario?

In pratica, molte controparti lamentano la sua assenza sul modulo TTN e su alcuni altri documenti. Ricordiamo che dal 2015 la maggior parte delle organizzazioni è esentata dall'obbligo di munirsi di sigillo. Tali aziende possono utilizzarlo a propria discrezione. Se esiste, le informazioni sulla sua presenza devono essere specificate nel principio contabile.

Nel caso in cui la controparte insista nell'utilizzare il sigillo all'atto della registrazione del documento primario, e la società ha la facoltà di non apporre per motivi di legge, dovrà essere inviata alla controparte apposita comunicazione scritta con i link alle norme che regolano tale materia.

Accordo

Se la controparte è un partner di lunga data, è del tutto possibile concludere un accordo per più transazioni. In questo caso, è importante indicare chiaramente le scadenze per l'adempimento degli obblighi, la sequenza e la procedura di calcolo e altre sfumature. Può essere stipulato un contratto per la vendita di beni, la prestazione di servizi o l'esecuzione di lavori. Vale la pena dire che il diritto civile consente anche la conclusione orale di un accordo. Tuttavia, nelle attività commerciali, di norma vengono utilizzate forme scritte di contratti.

Controllo

In tale documento il fornitore indica l'importo da trasferire alla controparte per il prodotto, servizio o opera. Quando si effettua un pagamento si presuppone per impostazione predefinita che il soggetto acconsenta alla transazione.

La fattura deve includere:

1. Titolo del documento.
2. Nome dei servizi (beni, lavori) per i quali viene effettuato il pagamento.
3. Prezzo.
4. Importo totale.
5. Dettagli di pagamento.

Attualmente, l'intero elenco dei documenti contabili è contenuto nel programma 1C, quindi vengono elaborati automaticamente.

Si prega di notare che il conto non ha alcun valore particolare per le autorità di regolamentazione. In esso, il venditore fissa un prezzo fisso. Dalla posizione di contabile, un conto è il documento primario più importante sulla base del quale vengono formate le registrazioni contabili.

Una fattura è un tipo di fattura. Questo documento contiene una riga speciale per indicare gli importi IVA.

Documentazione di pagamento

Puoi confermare il fatto del pagamento con una ricevuta di cassa o altro documento simile. Il pagamento conferma il fatto del pagamento per la consegna di prodotti, servizi o lavori. Il tipo specifico di documento viene selezionato in base al metodo di pagamento: contanti o bonifico bancario.

Uno dei documenti di pagamento più popolari è l’ordine di pagamento. Rappresenta un ordine da parte del titolare del conto affinché la banca trasferisca fondi sul conto specificato. Il documento può essere utilizzato per il pagamento di servizi, beni, pagamento anticipato, rimborso del prestito, ecc.

In caso di contributo al bilancio va compilato il campo 22 “Codice”. Nell'ordine di pagamento in questa colonna è indicato l'UIN (identificativo univoco). Grazie ad esso, l'autorità fiscale riconosce il pagatore.

Il campo "Codice" in un ordine di pagamento può essere compilato in modo diverso. Ciò dipende da come esattamente l'entità adempie ai propri obblighi nei confronti del bilancio: volontariamente o su richiesta dell'autorità di regolamentazione.

Nota di carico

Il modulo TTN viene rilasciato dallo spedizioniere. è la base per trasferire il carico al destinatario. Il documento è redatto in 4 copie. Secondo il TTN, il venditore è responsabile della vendita e l'acquirente della consegna della merce.

Si prega di notare che il TTN viene redatto in caso di trasporto di merci utilizzando le risorse proprie dell'azienda. Se il trasporto viene effettuato da una ditta terza viene rilasciato il modello 1-T.

Altro punto importante: i dati del TTN devono corrispondere a quelli della fattura.

Certificato di completamento

Questo documento viene redatto tra il cliente e il fornitore. L'atto è la conferma del completamento dei lavori e della fornitura di servizi al costo concordato entro i tempi stabiliti dall'accordo. In poche parole, questo è il rapporto dell’esecutore al cliente.

Allo stato attuale, la forma unificata della legge non è stata approvata. Un'impresa ha il diritto di sviluppare un modulo in modo indipendente e di consolidarlo nelle sue politiche contabili.

I dettagli principali dell'atto sono:

1. Numero e data di registrazione nella documentazione contabile.
2. Data di preparazione.
3. Dettagli dell'accordo in base al quale viene redatto l'atto.
4. Durata, volume, costo del lavoro.
5. Dettagli del conto attraverso il quale verrà effettuato il pagamento.
6. Nome del cliente e dell'appaltatore.
7. Firme delle parti coinvolte nella transazione.

L'atto è sempre redatto in duplice copia.

Modulo M-15

Questa abbreviazione viene utilizzata per denotare una fattura per il rilascio di materiali a lato. Va notato che questo documento non è obbligatorio, ma viene spesso utilizzato dalle imprese.

Una fattura per il rilascio di materiali a terzi viene emessa quando è necessario trasferire oggetti di valore dalla sede principale (sede) a divisioni remote o ad altre società (soggetto ad un accordo speciale).

Regole per la registrazione f. M-15

La prima parte del documento contiene un numero in conformità con il flusso di documenti dell'impresa. Qui dovresti anche indicare il nome completo dell'azienda e OKPO.

La prima tabella riflette la data di compilazione del documento, il codice della transazione (se viene utilizzato il sistema appropriato), il nome dell'unità strutturale e il campo di attività dell'impresa che emette la fattura.

Allo stesso modo, sono indicate le informazioni relative al destinatario e alla persona responsabile della consegna. Di seguito il link al documento in base al quale viene emessa la fattura. Potrebbe trattarsi di un accordo, di un ordine, ecc.

Nella tabella principale, le colonne 1 e 2 indicano il sottoconto contabile e il codice di contabilità analitica per tutti i materiali da stornare.

• nome dei materiali che indica caratteristiche individuali, marca, dimensione, grado;
• numero articolo (se non c'è la cella non è compilata);
• codice unità;
• nome dell'unità di misura;
• quantità di beni trasferiti;
• informazioni sugli oggetti effettivamente rilasciati dal magazzino (compilate dal magazziniere);
• costo totale dei materiali;
• Prezzo senza IVA;
• importo dell'IVA assegnata;
• costo totale comprensivo di IVA;
• numero di inventario dei materiali;
• numero di passaporto (se disponibile);
• numero di registrazione in conformità con la scheda di registrazione.

La fattura viene firmata dal contabile, dall'addetto allo svincolo degli oggetti di valore dal magazzino e dal destinatario.

Rapporti anticipati in "1C"

La generazione di documenti di rendicontazione è una delle attività più comuni di un contabile. Molti pagamenti effettuati in contanti sono documentati in anticipo. Questi includono spese di viaggio, acquisti aziendali, ecc.

Spesso i dipendenti dell'azienda ricevono fondi dal registratore di cassa per le spese aziendali. Dopo aver acquistato gli oggetti di valore necessari (ad esempio articoli di cancelleria), i dipendenti riferiscono e forniscono al reparto contabilità i documenti giustificativi.

Il contabile, a sua volta, deve registrare tutte le spese nel sistema contabile. Puoi aprire “Rapporti anticipati” in “1C” nella sezione “Banca e cassa”, sottosezione “Cassa”. Un nuovo documento viene inserito utilizzando il pulsante "Crea".

Nella parte superiore del modulo indicare:

1. Nome commerciale.
2. Il magazzino in cui verranno capitalizzati gli oggetti di valore appena ricevuti.
3. Un dipendente che segnala i fondi ricevuti in base al rapporto.

Il documento contiene 5 segnalibri. Nella sezione "Anticipi" è necessario selezionare il documento per il quale sono stati emessi i fondi:

1. Documento di denaro.
2. Garanzia di cassa del conto.
3. Addebito sul conto.

Se le merci sono state acquistate con i fondi emessi, si riflettono nella scheda con lo stesso nome. Nella sezione "Contenitore", indicare le informazioni sui contenitori a rendere (ad esempio, bottiglie d'acqua). La scheda "Pagamento" riflette le informazioni sui contanti pagati ai fornitori per l'acquisto di un oggetto o emessi a fronte di una consegna imminente.

Nella sezione “Altro” sono indicati i dati relativi alle spese di viaggio: indennità giornaliera, costo del carburante, biglietti, ecc.

Forma "universale".

Nell'elenco dei documenti contabili primari è presente un documento che può essere utilizzato in una varietà di situazioni. Viene utilizzato nella preparazione sia della rendicontazione contabile che fiscale. Stiamo parlando di un documento contabile. Il modulo è obbligatorio se è necessario correggere un errore. Inoltre, il documento è necessario quando si eseguono transazioni che richiedono spiegazioni, riflessione di calcoli, conferma di transazioni, se mancano altri documenti.

Sfumatura

Vale la pena dire che un'impresa ha il diritto di confermare il completamento di transazioni che non richiedono l'esecuzione di moduli standard (standard, unificati), non con l'ausilio di un certificato, ma attraverso documenti contabili primari sviluppati in modo indipendente. Il loro elenco, tuttavia, deve essere sancito nella politica finanziaria della società.

Regole per la redazione di un certificato

Per questo documento non è stato approvato un unico modulo unificato. Di conseguenza, gli specialisti possono comporlo in forma libera o utilizzare modelli sviluppati in azienda. Tra le informazioni obbligatorie che il certificato deve contenere si segnalano le seguenti:

1. Informazioni sull'impresa.
2. Data e motivazioni della compilazione.
3. Documenti contabili primari e registri contabili, ai quali è allegata una certificazione.
4. Firma del dipendente responsabile.

Puoi scriverlo su un normale foglio A4 bianco o su carta intestata dell'azienda.

Durante la compilazione bisogna stare molto attenti a evitare errori. Quanto più dettagliato è il certificato, tanto meno domande aggiuntive avranno gli ispettori.

Il documento deve, ovviamente, contenere solo informazioni affidabili. Se in fase di scrittura si riscontrano errori è consigliabile redigere nuovamente il certificato.

Funzionalità di archiviazione

Tutto ciò che riguarda i documenti contabili primari deve essere conservato presso l'impresa per almeno 5 anni. Il calcolo di questo periodo inizia dalla data di fine del periodo di riferimento in cui sono stati emessi i documenti.

Inoltre

Il modulo primario può essere rilasciato in formato cartaceo o elettronico. Recentemente, sempre più aziende preferiscono la gestione elettronica dei documenti. Questo è comprensibile: ci vuole molto meno tempo per completare e inviare i documenti.

I documenti informatici devono essere certificati con firma digitale (potenziata o ordinaria – secondo quanto concordato tra le controparti).

Responsabilità

La documentazione primaria è l'elemento più importante della vita economica di un'impresa. In sua assenza, la società dovrà affrontare gravi sanzioni da parte delle autorità di regolamentazione. Verranno inoltre imposte sanzioni nel caso in cui vengano identificati errori o informazioni inesatte nella documentazione primaria.

La violazione delle norme comporta una punizione non solo ai sensi del codice fiscale, ma anche ai sensi del codice degli illeciti amministrativi. Se vi sono motivi, gli autori possono essere chiamati a rispondere anche penalmente.

Conclusione

Una varietà di documenti può essere utilizzata nel lavoro di un'impresa. Inoltre, alcuni di essi potrebbero avere una forma unificata e altri potrebbero essere sviluppati in modo indipendente dall'azienda. Indipendentemente da ciò, però, tutti i dettagli richiesti devono essere presenti nei documenti.

Alcune aziende utilizzano documenti combinati. Stiamo parlando di moduli unificati, integrati in conformità con le specificità delle attività dell'organizzazione.

È importante riflettere i tipi selezionati di documentazione primaria nelle politiche contabili dell'impresa. Nel corso dell'attività aziendale può sorgere la necessità di nuovi documenti. Se sono sviluppati dall'impresa, dovrebbero essere menzionati nella politica contabile.

Si prega di notare che la controparte può anche sviluppare autonomamente alcune forme di documenti. La politica finanziaria deve indicare che la società accetta tali documenti dalle controparti.

Per registrare molte transazioni, le organizzazioni non possono utilizzare forme unificate di documentazione primaria. Tuttavia, se parliamo di transazioni in contanti, vengono eseguite esclusivamente tramite ordini approvati e altri documenti di pagamento.

1. Ogni fatto della vita economica è soggetto a registrazione in un documento contabile primario. Non è consentito accettare come documenti contabili documenti che documentino fatti della vita economica non avvenuti, compresi quelli sottostanti operazioni immaginarie e fittizie.

2. Le indicazioni obbligatorie del documento contabile primario sono:

1) nome del documento;

2) data di preparazione del documento;

3) la denominazione del soggetto economico che ha redatto il documento;

5) il valore della misura naturale e (o) monetaria di un fatto della vita economica, indicando le unità di misura;

6) il nome della posizione della persona (persone) che hanno completato la transazione, l'operazione e la/e persona/e responsabile/i della sua esecuzione, oppure il nome della posizione della/e persona/e responsabile/i dell'esecuzione dell'evento compiuto ;

(vedi testo nell'edizione precedente)

7) le firme delle persone previste dal comma 6 della presente parte, con l'indicazione dei loro cognomi e delle iniziali o di altri elementi necessari all'identificazione di tali persone.

3. Il documento contabile primario deve essere redatto al momento del compimento di un fatto della vita economica e, qualora ciò non sia possibile, immediatamente dopo il suo compimento. Il responsabile della registrazione del fatto della vita economica garantisce il tempestivo trasferimento dei documenti contabili primari per la registrazione dei dati in essi contenuti nei registri contabili, nonché l'affidabilità di tali dati. La persona incaricata della tenuta delle scritture contabili e la persona con la quale è stato concluso un accordo per la fornitura di servizi contabili non sono responsabili della conformità dei documenti contabili primari compilati da altre persone con i fatti compiuti della vita economica.

(vedi testo nell'edizione precedente)

4. La forma dei documenti contabili primari è determinata dal capo dell'entità economica su proposta del funzionario preposto alla tenuta delle scritture contabili. Le forme dei documenti contabili primari per le organizzazioni del settore pubblico sono stabilite in conformità con la legislazione sul bilancio della Federazione Russa.

(vedi testo nell'edizione precedente)

5. Il documento contabile primario è redatto su supporto cartaceo e (o) sotto forma di documento informatico firmato con firma elettronica.

6. Se la legislazione della Federazione Russa o un accordo prevede la presentazione cartacea di un documento contabile primario ad un'altra persona o ad un ente statale, l'entità economica è obbligata, su richiesta di un'altra persona o ente governativo, a sua a proprie spese, di effettuare copia cartacea del documento contabile primario redatto in forma di documento informatico.

7. Sono consentite correzioni nel documento contabile primario, salvo diversamente stabilito dalle leggi federali o dagli atti normativi degli organismi statali di regolamentazione della contabilità. La rettifica nel documento contabile primario deve contenere la data della rettifica, nonché le firme delle persone che hanno redatto il documento in cui è stata effettuata la rettifica, indicandone i cognomi e le iniziali o altri elementi necessari all'identificazione di tali persone.

8. Se, in conformità con la legislazione della Federazione Russa, vengono sequestrati documenti contabili primari, anche sotto forma di documento elettronico, le copie dei documenti sequestrati, realizzate secondo le modalità stabilite dalla legislazione della Federazione Russa, sono figurare nei documenti contabili.

Ogni contabile dovrebbe sapere quali documenti appartengono ai documenti primari. Ciò è dovuto al fatto che è questa documentazione la base per la contabilità. Dimostrano il fatto di effettuare transazioni commerciali. Uno specialista contabile alle prime armi deve capire di cosa si tratta, perché sono necessari i documenti primari, come compilarli e archiviarli. Altrimenti, i problemi con le autorità di regolamentazione non possono essere evitati.

Le persone giuridiche e gli imprenditori privati ​​possono trasferirsi reciprocamente fondi solo sulla base di una determinata documentazione primaria. Si presuppone che il rapporto primario venga redatto anche prima che abbia avuto luogo la transazione commerciale, tuttavia la legislazione non esclude la possibilità della sua redazione dopo il completamento della transazione, tuttavia devono esserci buone ragioni per questo.

Sia i documenti contabili primari che quelli di sintesi devono contenere le seguenti informazioni: denominazione del modulo; la data e il luogo in cui è stato redatto; il nome completo dell'azienda che lo ha preparato; quali conti vengono utilizzati per trasferire fondi; nome completo del funzionario responsabile, ecc.

A cosa servono?

I documenti primari (PD) sono una componente obbligatoria della contabilità. Vengono compilati durante le transazioni commerciali e servono come prova che tali transazioni sono state completate. Quando si effettua una transazione, può essere coinvolto un numero diverso di documenti primari: dipende dalle specificità della sua attuazione.

Elenco delle operazioni da effettuare durante la transazione:

1. Firma di un contratto con il destinatario. Se è permanente, puoi firmare un accordo per più transazioni, tuttavia, in questo caso vale la pena discutere immediatamente i tempi del lavoro, la sequenza delle transazioni di regolamento e altre sfumature.
2. Emissione fatture per il pagamento.
3. Pagamento diretto, la cui conferma è una ricevuta di cassa (o ricevuta di vendita), se si tratta di pagamento in contanti, o carte di pagamento, se il denaro viene trasferito tramite bonifico bancario.
4. Al momento della spedizione della merce, il contraente consegna la fattura al cliente.
5. Dopo aver fornito i servizi completi, l'appaltatore deve ricevere un certificato di completamento da parte del cliente

Tipi esistenti

Esistono 6 tipi principali di contabilità PD, che vengono utilizzati più spesso quando si conducono varie transazioni:

Elenco dei documenti contabili primari

Quindi, l'elenco della documentazione contabile primaria è simile al seguente:

La definizione del concetto di “documento contabile primario” è data dall'articolo 60-1 del Codice fiscale russo: i documenti primari sono la prova documentata che un'operazione è stata completata o che si è verificato un evento che dà il diritto di eseguirla. Tali documenti possono essere in formato cartaceo o su supporto elettronico. La contabilità viene effettuata sulla base di tale documentazione.

L'articolo 60-2 prevede la forma di tali documenti e i requisiti per la loro esecuzione.

Un altro atto normativo che definisce la documentazione primaria e ne definisce anche le forme è la legge sulla contabilità e sull'informativa finanziaria.

La Russia è un paese in cui la legislazione sulla contabilità e sul pagamento delle tasse cambia periodicamente. Dato che i moduli possono essere modificati o integrati, è necessario tenere traccia delle modifiche approvate dai vari enti governativi, compreso il Ministero delle Finanze. Ad esempio, all’inizio del 2019 è stata approvata la forma del certificato contabile, che in precedenza aveva forma libera.

Il Codice degli illeciti amministrativi prevede una serie di sanzioni per l'assenza di documenti primari nell'organizzazione, definite all'articolo 276 del Codice;

Istruzioni generali per l'uso

I PD costituiscono la base per iniziare la contabilità di determinate transazioni e per effettuare registrazioni nel registro contabile. Tale documento funge da prova scritta del fatto che una transazione commerciale è stata completata.

Quei documenti contabili primari, i cui moduli non sono ufficialmente approvati, sono approvati dal capo dell'organizzazione, emettendo un ordine appropriato. Devono contenere tutti i dettagli obbligatori richiesti dalla legge.

Tale documentazione dovrà essere redatta su supporto cartaceo e supportata dalla firma di chi ha compilato il documento. Se viene utilizzato un documento elettronico, deve essere firmato con una firma elettronica.

Le forme unificate di PD non sono obbligatorie per l'uso. L'eccezione sono i documenti in contanti approvati dalle strutture autorizzate.

Il modulo PD deve contenere i seguenti dati obbligatori:

• Titolo del documento;
• data esatta dell'operazione;
• in cosa consiste l'operazione economica in termini fisici e di valore;
• il nome della struttura che compone il documento;
• informazioni sulle persone responsabili di garantire la corretta esecuzione del documento.

Tali documenti sono suddivisi nei seguenti gruppi:

• contabilità salariale;
• contabilità delle operazioni di cassa effettuate;
• contabilità delle immobilizzazioni;
• contabilità dei lavori di costruzione e riparazione.

Regole di riempimento

I documenti di rendicontazione dovrebbero essere preparati in modo ordinato e chiaro.

Regole di base:

• È consentito l'uso di penne a sfera e a inchiostro, è possibile l'uso di computer e macchina da scrivere;
• tale documentazione deve essere redatta nel momento in cui viene appena pianificata l'operazione;
• è consentito redigere documenti dopo l'operazione, se sussistono ragioni oggettive per ciò;
• il documento riflette tutti i possibili dettagli;
• Se manca qualche informazione è possibile aggiungere dei trattini.

Nel 2019, per la preparazione della PD vengono utilizzati moduli standard. I documenti si dividono in esterni ed interni.

La prima organizzazione riceve dall'esterno: da enti pubblici, organismi superiori, strutture bancarie, autorità fiscali, ecc. Esempi di documenti esterni: fatture, ordini di pagamento o reclami. Per quanto riguarda i documenti interni, vengono redatti direttamente all'interno dell'organizzazione.

Se il documento viene compilato in modo errato, l'organizzazione avrà difficoltà a determinare la base imponibile e ciò potrebbe portare a disaccordi con il servizio fiscale.

Correzione del contenuto

Succede che anche un contabile esperto che ha redatto un documento più di una volta commetta un errore. È possibile correggerlo solo quando il documento non si rifletteva nella contabilità, ovvero non veniva registrato. È necessario ricordare che apportare correzioni utilizzando un tratto è inaccettabile.

Puoi utilizzare solo i tre metodi seguenti:

• ingresso aggiuntivo;
• metodo di inversione;
• metodo di correzione di bozze.

Quest'ultima si applica quando è stato commesso un errore nel registro contabile, ma non pregiudica la corrispondenza dei conti. È opportuno utilizzare questo metodo prima della redazione del bilancio. In questo caso, il numero o altro segno errato deve essere cancellato con una linea sottile e accanto ad esso deve essere indicato il valore corretto. A lato indicare “credo corretto” e apporre data e firma.

Sarebbe opportuno inserire una voce aggiuntiva nel caso in cui l'importo dell'operazione effettuata fosse sottostimato.

Il metodo di storno prevede la correzione di una voce errata utilizzando un numero negativo. Il numero sbagliato viene indicato con inchiostro rosso e viene immediatamente inserita la voce corretta, scritta con il colore normale.

Chiarimenti sul report di riconciliazione

Gli atti di riconciliazione non si riferiscono giuridicamente a documenti primari e pertanto non sono regolati da documenti normativi. Mostrano gli accordi reciproci stipulati per un certo periodo tra società che hanno lo status di persona giuridica o singoli imprenditori.

Questo tipo di documento viene utilizzato su iniziativa dei contabili, poiché con il suo aiuto è possibile risolvere una serie di questioni controverse, tutelando gli interessi dell'organizzazione.

In quali casi è importante redigere un rapporto di riconciliazione:

• quando il venditore offre un'ampia scelta di prodotti;
• in caso di concessione di una dilazione nei pagamenti;
• se il prezzo del prodotto è elevato;
• se esiste tra le parti un rapporto di natura regolare.

Questo documento può essere utilizzato in tribunale in caso di situazione controversa tra le parti.

Data di scadenza

La previsione della conservazione della documentazione primaria è sancita a livello legislativo.

Sono previsti termini di conservazione diversi per le diverse tipologie di documenti:

Le attività di qualsiasi impresa sono strettamente legate alla manutenzione e all'elaborazione della documentazione primaria. È necessario per la rendicontazione, il calcolo dei pagamenti fiscali e le decisioni gestionali. Nell'articolo vedremo di cosa si tratta - documentazione primaria in contabilità - e come viene elaborata.

Concetti basilari

Documentazione primaria in contabilità: che cos'è?? Si chiama prova del fatto di una commissione riflessa sulla carta. Attualmente, molti documenti sono compilati nel sistema automatizzato 1C. Elaborazione della documentazione primaria comporta la registrazione e la registrazione delle informazioni sulle transazioni commerciali completate.

La contabilità primaria è la fase iniziale della registrazione degli eventi che si verificano in un'impresa. Le transazioni commerciali sono azioni che comportano cambiamenti nello stato delle risorse o del capitale dell’organizzazione.

Elaborazione della documentazione primaria in contabilità: esempio di schema

Di norma, nelle imprese il concetto di "lavorare con la documentazione" significa:

• Ottenere dati primari.
• Pre-elaborazione delle informazioni.
• Approvazione da parte della direzione o di specialisti autorizzati per ordine del direttore.
• Ripetuto.
• Esecuzione di azioni necessarie per condurre una transazione commerciale.

Classificazione

C'è una tantum e cumulativo documenti primari. Trattamento Le informazioni contenute in tali documenti hanno una serie di caratteristiche.

La documentazione una tantum ha lo scopo di confermare un evento una volta. Di conseguenza, la procedura per elaborarlo è notevolmente semplificata. La documentazione cumulativa viene utilizzata per un certo periodo. Di norma, riflette un'operazione eseguita più volte. In questo caso, quando elaborazione della documentazione primaria le informazioni da esso vengono trasferite a registri speciali.

Requisiti per la conservazione dei documenti

La documentazione primaria viene redatta nel corso dell'operazione o immediatamente dopo la sua conclusione.

Le informazioni si riflettono su speciali moduli unificati. Se non esistono moduli approvati, l'impresa può svilupparli in modo indipendente.

Fasi di elaborazione della documentazione contabile primaria

Ogni impresa ha un dipendente nello staff responsabile del trattamento delle informazioni primarie. Questo specialista deve conoscere le regole, rispettare rigorosamente i requisiti legali e la sequenza delle azioni.

A tappe elaborazione della documentazione primaria Sono:

• Tassazione. Rappresenta una valutazione dell'operazione riflessa sulla carta, un'indicazione degli importi associati alla sua attuazione.
• Raggruppamento. In questa fase, i documenti vengono distribuiti in base alle caratteristiche comuni.
• Assegnazione del conto. Implica la designazione di debito e credito.
• Estinguente. Per impedire il rimborso sui documenti contabili primari p segna "pagato".

Errori nei documenti

Possono verificarsi per vari motivi. Fondamentalmente, il loro aspetto è causato dall'atteggiamento negligente del dipendente nei confronti del lavoro svolto, dall'analfabetismo dello specialista e dal malfunzionamento delle attrezzature.

La correzione dei documenti è altamente sconsigliata. Tuttavia, in alcuni casi è impossibile fare a meno della correzione degli errori. Errore commesso contabile sulla documentazione primaria dovrebbe risolverlo in questo modo:

• Cancella la voce errata con una linea sottile in modo che sia chiaramente visibile.
• Scrivi le informazioni corrette sopra la linea barrata.
• Seleziona la casella "Corretto per credere".
• Specificare la data della rettifica.
• Metti una firma.

Non è consentito l'uso di correttivi.

Lavorare con i documenti in entrata

Il processo di elaborazione dei documenti in entrata comprende:

• Determinazione del tipo di documento. I documenti contabili contengono sempre informazioni sulle transazioni commerciali completate. Questi includono ad esempio una fattura, un ordine per ricevere fondi, ecc.
• Controllo dei dati del destinatario. Il documento deve essere indirizzato a un'impresa specifica o al suo dipendente. In pratica accade che i documenti per l'acquisto dei materiali vengano rilasciati appositamente all'azienda, sebbene non sia stato concluso alcun accordo con il fornitore.
• Controllo delle firme e delle impronte dei sigilli. Le persone che firmano il documento devono avere l'autorità per farlo. Se la vidimazione dei documenti primari non è di competenza del dipendente, questi sono considerati non validi. Per quanto riguarda i francobolli, in pratica, spesso si verificano errori in quelle imprese che hanno più francobolli. Le informazioni sulla stampa devono corrispondere al tipo di documento su cui appare.
• Controllo dello stato dei documenti. Qualora si riscontrino danni alle carte o manchino eventuali fogli, è necessario redigere un verbale, copia del quale viene inviato alla controparte.
• Verifica della validità dell'evento riflesso nel documento. I dipendenti dell'impresa devono confermare le informazioni sul fatto della transazione. I documenti sull'accettazione degli oggetti di valore sono certificati dal responsabile del magazzino e i termini del contratto sono confermati dal commerciante. In pratica, ci sono situazioni in cui un fornitore riceve una fattura per beni che l'azienda non ha ricevuto.
• Determinazione del periodo a cui si riferisce il documento. Quando si elaborano documenti primari, è importante non prendere in considerazione due volte le stesse informazioni.
• Definizione di sezione contabile. Quando si riceve la documentazione primaria, è necessario stabilire per quali scopi verranno utilizzati i valori forniti. Possono fungere da immobilizzazioni, materiali, beni immateriali, beni.
• Determinazione del registro in cui il
• Registrazione della carta. Viene effettuato dopo tutti i controlli.

Lavorare con documenti in uscita

Il processo di elaborazione per questo tipo di documentazione è leggermente diverso da quello sopra.

Innanzitutto, un dipendente autorizzato dell'impresa crea una bozza del documento in uscita. Sulla base di ciò viene sviluppata una bozza di documento. Viene inviato al manager per l'approvazione. Tuttavia, un altro dipendente che dispone dell'autorità appropriata può approvare la bozza del documento.

Dopo la certificazione, il progetto viene redatto secondo le regole stabilite e inviato al destinatario.

Pianificazione del flusso di documenti

Questa fase è necessaria per garantire la tempestività di ricezione, invio ed elaborazione della documentazione. Per una corretta organizzazione del flusso di documenti, l'impresa sviluppa programmi speciali. Indicano:

• Luogo e scadenza per l'elaborazione dei documenti primari.
• Nome completo e posizione della persona che ha compilato e presentato i documenti.
• Registrazioni contabili effettuate su base cartacea.
• Tempo e luogo di conservazione della documentazione.

Registri contabili

Sono necessari per la registrazione della documentazione primaria. Allo stesso tempo, sui documenti viene apposto un segno contabile. È necessario impedire la registrazione ripetuta dei documenti.

I documenti primari possono essere archiviati in registri elettronici. Tuttavia, su richiesta di enti governativi o controparti, l'azienda deve fornire copie cartacee.

Caratteristiche del recupero dei documenti

Attualmente la normativa non contiene una procedura chiara per il ripristino dei documenti. In pratica, questo processo comprende le seguenti attività:

• Nomina di una commissione per indagare sulle ragioni della perdita o distruzione dei documenti. Se necessario, il capo dell'impresa può coinvolgere nella procedura le forze dell'ordine.
• Contattare un'organizzazione bancaria o controparti per copie di documenti primari.
• Correzione della dichiarazione dei redditi. La necessità di presentare una relazione aggiornata è dovuta al fatto che le spese non documentate non sono riconosciute come spese ai fini fiscali.

In caso di perdita della documentazione primaria, il Servizio fiscale federale calcolerà gli importi delle detrazioni fiscali sulla base dei documenti disponibili. In questo caso esiste la possibilità che l’autorità fiscale applichi sanzioni sotto forma di multa.

Errori comuni nel processo di preparazione dei documenti primari

Di norma, i responsabili della conservazione della documentazione commettono le seguenti violazioni:

• Compila moduli che non sono unificati o approvati dal capo dell'azienda.
• Non indicano dettagli né li visualizzano con errori.
• Non approvano i documenti con la loro firma né consentono ai dipendenti che non hanno l'autorità di firmare documenti.

La documentazione che conferma i fatti delle transazioni commerciali è estremamente importante per l'impresa. Il suo design deve essere affrontato con molta attenzione. Qualsiasi errore può portare a conseguenze negative.