Muhasebede neler olmalı? Birincil muhasebe belgelerinin listesi ve bunların yürütülmesine ilişkin kurallar

İşletmelerin ticari işlemleri birincil muhasebe belgeleriyle belgelenmektedir. Kayıt, işlem anında veya işlem tamamlandıktan hemen sonra yapılır. İşletmeler tüm nesneleri ve operasyonları belgeleyerek birincil formları sürekli olarak doldururlar.

Belgeler kağıt üzerinde veya elektronik ortamda tutulur ve daha sonra kağıda çıktı alınır. Elektronik formun imza ile tasdik edilmesi durumunda kağıt formun bir kopyası olur. 19 Haziran 2015'ten sonra karşılıklı anlaşmaya varılan işletmeler arasında elektronik belge akışına izin verilecek.

Bu dokümantasyonun tanımı ve kavramı

Birincil belgeler formlar anlamına gelir, dikkate aldıkları temele göre:

Envanter kalemlerinin, nakit paranın ve ticari faaliyetlerle ilgili diğer varlıkların alınması ve verilmesi.
Sabit kıymetlerin alınmasının kaydı.
Sorumlu fonların, menkul kıymetlerin, ücretlerin ihracı.
Sağlanan hizmetlerin ve yapılan işlerin kaydı.
Personel kayıtlarının tutulması.
İşletmenin diğer eylem ve işlemleri.

Birincil muhasebe belgelerinin ne olduğu hakkında bilgi için aşağıdaki videoya bakın:

Konunun mevzuat düzenlemesi ve temel kayıt kuralları

Birincil belgelerin hazırlanması ve saklanması prosedürü “Muhasebe Kanunu” ile düzenlenmektedir.

Belgelerdeki bilgilerin bileşimi sorumlu bir şekilde ele alınmalıdır. Belgeler muhasebe ve vergilendirmenin temelini oluşturur.

Formlar yasal olarak bağlayıcıdır gerekli ayrıntılar mevcutsa:

Formun adı.
Hazırlık Tarihi.
Ekonomik bir varlığın verileri.
Operasyonun içeriği.
Ekonomik faaliyet gerçeğinin doğal ve parasal ifadesi.
Belgeyi onaylayan kişinin ayrıntıları.
Sorumlu kişinin imzası.

Herhangi bir ayrıntının bulunmaması, belgenin muhasebede kullanılmasına izin vermez. Birincil muhasebe verileri belgelenmeli ve ekonomik olarak gerekçelendirilmelidir.

İşletme çalışanları formları derlerken hata ve yanlışlıklar yapabilir.

İzin verilmiş hatalı bir girişi düzeltme aşağıdaki sırayla:

Yanlış metnin üzerini çizme. Hata verileri okunabilir olmalıdır.
Yanına doğru girdiyi yazıp yorum yapmak: “Doğru” veya “Düzeltilene inan.”
Düzeltme tarihini belirtir.
Düzeltmeleri yapan kişinin verilerinin transkriptiyle birlikte imzalı metnin tasdiki.

Tek bir formun daktiloyla ve manuel olarak doldurulması imkanı nedeniyle, özel programlar kullanılarak basılan belgelerde de düzeltmeler yapılabilir.

Kaynak dökümanlar sahip olabilmek formdaki yanlış yürütme biçimleri:

Mühür yok. Mühür kullanmadan belge hazırlamanın mümkün olduğu varsayımının getirilmesi nedeniyle bir işletme, formları damgasız düzenleyebilir. Vergi makamlarından gelecek talepleri önlemek için bu hakkın yerel iç kanun ve anlaşmalarda yer alması gerekir.
Faks imzası. Faks kullanma hakkı konusunda ortaklarla anlaşmaya varılmalıdır. Vergi makamları faks belgelerini kabul etmemektedir.
Talimatlarda belirtilmeyen kişilerin imzaları. Bu gözetim, formları hazırlayan kişilerin belgeleri imzalama hakkının belirtilmesiyle düzeltilebilir.

Muhasebe belgelerinin bulunmaması veya yetersiz verilerle derlenen ve vergilendirmede kullanılan formların kullanılması halinde, Madde 2'ye göre para cezası uygulanır. Rusya Federasyonu'nun 120 Vergi Kanunu.

Henüz bir kuruluşa kaydolmadıysanız, o zaman en kolay yol Bu, gerekli tüm belgeleri ücretsiz olarak oluşturmanıza yardımcı olacak çevrimiçi hizmetler kullanılarak yapılabilir: Zaten bir organizasyonunuz varsa ve muhasebe ve raporlamayı nasıl basitleştirip otomatikleştireceğinizi düşünüyorsanız, aşağıdaki çevrimiçi hizmetler kurtarmaya gelecektir ve işletmenizdeki muhasebecinin yerini tamamen alacak ve çok fazla para ve zaman tasarrufu sağlayacaktır. Tüm raporlamalar otomatik olarak oluşturulur, elektronik olarak imzalanır ve otomatik olarak çevrimiçi olarak gönderilir. Basitleştirilmiş vergi sistemi olan UTII, PSN, TS, OSNO'daki bireysel girişimciler veya LLC'ler için idealdir.
Her şey birkaç tıklamayla, sıra ve stres olmadan gerçekleşir. Deneyin ve şaşıracaksınız ne kadar kolaylaştı!

Form oluşturmanın özellikleri

Şirket standartlaştırılmış formları kullanabilir veya bunları bağımsız olarak geliştirebilir.

Geçerli belgelerin listesi onaylı işletmenin muhasebe politikasının ekinde.

İzin verilmedi bakımı için bağımsız olarak belgeler geliştirin:

Nakit muhasebesi.
PKM tekniğini kullanan hesaplamalar.
Taşıma taşımacılığı.

Bakanlıklar tarafından ileri derecede uzmanlaşmış kullanım amacıyla geliştirilen diğer belgeler değiştirilmez. Örneğin işletmeler Ulaştırma Bakanlığının onayladığı standart formları değiştirmiyor.

Uygulama, işletmelerin ağırlıklı olarak birleşik formlar kullandığını göstermektedir. Bir şirket kendi muhasebe formlarını geliştirdiğinde prosedür takip edilir:

Gerekli ayrıntıların dahil edilmesi.
Muhasebe politikasının oluşturduğu belge akışına uygun formların onaylanması.
Formların kullanımı hakkında Federal Vergi Hizmetini bilgilendirmek.
Belge formlarının ortaklarla koordinasyonu ve formların sözleşmeye eklenmesi. Vergileri hesaplamak için formları kullanan ortaklar için belgelerin yasallığının ve yasal geçerliliğinin onaylanması gerekir.

Kullanılan form türleri işletmenin profiline bağlıdır.

Bu belgelerin listesinde neler var?

Birincil muhasebe formları operasyon türüne göre gruplandırılmış.

Muhasebe alanındaki işletmeler kullanmak:

Önemli bir grup birincil belge, personel kayıtlarının tutulmasına yöneliktir.

Raf ömrü

İşletme, birincil muhasebe belgelerinin güvenliğini 5 yıl boyunca sağlamalıdır. Denetim sırasında verileri açıklığa kavuşturmak ve muhasebenin ve vergilerin bütçeye ödenmesinin doğruluğunu teyit etmek için formlar gerekebilir.

İstisnalar, çalışanlara ücretlerin ödenmesini onaylayan formları içerir. Hesap kartları, personel emirleri, ekstreler 75 yıl süreyle saklanır.

Depolama şirket veya şehir arşivi tarafından gerçekleştirilir.

Bu belgelerin dolaşımındaki nüanslar aşağıdaki videoda özetlenmiştir:

Bankalar Bugün Canlı

Bu sembolle işaretlenen makaleler her zaman alakalı. Bunu izliyoruz

Ve bu makaleye yapılan yorumlara verilen yanıtlar nitelikli avukat Ve yazarın kendisi nesne.

Muhasebe raporunun birincil belgeleri, herhangi bir şirketin belge akışındaki en önemli bağlantıdır. Onlar olmadan, yalnızca tüm gelir, gider ve makbuzları doğru bir şekilde hesaplamak değil, aynı zamanda vergi dairesine yapılan kesintileri de doğru bir şekilde hesaplamak (ve dahası vergi makamlarıyla onaylamak) mümkün olmayacaktır. “Birincil” nedir ve bunun gereksinimleri nelerdir? Hadi çözelim.

Bu tanımdan genel olarak ne kastedildiğini anlamak gerekir. Dolayısıyla, birincil muhasebe belgeleri, işletmede gerçekleştirilen ve bir miktar ekonomik etki getiren ticari işlemlerin teyididir. Bu destekleyici bir belgedir - örneğin bir tür fatura.

Bu belgeler yalnızca muhasebe açısından önemli değildir. Vergi kanunlarına uymaları ve tüm işlemleri onaylamaları gerekmektedir. Birincil belgeleri kullanarak şirketin devlete karşı yükümlülüklerinin kapsamını belirleyebilirsiniz. Vergi dairesi, hesaplamaların doğruluğunu doğrulamak için bu sertifikaları isteyecektir.

Birincil belgeler operasyon sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Ancak ikincisi ancak süreç sırasında evrak işleriyle uğraşmanın mümkün olmaması durumunda mümkündür.

Ve bu tür gecikmelerin kesinlikle önerilmediğini ve yalnızca istisnai durumlarda izin verildiğini hatırlamakta fayda var.

"birincil" ne demek

Bu belge türü, halihazırda tamamlanmış iş eylemlerini onaylayan belgedir. Örneğin yeni bir torna tezgahı satın almak. Şunu veya bu eylemi onaylayabilecek birincil belgeler olmadan, giderleri/gelirleri veya herhangi bir makbuzu muhasebe defterine girmek imkansızdır.

Birincil belgeler elektronik veya kağıt olabilir; hiçbir fark yoktur. Bu tür elektronik belge yönetiminin tek özelliği, onay için elektronik imzanın gerekli olmasıdır. Ancak bazı işletmeler dijital yeteneklerin kullanımını sınırlayabilir. Sözleşme şartlarına göre veya kanunla düzenlenen bazı durumlarda, yalnızca kağıt üzerinde bulunan “birincil” belgenin sağlanmasını talep etmek mümkündür.

Birincil muhasebe belgesi, ticari faaliyetlerin muhasebeleştirilmesi için gerekli tüm bilgileri içermelidir. Aksi takdirde vergi sorunları ortaya çıkabilir. Herhangi bir gider veya geliri teyit edemiyorsanız kesinti miktarı artabilir.

Böyle bir belge, kuruluşun ekonomisinde ekonomik durumu etkileyen bazı eylemlerin yapıldığının kanıtıdır.

Muhasebe belgelerinin listesi

İlginç bir şekilde, yasa belirli belgeleri düzenlememektedir, bu nedenle kabul edilebilir birçok seçenek arasından seçim yapabilirsiniz. Bu, raporlamanın rahatlığını ayarlamanıza olanak tanır. Ama yine de ne tür bir "birincil" var?

Anlaşma. Bir ticari işlemin belirli şartlarını içerir. Uygulamaya dahil olan tüm tarafların sorumluluklarını ve tüm mali nüansları listeler.
Paket listesi. Sağlanan tüm hizmetlerin veya devredilen malların listesi. İşlemdeki her katılımcı tarafından saklanır - kopya almanız gerekecektir.
Transfer ve Kabul Belgesi. Hizmetin tam olarak yerine getirildiğini ve kalitesinin üzerinde anlaşmaya varılan koşulları karşıladığını doğrular. Bu eylem, yapılan işin kabul edildiğini ve buna bağlı olarak müşterinin tam onayını teyit eder.
Transfer ve kabul sertifikası No. OS-1. Önceki belgeden farklı olarak, sabit kıymetlerin giriş ve çıkışları ile faaliyetlerin kayıt altına alınmasında kullanılmaktadır.
Kontrol etmek. Bir ürün veya hizmet için ödeme yapma isteğinin doğrulanması. Faturada sağlanan hizmetlere ilişkin ek koşullar ve fiyatlar listelenebilir. Bu belge aynı zamanda parayı iade etmenize de olanak tanır.
Maaş bordrosu. Personelle ilgili iş sorunlarının çözümünde kullanılır. Yani bu beyanlarda tüm maaş durumları dikkate alınmaktadır. Maaş bordrosuna sadece maaşın kendisini dahil etmek gerekli değildir. Ancak aynı zamanda çalışana tüm ikramiyeler, fazla mesailer, teşvikler ve diğer nakit “akışları” da dahildir.
Nakit belgeler. Mal veya hizmet satışına ilişkin mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi için gereklidir. Bu kategori sadece kasa defterini değil aynı zamanda makbuz ve gider emirlerini de içerir.

Ayrıca okuyun:

Sberbank hizmetinin tam açıklaması - "Business Online"

Doğal olarak tüm bu belgeler belirlenen kural ve prosedürlere bağlı olarak farklı şekilde düzenlenmektedir. Temel kurallar tanımlanmıştır ve birincil oluştururken uyulması gerekir.

Birincil belgelerin sınıflandırılması

Muhasebe kayıtlarını sınıflandırmanın birkaç yolu vardır. Bu, tanımı önemli ölçüde basitleştirir ve gruplandırmanın kendisi belirli prensiplere ve özelliklere göre gerçekleşir.

Yani, birincil belgeler bölünmüştür:

Amaca göre. İdari olanlar var - vekaletname ve ödeme emirleri; idari / temize çıkarıcı - maaş bordroları ve yapılan iş sertifikaları; muhasebe belgeleri – beyanlar, hesaplamalar ve sertifikalar; birleşik – nakit emirler, avans raporları ve talepler; ve katı raporlama formları - abonelikler, makbuz defterleri vb.
Veri içeriğinin hacmine göre. Gerçek birincil belgeler dahildir - nakit siparişler ve çekler; ve konsolide birincil belgeler - belirli bir döneme ait nakit raporları ve tablolar.
Ticari işlemleri yansıtma yöntemine göre. Tek seferlik raporlar var - nakit raporları; ve birikimli ekstreler ve limit kartları.
Derleme yerine göre. Dahili (kurum tarafından resmileştirilen her şey) ve harici (tedarikçilerden, dış kaynak sağlayıcılardan vb. alınanlar) bölünmüştür.

Bu kapsamlı sınıflandırma, muhasebenin rapor hazırlarken karşılaşabileceği hemen hemen tüm birincil belgeleri yansıtmaktadır.

Birincil muhasebe kayıtları

Muhasebe departmanı tarafından alınan her birincil belgenin kaydedilmesi gerekir. Bu nedenle özel muhasebe kayıtları bulunmaktadır. Belirli bir formda yapılmış özel sayım tablolarıdır. Hesaplardaki ticari işlemler hakkında bilgi toplamaları ve bir sürü sertifika, fatura vb. arasında kafalarının karışmaması gerekiyor.

Muhasebe kayıtları farklıdır. Kural olarak, aşağıdaki kategorilere ayrılırlar:

Randevu ile. Buna kronolojik (belgeler göründükleri gibi kaydedilir), sistematik (birincil belge gruplandırma özellikleri dikkate alınarak kaydedilir) dahildir. Bu iki türün birleşimine eşzamanlı kayıtlar denir; ideal olarak muhasebenin yapması gereken budur.
Verileri özetleyerek. Entegre (özelden genele) ve farklılaştırılmış (genelden özele) kayıtlar bu kategoriye girer.
Görünüşe göre. Her şey çok basit - kaydın fiziksel biçimine göre bölünüyorlar. Kart, kitap, elektronik ortam vb. şeklinde olabilir.

Muhasebe kayıtlarının uygun şekilde bakımı, görevi önemli ölçüde basitleştirecek ve birçok soruna karşı koruma sağlayacaktır.

Birincil belgelere ilişkin gereksinimler

Birincil belge, muhasebe belge akışının önemli bir parçası olduğundan, muhafaza edilmesinde ve doldurulmasında çok dikkatli olmak gerekir. Uyulması gereken belirli gereksinimler, normlar ve standartlar vardır.

Ayrıca okuyun:

Terörizm hâlâ Avrupa Birliği üzerinde Demokles'in kılıcıdır

İlköğretimde neler olmalı

Vergi otoritelerinin bunları sorunsuz kabul edebilmesi ve gelecekte kimsenin sorun yaşamaması için birincil muhasebe belgelerinin belirli standartlara göre oluşturulması gerekir. Bu nedenle, birincil belgede aşağıdaki bilgilerin belirtilmesi gerekir:

Belirli bir belgenin adı.
Hazırlık Tarihi.
Bu veya bu eylemi gerçekleştiren (veya adına) konunun adı.
Ticari bir işlemin özü nedir?
Ticari işlem sayaçları. Nakit veya ayni var. Doğal ise neyin ölçüldüğünü belirtmelisiniz.
Operasyonun doğru yürütülmesinden ve bunun için belgelerin hazırlanmasından sorumlu kişiler. Pozisyonları belirttiğinizden emin olun.
İlgili kişilerin imzaları, tam adları ve kimliklerini belirlemeye yardımcı olacak diğer bilgiler.

Tüm bu verilerin varlığı yalnızca operasyonun gerçekten gerçekleştirildiğini doğrulamak için gerekli değildir. Belgede belirtilen bilgiler, gerekirse tüm göstergelerin doğrulanmasına, aktörlerle iletişime geçilmesine ve bazı noktaların açıklığa kavuşturulmasına olanak sağlayacaktır.

Birincil belgeleri hazırlama kuralları

Bu tür belgeleri oluştururken yalnızca taşıması gereken verileri dikkate almanın yeterli olmadığını unutmamak önemlidir. Düzenlemeler, bu tür belgelerin bakımı ve oluşturulmasına ilişkin belirli kurallar belirlemektedir. Bunlar ihlal edilirse veya vergi müfettişlerinin şüpheleri varsa, yalnızca belgeyi yeniden düzenlemekle kalmayacak, aynı zamanda büyük bir para cezası da ödemeniz gerekecektir. Özellikle ihlal ilk değilse.

Kesinlikle hatasız (noktalama işaretleri dahil) ve lekesiz yazın. Elektronik belgelerde yazım hatalarından kaçının.
Herhangi bir kalemi kullanabilirsiniz. Ancak yazarken bulaşmayacak olanların seçilmesi tavsiye edilir - bu, kabul edilemez olan kağıda kir yayacaktır.
Bir tür ticari işlemin gerçekleştirileceği varsayımı durumunda belgelerin düzenlenmesi gerekmektedir. Son çare olarak (ki bu kesinlikle önerilmez), operasyondan hemen sonra bir ön rapor hazırlayıp gönderebilirsiniz.
Dijital biçimde sunulan hesaplanan tüm verilerin kesinlikle kelimelerle kopyalanması gerekir.
İlk formda ayrıntıların doldurulması için veri yoksa oraya bir çizgi koymanız gerekir. Boş hat bırakmak kesinlikle yasaktır.

Muhasebecinin birincil belgeleri doldurma konusunda ne kadar sorumlu olursa, kuruluşun gelecekte o kadar az sorunla karşılaşacağını unutmamak önemlidir.

Zaten bir hata yapılmışsa ne yapmalı?

Bir veya başka bir birincil belgeyi düzeltmenin gerekli olduğu bir durumda, neyin yapılabileceğini ve yapılamayacağını bilmeniz gerekir. Yani hataları düzeltirken şunları yapabilirsiniz:

Yanlış bilginin üzerini çizin ve yanında doğru bilgiyi belirtin. Bilgiyi düzelten kişinin imzasının yanı sıra “Düzeltilene inanın” talimatı ve düzeltmenin yapıldığı tarihin de belirtilmesi gerekmektedir.
Ek notlar alın. İşlemlerin toplam değerleri gerçekleştirilmişse kullanılır, ancak sonuç olarak biraz daha yüksek olduğu ortaya çıkar. Bu durumda bakiyelerin yeni bir belgeye kaydedilmesi ve cari veya bir sonraki raporlama döneminde dikkate alınması gerekir.
Geri alma işlemini gerçekleştirin. Yani, girişi negatif değerler kullanarak düzeltin: yanlış verileri kırmızı macunla yazın ve ardından doğru verileri yanına belirtin.

Birincil muhasebe belgeleri hem muhasebe konularında hem de vergi yükümlülüklerinin hacminin belirlenmesinde önemlidir. Birincil muhasebe belgelerinin hazırlanmasından sorumlu şirket uzmanının, bu tür belgelerin içeriğini ve biçimlerini açıkça anlaması ve ayrıca muhasebe kayıtlarını tutmanın özelliklerini bilmesi önemlidir.

Birincil belgenin muhasebedeki rolü

Birincil belgeler, şirketin işletmede meydana gelen ekonomik olayları resmileştirdiği belgelerdir (6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ tarihli “Muhasebe Kanununun 1. Maddesi, 9. Maddesi).

Herhangi bir kuruluşun muhasebecilerinin açıkça anlaması gereken ilk şey, bugün birincil muhasebe belgeleri için belirli bir zorunlu form listesinin bulunmamasıdır. Herhangi bir şirket, kullanım amacına bağlı olarak birincil belgelerin formlarını kendisi belirler.

Ancak, bu tür belgeler için zorunlu ayrıntıların bir listesi yasal olarak oluşturulmuştur (402-FZ Sayılı Kanunun 9. Maddesi 2. Madde).

ÖNEMLİ! Muhasebede kullanılan formlar kuruluşun muhasebe politikasında sabitlenmelidir (6 Ekim 2008 tarih ve 106n sayılı Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan PBU 21/2008'in 4. maddesi).

Olası birincil muhasebe belgelerinin listesi

2018-2019'daki birincil muhasebe belgelerinin listesi aşağıdaki gibi olabilir:

Paket listesi. Bu, aktarılan stok kalemlerinin listesini yansıtan bir belgedir. Fatura 2 nüsha olarak düzenlenir ve daha sonra faturaya yansıyan bilgileri içerir. Fatura, işleme katılan her iki tarafın temsilcileri tarafından imzalanır ve bir mühürle onaylanır (eğer şirket bunu uygulamasında kullanıyorsa).

Kabul kaydı. İşin sonucunun sözleşmenin orijinal gerekliliklerini karşıladığını doğrulamak için belirli işlerin (hizmetlerin) tamamlanması üzerine hazırlanır.

Böyle bir eylemin örneğine bakın.

Personele ücretlerin ödenmesine ilişkin temel belgeler (örneğin maaş bordroları).

Bu ifadeler hakkında daha fazla bilgi için makaleye bakın “T 49 bordro beyanı doldurma örneği” .

Sabit varlıkların varlığına ilişkin belgeler - burada şirket bu tür belgeleri birincil muhasebe belgeleri listesinden hazırlayabilir:

Binalar veya yapılarla ilgili olmayan bir nesnenin alınması veya elden çıkarılması üzerine OS-1 formundaki sabit varlıkların kabulü ve devri belgesi.

Bu eylem hakkında daha fazla bilgi için malzemeye bakın. "Birleşik form No. OS-1 - Sabit varlıkların kabulü ve devri belgesi" .

Sabit varlık bir bina veya yapı ise, alınması veya elden çıkarılması OS-1a formundaki bir kanunla resmileştirilir.

Daha fazla ayrıntı için makaleye bakın “Birleşik form No. OS-1a - form ve örnek” .

Bir varlığın silinmesi, OS-4 formundaki bir işlemle resmileştirilir.

Daha fazla ayrıntı için malzemeye bakın “Birleşik form No. OS-4 - Bir varlığın hizmetten çıkarılmasına ilişkin yasa” .

Yapılan envanterin belgelenmesi gerekiyorsa, INV-1 formunda sabit varlıkların bir envanter listesi hazırlanır.

Böyle bir birincil belge hakkında daha fazla bilgi için makaleye bakın “Birleşik form No. INV-1 - form ve örnek” .

Envanter maddi olmayan duran varlıklarla ilgili olarak yapılmışsa envanter INV-1a formuna göre derlenecektir.

Daha fazla bilgi için malzemeye bakın “Birleşik form No. INV-1a - form ve örnek” .

Ayrı bir birincil belge grubu nakit belgelerdir. Bunlar, özellikle 2018-2019 için aşağıdaki birincil muhasebe belgeleri listesini içerir:

Nakit sipariş makbuzu.

Derlenmesi hakkında daha fazla bilgi için makaleye bakın “Nakit makbuz emri (PKO) nasıl doldurulur?” .

Hesap nakit emri.

Ödeme talimatı.

Bu belgeyi hazırlama kurallarını okuyun.

Ön rapor.

Karşılıklı alacakların mahsup edilmesi eylemi.

Bu belgeyi kullanmanın özelliklerini okuyun.

Muhasebe bilgileri.

Tasarım ilkeleri hakkında bilgi için “Muhasebe hata düzeltme sertifikası - örnek” malzemesine bakın.

Yukarıdaki liste, muhasebede kullanılan birincil belgelerin tüm kapsamını kapsamamaktadır ve her bir kuruluşta yürütülen muhasebenin özelliklerine bağlı olarak genişletilebilir.

ÖNEMLİ! Bunlar 2018-2019 listesindeki birincil muhasebe belgeleri değildir; liste yukarıda önerilmiştir:

Anlaşma. Bu, işleme katılan tarafların haklarını, yükümlülüklerini ve sorumluluklarını, uzlaşma şartlarını ve prosedürünü, özel koşulları vb. belirten bir belgedir. Verileri, karşı taraflarla yapılan uzlaşmaların analitiğinin muhasebesini düzenlerken kullanılır, ancak kendisi muhasebe işlemleri oluşturmaz.
Kontrol etmek. Bu belge, alıcının tedarikçinin şartlarını kabul ederek ödemeyi kabul ettiği tutarı yansıtır. Fatura, işlemin şartlarına (koşullar, ödeme ve teslimat prosedürleri vb.) ilişkin ek bilgiler içerebilir, yani sözleşmeyi tamamlayabilir.
Fatura. Bu belge vergi amacıyla hazırlanmıştır, çünkü alıcılar, tedarikçiler tarafından sunulan KDV tutarlarını (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. maddesinin 1. fıkrası) indirim için kabul etmektedir. Dolayısıyla, belirli bir işlemi karakterize eden diğer belgelerin bulunmaması durumunda, bu işleme ilişkin masrafların bir fatura ile teyit edilmesi mümkün olmayacaktır (Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 25 Haziran 2007 tarih ve 03-03-06 tarihli mektubu/ 1/392, 31 Mart 2006 tarihli Federal Vergi Servisi No. 02-3 -08/31, Doğu Sibirya Bölgesi Federal Anti-Tekel Servisi'nin 19 Nisan 2006 tarih ve A78-4606/05-S2-20/ kararı 317-F02-1135/06-S1).

Listede verilen birincil muhasebe belgelerinin birleştirilmiş formlarının kullanımının zorunlu olmadığı, çünkü 2013'ten beri (402-FZ sayılı Kanunun kabul edilmesinden sonra), bu tür formların formlarının bağımsız olarak geliştirilebildiği unutulmamalıdır. Ancak çoğu durumda kullanılmaya devam ediyorlar. Bu nedenle, 2018-2019'da Devlet İstatistik Komitesi kararlarında yer alan birleşik birincil muhasebe belgelerinin listesi geçerliliğini korumaya devam ediyor.

Birincil belge formları hangi bilgileri içermelidir?

Şu anda tüm formlar için zorunlu birincil belgeler bulunmamasına rağmen, yasa koyucu bu tür belgelerin içeriğine ilişkin gereklilikleri belirlemiştir. Her birincil belgede bulunması gereken zorunlu ayrıntıların listesi Sanatın 2. paragrafında verilmiştir. 402-FZ Sayılı Kanunun 9'u. Bunlar özellikle şunlardır:

belgenin adı;
söz konusu belgenin düzenlendiği tarih;
belgeyi derleyen kişi hakkında bilgi (şirketin veya bireysel girişimcinin adı);
bu belgeyle resmileştirilen ekonomik yaşam olgusunun özü;
parasal, sayısal özellikler, meydana gelen olayın ölçüleri (örneğin, müşterilere ürünlerin hangi hacimde, hangi birimlerde ve ne miktarda satıldığı);
olayı belgeleyen sorumlu uzmanlara ilişkin bilgiler ve bu uzmanların imzaları.

Birincil belgeler ve muhasebe kayıtları

Birincil muhasebe belgeleri nasıl sınıflandırılabilir?

Birincil belge şirketin kendisi tarafından verilmişse, iç gruba veya dış gruba ait olabilir. Şirket içinde düzenlenen ve derleyici firmaya etkisini gösteren bir belge, dahili bir birincil belgedir. Belge dışarıdan alınmışsa (veya şirket tarafından derlenip dışarıya verilmişse), o zaman harici bir birincil belge olacaktır.

Şirketin dahili belgeleri aşağıdaki kategorilere ayrılmıştır:

Birincil idari belgeler, bir şirketin yapısal birimlerinden veya çalışanlarından herhangi birine emir verdiği belgelerdir. Bu kategori şirket siparişlerini, talimatlarını vb. içerir.
Yönetici birincil belgeleri. Bunlarda şirket, belirli bir ekonomik olayın meydana geldiği gerçeğini yansıtıyor.
Muhasebe belgeleri. Şirket, onların yardımıyla diğer idari ve destekleyici belgelerde yer alan bilgileri sistematik hale getirir ve özetler.

Bir iş olayı birincil belge olarak belgelendikten sonra, olayın muhasebe kayıtlarına yansıtılması gerekir. Aslında onlar düzenli bilgilerin taşıyıcılarıdır; ticari işlemlerin özelliklerini ve göstergelerini biriktirir ve dağıtırlar.

Aşağıdaki kayıtlar görünümleriyle ayırt edilir:

kitabın;
kartlar;
ücretsiz çarşaflar.

Kayıt tutma yöntemine bağlı olarak, aşağıdaki gruplar ayırt edilir:

Kronolojik kayıtlar. İlk andan sonuncuya kadar sırayla meydana gelen olayları kaydederler.
Sistematik kayıtlar. Bunlarda şirket, tamamlanan işlemleri ekonomik içeriğe (örneğin kasa defteri) göre sınıflandırır.
Birleşik kayıtlar.

Kayıtlara yansıyan bilgi içeriği kriterine göre aşağıdakiler ayırt edilir:

sentetik kayıtlar (örneğin bir günlük emri);
analitik kayıtlar (maaş bordrosu);
şirketin hem sentetik hem de analitik muhasebe gerçekleştirdiği bağlamda birleşik kayıtlar.

Muhasebe kayıtları hakkında daha fazla bilgi için makaleye bakın. “Muhasebe kayıtları (formlar, örnekler)” .

Sonuçlar

Şu anda, birincil muhasebe belgelerinin zorunlu formları ve listeleri bulunmamaktadır: herhangi bir ticari kuruluş, faaliyetlerinde kullanacağı birincil belgelerin biçimlerini kendisi için bağımsız olarak belirleme hakkına sahiptir.

Aynı zamanda, en yaygın birincil muhasebe belgeleri, Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylanan birleşik formlar arasında analogları olan belgelerdir.

Birincil belge hazırlandıktan sonra, bilgilerin ondan muhasebe siciline aktarılması gerekir.

Bir parça kağıt olmadan sen bir hiçsin! Ve bir parça kağıtla - işini vicdanlı ve profesyonelce yürüten bir işadamı. Veya ona yardım eden yetkin bir muhasebeci. Muhasebede belgelerin doğru şekilde yürütülmesi, hem muhasebe verilerinin oluşturulması hem de kuruluşun vergi yükümlülüklerinin belirlenmesi açısından önemlidir. Ve en değerli olanı korumak istiyorsanız, belgelere hoşgörülü davranmayın ve hangi gereksinimleri karşılamaları gerektiğini dikkatlice inceleyin. En azından önce bu makaleyi okuyun!

Kayıtları kendi başlarına tutan muhasebe uzmanları ve küçük işletme temsilcilerinin, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, taşınması ve saklanması prosedürünün temel gerekliliklerini bilmesi gerekir.

1. Belge kavramı

2. Birincil muhasebe belgesi türleri

3. Birincil muhasebe belgelerinin formları

4. Birincil muhasebe belgelerinin onaylanması

5. Muhasebe belgelerinin zorunlu ayrıntıları

6. Muhasebede belgelerin hazırlanması

7. Ana belgeleri imzalamak için vekaletname

8. Muhasebe belgeleri için belge akış şeması

9. Birincil belgelerin günlüğü

10. Muhasebe belgelerinin düzeltilmesi

11. Muhasebe belgelerinin saklanması

12. Birincil belgelerin saklanması sorumluluğu

O halde sırayla gidelim.

1. Belge kavramı

Muhasebe mevzuatında “belge” kavramı açıklanmamıştır. GOST R ISO 15489-1-2007 tarafından oluşturulan tanımı kullanalım:

Belge: yasal yükümlülükleri veya ticari faaliyetleri teyit ederken kanıt olarak bir kuruluş veya birey tarafından oluşturulan, alınan ve saklanan, somut bir ortama kaydedilen tanımlanabilir bilgiler (GOST'un 3.3. maddesi).

Hangi belgeler birincildir? Birincil belgeler, işlemler ve süreçlerle ilgili ilk bilgileri içeren belgelerdir. Bunlar muhasebe kayıtlarının yapıldığı belgelerdir.

Birincil muhasebe belgeleri- bunlar ekonomik yaşamın gerçeklerini belgeleyen belgelerdir (6 Aralık 2011 tarihli 402-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında” Kanunun 9. maddesinin 1. fıkrası).

Hazırlanmalarının temel şartı, birincil belgelerin ekonomik hayatın gerçekleri ortaya çıktığında veya tamamlandıktan hemen sonra (eğer böyle bir olasılık varsa) hazırlanması gerektiğidir.

Birincil belgelere örnekler:

Gelen ve giden nakit emirler,
sevk irsaliyesi (TORG-12 formuna göre),
ön rapor,
muhasebe bilgileri.

2. Birincil muhasebe belgesi türleri

Hiçbir düzenleyici kanunda muhasebe belgelerinin uyumlu bir şekilde sınıflandırılması veya gruplandırılması yoktur.

Aşağıdaki birincil muhasebe belgesi türleri aşağıdakilere bağlı olarak ayırt edilebilir:

derleme yerleri:

dahili,
harici,

Kullanılan belge formları:

birleştirilmiş (birleştirilmiş formların albümlerinde bulunan formlara göre oluşturulmuştur),
birleşik olmayan (kuruluş tarafından bağımsız olarak geliştirilen formlara göre oluşturulmuştur),

depolama ortamı türü:

kağıt,
elektronik,

bilgi hacmi:

öncelik,
özet,

varlık ve yükümlülüklerin türü, muhasebe alanları:

duran varlıkların muhasebeleştirilmesi hakkında,
Envanter muhasebesi hakkında,
Ücret tahakkukları ve ödemelerinin muhasebeleştirilmesi,
Nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesi için,
diğerleri benzer.

3. Birincil muhasebe belgelerinin formları

Muhasebede belgelerin hazırlanması, hem bağımsız olarak geliştirilmiş hem de birleşik formların kullanılmasını içerir. 2013 yılından bu yana çoğu birleşik formun kullanılması zorunlu değildir.

Tüm birincil belge biçimleri kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Şu anda Aşağıdaki birleştirilmiş form türlerinin kullanılması gerekir:

Nakit işlemlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin (18 Ağustos 1998 tarih ve 88 sayılı Goskomstat Kararı, 11 Mart 2014 tarih ve 3210-U sayılı Rusya Bankası Direktifi),
emeğin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin (5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Kararı),
kargo taşımacılığı hizmetlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin (15 Nisan 2011 tarih ve 272 sayılı Hükümet Kararnamesi, Çeşitli ulaşım modlarının Şartları).

Ödeme talimatının da standart bir formu vardır, tüm alanları bize aittir.

Birleştirilmiş formları doldururken sağlanan tüm satırlar (sütunlar) doldurulur. Herhangi bir gösterge eksikse, bunlara bir çizgi konur.

Örnek 1.

Tedarikçi, TORG-12 ve son satırları “teslimat hizmetleri” olarak doldurulmuş bir fatura sağlayarak malzemeleri sağladı; başka belge yok.

Olası sonuçlar, KDV indirimlerinin ve gelir vergisi giderlerinin kabul edilmemesi, işlemin gerçekliği (malzemelerin teslimatı ve muhtemelen malzemelerin satın alınması gerçeği) doğrulanmadığı için işlemin hayali (hayali) olarak tanınmasıdır. Bir konşimento gereklidir.

Organizasyonlarda zorunlu olmayan birleştirilmiş formlar halen kullanılmaktadır. Şirketin iç ihtiyaçlarına bağlı olarak bu tür formlar, belirli iş gerçeklerini yansıtmak için daha uygun ve uygun hale getirilecek şekilde değiştirilebilir.

Örneğin, "yazdırma konumu" özelliğini kaldırabilir ve "ön/arka taraf" işaretini kullanmayı reddedebilirsiniz.

4. Birincil muhasebe belgelerinin onaylanması

Kuruluş, muhasebe politikalarında kullanılan birincil muhasebe belgelerinin formlarını onaylamakla yükümlüdür (PBU 1/2008 “Kuruluşun muhasebe politikaları”) 4. maddesi. Birleştirilmiş belge formlarının albümlerinden birine basit bir bağlantının yeterli olmadığı unutulmamalıdır.

Muhasebe politikası (muhasebe politikasının ekinde), şirketin kullanacağı birleşik form albümlerinden belirli belgeleri ve ayrıca birincil belgeleri imzalama hakkına sahip kişilerin bir listesini (Maliye Bakanlığı'nın bilgisi) listelemelidir. Rusya Federasyonu No. PZ-10/2012).

Muhasebe politikasına yönelik bir uygulamanın tasarımına bir örnek “” makalemizde bulunabilir. Bağımsız olarak geliştirilen formların örnekleri, doldurulmasına ilişkin açıklamalarla birlikte muhasebe politikasına eklenmiştir.

Formlar aynı zamanda diğer yerel düzenlemeler tarafından da onaylanabilir. Örneğin, birincil belgelerin onaylanmasına ilişkin bir Emir. Böyle bir emre ilişkin bir referans muhasebe politikasında yer almalıdır.

5. Muhasebe belgelerinin zorunlu ayrıntıları

Gereksinimler Birincil muhasebe belgelerinin zorunlu ayrıntıları Federal “Muhasebe Kanunu” ile kurulmuştur. Bu tür yalnızca 7 ayrıntı var:

Belgenin başlığı,
Belgenin hazırlanma tarihi,
belgeyi derleyen ekonomik kuruluşun adı,
Ekonomik hayatın gerçeğinin içeriği,
ölçü birimlerinin belirtilmesiyle birlikte doğal ve (veya) parasal ölçümün değeri,
İşlemden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları,
İmza transkripti ile sorumlu kişilerin imzaları.

Birincil muhasebe belgesi olmayan bazı belgeler bu şekilde kullanılabilir.

Kiranın giderlere yansıtılmasında bu tür belgeler kira sözleşmeleri ve kanunlarıdır. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 611 ve 622. Maddeleri uyarınca, bu durumda, muhasebe nesnelerinin kabulü ve devrine ilişkin ikili işlemlerin düzenlenmesi gerekmektedir.

Örnek 4.

Şirket ofis alanı kiralıyor. Aylık kiranın hesaplanacağı belgeler, kira sözleşmesi ve kiralanan mülkün kabul belgesidir.

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 753. maddesi uyarınca tek taraflı işlemler birincil belge olarak kullanılabilir.

6. Muhasebede belgelerin hazırlanması

Belgeleri hazırlarken sıklıkla karşılaşılan özel durumları ele alalım.

Pulların reddedilmesi

Mührün amacı sorumlu kişinin imzasını tasdik etmektir.

04/07/2015 tarihinden itibaren kuruluşların mühür taşımasına gerek yoktur. Mühürle ilgili bilgiler şirket tüzüğünde belirtilmelidir (04/06/2015 tarih ve 82-FZ sayılı Federal Kanun).

Mühür yalnızca federal kanunla belirlenen durumlarda gereklidir.

Bir tüzel kişinin çıkarlarını mahkemede temsil etmek için vekaletname (Rusya Federasyonu Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 53. Maddesi, Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 61. Maddesi),
Gümrük makamlarına sunulan belgeler (27 Kasım 2010 tarihli 311-FZ),
endüstriyel bir kaza ile ilgili hareket etmek (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 230. Maddesi),
çift depo sertifikası (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 913. Maddesi).

Mühür zorunlu bir gereklilik değildir, ancak varlığı kuruluş başkanı tarafından onaylanan birincil belge şeklinde sağlanabilir (06.08.2015 tarih ve 03-01- tarihli Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Mektubu) 10/45390).

Yabancı dillerdeki belgeler

Kayıt için yalnızca Rusça belgeler kabul edilir (34n sayılı Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Kararının 9. maddesi).

Rusçaya tercümesi ve satır satır tercümesi olmalı. Tercümenin tasdik edilmesine gerek yoktur (Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 20 Nisan 2012 tarih ve 03-03-06/1/202 sayılı Mektubu). Noter tasdikli tercümenin gerekli olduğu durumlar 1961 Lahey Sözleşmesinde düzenlenmiştir.

Birincil belgelerde ruble olmayan sayaçlar

Maliyet verilerinin muhasebe belgelerine ruble, para birimi ve geleneksel birimler cinsinden yansıtılmasına izin verilir.

Karşılaştırma için, vergi muhasebesinde, ödemeler için faturaların sadece ruble cinsinden doldurulması gerekliliği, 26 Aralık 2011 tarihli ve 1137 sayılı Hükümet Kararnamesi (fatura doldurma prosedürünün 1. maddesi) ile belirlenmiştir.

Elektronik birincil belgeler

Federal “Muhasebe Kanunu”, birincil belgelerin hem kağıt hem de elektronik biçimde hazırlanmasına izin verir.

Elektronik belge, muhasebe belgelerinin tüm zorunlu ayrıntılarını ve elektronik imzayı (ES) içermelidir.

Üç tür elektronik imza vardır: basit, gelişmiş niteliksiz ve gelişmiş nitelikli. Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı, herhangi bir elektronik imzanın kullanılmasının mümkün olduğunu düşünmektedir (12 Eylül 2016 tarih ve 03-03-06/2/53176 sayılı Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Mektubu).

7. Ana belgeleri imzalamak için vekaletname

Bir kuruluşun çalışanı, belgelerden biri hazırlandığında imzalama hakkına sahiptir:

imzalama hakkı siparişi,
birincil belgeleri imzalamak için vekaletname (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 185 - 189. Maddeleri).

İmza hakkına ilişkin bir emirden farklı olarak, kuruluşun çalışanı olmayan bir vatandaşa da birincil belgeleri imzalamak için bir vekaletname verilebilir.

İmza için tarafların mutabakatı ile bir faks kullanılabilir (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 160. Maddesi, Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesinin 17 Aralık 2009 tarih ve VAS-16259/09 tarihli kararı).

8. Muhasebe belgeleri için belge akış şeması

Belge akış çizelgesi, belgelerin oluşturulması, taşınması, işlenmesi ve saklanmasına ilişkin prosedürün diyagram veya tablo biçiminde bir açıklamasıdır. Program, muhasebe politikasının eki olarak veya yerel bir düzenleyici kanun şeklinde onaylanabilir. İkinci durumda, muhasebe politikası böyle bir yasaya referans içermelidir.

Belge akış planı şunları içermelidir:

Belgelerin kaydedilmesi, aktarılması, işlenmesi ve saklanması için son tarihler,
belge akış programında belirtilen işlemlerden sorumlu kişilerin pozisyonları (29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı Maliye Bakanlığı Emri'nin 5.4, 5.6 maddeleri).

9. Birincil belgelerin günlüğü

Birincil belgelerden oluşan bir günlük tutmak, muhasebeden ziyade rasyonel belge akışının bir kuralıdır.

Gelen/giden belgeleri kaydetmek için böyle bir birincil belge günlüğü gereklidir. Muhasebenin herhangi bir muhasebe programı kullanılmadan yapıldığı durumlarda bile böyle bir günlük tutmanızı öneririz.

Örneğin 1C programını kullanırken herhangi bir zamanda bir belge günlüğü oluşturulabilir ve yazdırılabilir. Böylece, tedarikçi belgelerinin muhasebesine ilişkin dergi “Belgelerin kaydı “Makbuz (eylem, fatura)”, kasa belgelerinin muhasebesine ilişkin dergi ise “Kasa belgelerinin kaydı” olarak oluşturulacaktır.

Muhasebede, vergi muhasebesinden farklı olarak, Birincil belgelerin yokluğunda ekonomik yaşam gerçeğinin yansıması Daha sonra gelmeleri şartıyla.

Bu durumda ekonomik hayatın gerçeği muhasebeye yansır. tahmini değerde. Bir belge alındığında, daha önce yapılan kayıt tersine çevrilmez, yalnızca belgenin alındığı tarihe göre ayarlanır.

Bu yaklaşım aşağıdaki belgelerde doğrulanmaktadır:

PBÜ 21/2008
Maliye Bakanlığı'nın 28 Aralık 2001 tarih ve 119n sayılı Emri “Stokların muhasebeleştirilmesine ilişkin esaslar” (bölüm 1'in 5. alt bölümü)
Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesi'nin 8 Temmuz 2016 tarih ve AKPI16-443 sayılı Kararı.

Bu prosedürün bir istisnası, aracılık işlemlerine ilişkin belgelerdir. Aracı, işlemle ilgili tüm belgeleri teslim etmelidir. Bir işlem raporunun hatalar veya yanlışlıklarla düzenlenmesi durumunda, müdür, raporun alındığı tarihten itibaren yalnızca 30 gün içinde itirazda bulunabilir (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 999, 1008. Maddeleri).

10. Muhasebe belgelerinin düzeltilmesi

Muhasebede belgelerin hazırlanmasına bazen hatalar ve yanlışlıklar eşlik eder. Bu durumda düzeltmeler gerekecektir.

Yalnızca nakit ve banka belgelerinde (örneğin kağıt ödeme emirlerinde) düzeltme yapılması yasaktır. Diğer tüm belgelerde değişiklik yapılabilir.

Muhasebe belgelerinin düzeltilmesi aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

Yanlış girişin üzeri tek satırla çizilir, böylece üzeri çizilenler okunabilir,
doğru değer yanında gösterilir,
“Düzeltildi” girişi girilir,
düzeltme tarihi ve belgeyi derleyen kişinin imzası, imzasının transkripti ile belirtilir.

Bu kurallar, 402-FZ sayılı “Muhasebe” Federal Kanunu (9. Maddenin 7. fıkrası) ve 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı Maliye Bakanlığı Emri ile belirlenir.

Damga basılmasına gerek yoktur. Bir istisna, mühürle onaylanan iş göremezlik belgesindeki düzeltmelerdir.

Düzeltme, belgeyi derleyen çalışan tarafından yapılmalıdır. Bu mümkün değilse, örneğin kişi işten ayrılırsa, düzeltme yeni işe alınan çalışan veya onun bir numaralı amiri tarafından yapılır.

11. Muhasebe belgeleri nasıl saklanır ve imha edilir

Belge saklama prosedürü, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Kültür Bakanlığı Kararı ile belirlenir. Federal Muhasebe Kanununun 29. maddesi uyarınca belgelerin genel saklama süresi 5 yıldır. Yönetici, belgelerin saklanmasını organize etmekten sorumludur.

Pek çok belgenin saklama süreleri uzatılmıştır:

Muhasebe belgeleri, saklama süreleri dolmuşsa imha edilebilir (31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Kararının 2.3, 4.11 maddeleri). İmha kararı, yıllık olarak oluşturulabilen veya sürekli olarak faaliyet gösterebilen bir uzman komisyonu tarafından verilmektedir.

Belgelerin incelenmesi sonucunda, öncelikle saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsise ilişkin teklifler hazırlanır, ardından doğrudan saklamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsise ilişkin kanun teklifinde bulunulur. Kanun, kanunun düzenlendiği yılın 1 Ocak tarihine kadar saklama süresi dolan belgeleri içermektedir.

Eylemin yönetici tarafından onaylanması gerekir.

Belgeleri imha edebilirsiniz:

kendi başına. Bu durumda belgelerin imhasına ilişkin bir kanun hazırlanması gerekmektedir. Böyle bir işlemde hangi belgelerin, ne miktarda ve ne şekilde imha edildiği belirtilmelidir.
P daha sonra imha edilmek üzere uzman bir kuruluşa transfer edildi. Aynı zamanda, aktarılan belge sayısını ve ağırlıklarını gösteren bir fatura düzenlenir (Rosarkhiv Kurulu'nun 02/06/2002 tarihli kararıyla onaylanan Rosarkhiv Kurallarının 2.4.7 maddesi). Bu durumda belgelerin imhası eylemi uzman bir kuruluş tarafından düzenlenir.

12. Birincil belgelerin saklanması sorumluluğu

Birincil belgelerle çalışmanın cezaları, Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11. Maddesi ile belirlenir.

Muhasebe (finansal) raporlama da dahil olmak üzere muhasebe gerekliliklerinin ağır ihlali durumunda yaptırımlar uygulanır.

Biri ağır muhasebe ihlalleri dır-dir:

“Ekonomik varlığın temel muhasebe belgeleri ve/veya muhasebe kayıtları ve/veya muhasebe (mali) tabloları ve/veya muhasebe (mali) tablolarına ilişkin bir denetçi raporu (eğer muhasebe (mali) denetimi yapılıyorsa) eksiktir. bu tür belgeler için belirlenen saklama süreleri içerisinde raporlama zorunludur).

Ceza miktarları:

yetkililer için beş bin ila on bin ruble tutarında,
tekrarlanan görev için - on bin ila yirmi bin ruble tutarındaki yetkililere veya bir ila iki yıllık bir süre için diskalifiye edilmeye.

Aynı zamanda, kontrol sırasında, birincil belgelerin yokluğunun, yeterli sayıda belgenin olduğu ancak bunların belirli formlarda düzenlendiği durum olarak anlaşılacağı gerçeğini de hesaba katmak gerekir. onaylanmamış.

Vergi yükümlülüğü Rusya Federasyonu Vergi Kanunu ayrıca birincil belgelerin güvenliğinin sağlanamaması durumunda da belirlemektedir (Madde 120):

Bir raporlama döneminde - 10 bin ruble'ye kadar;
Birden fazla vergi dönemi için - 30 bin ruble'ye kadar,
Vergi matrahının hafife alınması durumunda - ödenmemiş vergi miktarının (katkı payı) %200'ü, ancak 40 bin ruble'den az olmamalıdır.

Muhasebede birincil belgelerin hazırlanmasıyla ilgili hala sorularınız varsa, bunları aşağıdaki yorumlarda sorun.

Muhasebede belgelerin hazırlanması: en önemlisi

Federal Kanun 402-FZ “Muhasebe Hakkında” tüm muhasebe ve birincil belgeleri açıklamaktadır. Bunlara esas olarak vergi amaçlı ihtiyaç duyulur - yaptığınız harcamaları ve vergi matrahının belirlenmesinin doğruluğunu onaylayan belgeler olarak.

Birincil belgeler 4 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre zarfında vergi dairesi istediği zaman sizi veya karşı tarafları kontrol etmelerini talep edebilir. “Birincil”, karşı taraflarla olan anlaşmazlıklarda davalarda da kullanılır.

Birincil muhasebe belgeleri ticari işlemler sırasında hazırlanır ve tamamlandıklarını gösterir. Belirli bir işleme eşlik eden belgelerin listesi, işlemin türüne bağlı olarak değişebilir. Gerekli tüm birincil belgelerin hazırlanması genellikle tedarikçi tarafından gerçekleştirilir. Alıcı olduğunuz işlemler sırasında ortaya çıkan belgelere özellikle dikkat edilmelidir, çünkü bunlar sizin masraflarınızdır ve bu nedenle tedarikçinizden ziyade yasanın lafzına uymakla daha fazla ilgileniyorsunuz.

Birincil belgelerin iş aşamalarına göre ayrılması

Tüm işlemler 3 aşamaya ayrılabilir:

Aşama 1. Anlaşmanın şartlarını kabul ediyorsunuz

Sonuç şöyle olacaktır:

sözleşme;
ödeme için bir fatura.

Aşama 2. İşlem için ödeme gerçekleşir

Ödemeyi Onayla:

Ödemenin banka havalesi veya satın alma yoluyla veya cari hesabınızdan para aktarıldığı ödeme sistemleri aracılığıyla yapılmış olması durumunda cari hesap ekstresi;

nakit makbuzları, nakit makbuz siparişleri için makbuzlar, katı raporlama formları - ödeme nakit olarak yapılmışsa. Çoğu durumda bu ödeme yöntemi, çalışanlarınız tarafından hesaba para çekerken kullanılır. Kuruluşlar arasındaki ödemeler nadiren nakit şeklinde olur.

Aşama 3. Mal veya hizmetin alınması

Malların gerçekten teslim alındığını ve hizmetin verildiğini doğrulamak zorunludur. Bu olmadan vergi dairesi harcanan paraya ilişkin vergiyi azaltmanıza izin vermeyecektir. Makbuzu onaylayın:

irsaliye - mallar için;
satış makbuzu - genellikle nakit makbuzla birlikte veya ürün bireysel bir girişimci tarafından satılıyorsa verilir;
yapılan işin/verilen hizmetlerin sertifikası.

Zorunlu birincil belgeler

İşlemlerin değişkenliğine rağmen, her türlü işlem için hazırlanan zorunlu belgelerin bir listesi vardır:

sözleşme;
kontrol etmek;
sıkı raporlama formları, yazarkasa, satış makbuzu;
fatura;
yapılan işin sertifikası (verilen hizmetler).

Anlaşma

Bir işlemi gerçekleştirirken, müşteri ile yaklaşan ticari işlemlerin tüm ayrıntılarını belirten bir anlaşma yapılır: ödeme prosedürleri, malların nakliyesi, işin tamamlanması için son tarihler veya hizmetlerin sağlanmasına ilişkin koşullar.

Sözleşme tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler. İdeal olarak, her işleme mal veya hizmet tedarikine ilişkin ayrı bir anlaşma eşlik etmelidir. Ancak uzun vadeli işbirliği ve benzer operasyonların uygulanmasıyla genel bir anlaşmaya varılabilir. Anlaşma, her iki tarafın kaşeleri ve imzaları ile iki nüsha halinde hazırlanmıştır.

Bazı işlemler yazılı bir sözleşme gerektirmez. Örneğin, bir satış sözleşmesi, alıcının nakit veya satış makbuzunu aldığı andan itibaren akdedilir.

Ödeme için fatura

Fatura, tedarikçinin mal veya hizmetlerinin fiyatını sabitlediği bir anlaşmadır.

Alıcı uygun ödemeyi yaparak sözleşme şartlarını kabul etmiş olur. Ödeme faturasının şekli kesin olarak düzenlenmemiştir, bu nedenle her şirketin bu belgenin kendi formunu geliştirme hakkı vardır. Faturada işlemin şartlarını belirtebilirsiniz: şartlar, ön ödeme bildirimi, ödeme ve teslimat prosedürleri vb.

Bu belge için 9-FZ “Muhasebe Hakkında” Madde 9-FZ uyarınca müdürün veya baş muhasebecinin imzası ve mührü gerekli değildir. Ancak karşı tarafların ve devletin soru sormaması adına bunların da ihmal edilmemesi gerekiyor. Fatura, tedarikçiye talep sunmanıza izin vermez; yalnızca ürün veya hizmetin fiyatını sabitler. Aynı zamanda alıcının, tedarikçinin sebepsiz zenginleşmesi halinde paranın iadesini talep etme hakkı da saklıdır.

Ödeme belgeleri: nakit makbuzları, katı raporlama formları (SSR)

Bu birincil belge grubu, satın alınan mal veya hizmetler için ödeme gerçeğini doğrulamanıza olanak tanır.

Ödeme belgeleri satış ve nakit makbuzlarını, mali tabloları, ödeme taleplerini ve siparişlerini içerir. Alıcı, banka havalesi yoluyla ödeme yaparak siparişi bankadan teslim alabilir. Alıcı, nakit ödeme yaparken tedarikçiden nakit veya mal makbuzu alır.

Konşimento veya satış makbuzu

Satış makbuzları yukarıda da belirttiğimiz gibi kişilere mal satışı yapılırken veya kişilerin kendileri tarafından düzenlenmektedir.

Faturalar öncelikle tüzel kişiler tarafından malların veya stok kalemlerinin serbest bırakılmasını/satılmasını ve bunların müşteri tarafından daha sonra alınmasını kaydetmek için kullanılır.

Fatura iki nüsha olarak hazırlanmalıdır. Birincisi, malların devredildiğini teyit eden bir belge olarak tedarikçide kalır ve ikinci nüsha alıcıya aktarılır.

Faturadaki veriler faturadaki numaralarla eşleşmelidir.

Malın tesliminden sorumlu yetkilinin, fatura üzerine kendi imzasını ve kuruluşun mührünü koyması gerekir. Malları teslim alan tarafın da irsaliye üzerinde bunu imzalayıp mühürle tasdik etmesi zorunludur. Faks imzasının kullanılmasına izin verilir, ancak bunun sözleşmeye kaydedilmesi gerekir.

Verilen hizmetlerin sertifikası (yapılan iş)

bir işlemin gerçekliğini, hizmetlerin veya işin maliyetini ve zamanlamasını doğrulayan iki taraflı bir birincil belgedir.

Kanun, yüklenici tarafından müşterisine, hizmetlerin veya gerçekleştirilen işin sağlanmasının sonuçlarına göre verilir. Bu birincil belge, sağlanan hizmetlerin (gerçekleştirilen işin) imzalanan sözleşmenin şartlarına uygunluğunu doğrular.

Fatura

Fatura, yalnızca KDV'nin hareketini kontrol etmek için gerekli olan bir belgedir. Faturalar genellikle teslimat notları veya işlemlerle birlikte düzenlenir. Peşin ödemeler için faturalar var.

Bu birincil belge sıkı bir şekilde düzenlenmiştir. Şunları içerir:

fon miktarları hakkında bilgi;
doku kısmı.

Fatura, sunulan KDV tutarlarının indirim için kabul edilmesinin temelini oluşturur. KDV ödeyen tüm işletmelerin bunu yazması gerekmektedir.

Son zamanlarda evrensel transfer belgesi (UPD) popüler hale geldi. Bu belge, fatura + fatura veya işlem + fatura çiftinin yerine geçer.

Maaşları hesaplamak ve Federal Vergi Servisi, Emeklilik Fonu ve Sosyal Sigorta Fonu'na rapor göndermek için kullanışlı bir çevrimiçi hizmette işlerinizi yürütün. Hizmet, birincil belgeleri ve UPD'yi otomatik olarak oluşturur.