Co dotyczy dokumentacji podstawowej w rachunkowości. Podstawowe dokumenty księgowe

Ustawa federalna 402-FZ „O rachunkowości” opisuje wszystkie dokumenty księgowe i podstawowe. Są potrzebne głównie ze względów podatkowych – jako dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i prawidłowość ustalenia podstawy opodatkowania.

Dokumenty podstawowe należy przechowywać przez 4 lata. W tym czasie urząd skarbowy może w każdej chwili zwrócić się do nich o sprawdzenie Ciebie lub Twoich kontrahentów. „Podstawowe” jest również używane w sporach sądowych z kontrahentami.

Podstawowe dokumenty księgowe sporządzane są w momencie transakcji biznesowych i wskazują na ich zakończenie. Lista dokumentów towarzyszących konkretnej transakcji może się różnić w zależności od rodzaju transakcji. Przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów podstawowych jest zwykle przeprowadzane przez dostawcę. Szczególną uwagę należy zwrócić na te dokumenty, które powstają w trakcie transakcji, w których jesteś kupującym, ponieważ są to Twoje wydatki, a zatem to Ty jesteś bardziej zainteresowany przestrzeganiem litery prawa niż Twój dostawca.

Podział dokumentów podstawowych według etapów biznesowych

Wszystkie transakcje można podzielić na 3 etapy:

Etap 1. Zgadzasz się na warunki umowy

Rezultatem będzie:

• umowa;
• faktura do zapłaty.

Etap 2. Następuje płatność za transakcję

Potwierdź płatność:

wyciąg z rachunku bieżącego, jeżeli płatność została dokonana przelewem, poprzez akwizycję lub za pośrednictwem systemów płatności, w których przekazywane są pieniądze z rachunku bieżącego;

• paragony gotówkowe, pokwitowania dla poleceń odbioru gotówkowego, ścisłe formularze sprawozdawcze - jeśli płatność została dokonana gotówką. W większości przypadków z tej metody płatności korzystają Twoi pracownicy, gdy pobierają pieniądze na konto. Rozliczenia pomiędzy organizacjami rzadko mają formę gotówkową.

Etap 3. Odbiór towaru lub usługi

Niezbędne jest potwierdzenie faktycznego odbioru towaru i wykonania usługi. Bez tego urząd skarbowy nie pozwoli na zmniejszenie podatku od wydanych pieniędzy. Potwierdź odbiór:

• list przewozowy – dla towarów;
• dowód sprzedaży – wydawany zazwyczaj wraz z paragonem pieniężnym lub w przypadku sprzedaży produktu przez przedsiębiorcę indywidualnego;
• zaświadczenie o wykonanej pracy/świadczonych usługach.

Obowiązkowe dokumenty podstawowe

Pomimo zmienności transakcji istnieje lista obowiązkowych dokumentów sporządzanych dla każdego rodzaju transakcji:

• umowa;
• sprawdzać;
• ścisłe formularze raportowe, kasa fiskalna, paragon sprzedaży;
• Faktura;
• zaświadczenie o wykonanej pracy (wykonanych usługach).

Porozumienie

Podczas przeprowadzania transakcji zawierana jest z klientem umowa, która określa wszystkie szczegóły nadchodzących transakcji biznesowych: procedury płatności, wysyłkę towaru, terminy zakończenia pracy lub warunki świadczenia usług.

Umowa reguluje prawa i obowiązki stron. W idealnym przypadku do każdej transakcji powinna być dołączona osobna umowa na dostawę towarów lub świadczenie usług. Jednak przy długoterminowej współpracy i realizacji podobnych operacji można zawrzeć jedno ogólne porozumienie. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach opatrzonych pieczęciami i podpisami każdej ze stron.

Niektóre transakcje nie wymagają pisemnej umowy. Przykładowo umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą otrzymania przez kupującego gotówki lub dowodu sprzedaży.

Faktura do zapłaty

Faktura jest umową, na mocy której dostawca ustala cenę za swoje towary lub usługi.

Kupujący akceptuje warunki umowy dokonując stosownej płatności. Forma faktury do zapłaty nie jest ściśle uregulowana, dlatego każda firma ma prawo opracować własną formę tego dokumentu. Na fakturze możesz określić warunki transakcji: warunki, powiadomienie o wpłacie zaliczki, sposób płatności i dostawy itp.

Zgodnie z art. 9-FZ „O rachunkowości” w przypadku tego dokumentu nie jest wymagany podpis dyrektora lub głównego księgowego oraz pieczęć. Nie należy ich jednak zaniedbywać, aby uniknąć pytań ze strony kontrahentów i państwa. Faktura nie pozwala na stawianie żądań dostawcy, a jedynie ustala cenę produktu lub usługi. Jednocześnie kupujący zachowuje prawo do żądania zwrotu pieniędzy w przypadku bezpodstawnego wzbogacenia się dostawcy.

Dokumenty płatnicze: rachunki gotówkowe, ścisłe formularze sprawozdawcze (SSR)

Ta grupa podstawowych dokumentów pozwala potwierdzić fakt zapłaty za zakupiony towar lub usługę.

Dokumenty płatnicze obejmują rachunki sprzedaży i gotówki, BSO, wnioski o płatność i zamówienia. Kupujący może otrzymać zamówienie z banku płacąc przelewem. W przypadku płatności gotówką kupujący otrzymuje od dostawcy gotówkę lub paragon za towar.

List przewozowy lub dowód sprzedaży

Dowody sprzedaży, jak powiedzieliśmy powyżej, wystawiane są w przypadku sprzedaży towarów osobom fizycznym lub przez same osoby fizyczne.

Faktury służą przede wszystkim osobom prawnym do rejestrowania wydania/sprzedaży towarów lub pozycji magazynowych i ich dalszego odbioru przez klienta.

Fakturę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Pierwszy pozostaje u dostawcy jako dokument potwierdzający fakt przekazania towaru, natomiast drugi egzemplarz przekazywany jest kupującemu.

Dane na fakturze muszą zgadzać się z numerami na fakturze.

Osoba upoważniona odpowiedzialna za wydanie towaru musi złożyć swój podpis i pieczęć organizacji na fakturze. Odbiorca towaru ma także obowiązek podpisać go i poświadczyć pieczęcią na dowodzie dostawy. Dopuszczalne jest użycie podpisu faksowego, jednak musi to zostać odnotowane w umowie.

Certyfikat wykonanych usług (wykonanej pracy)

to dwustronny dokument podstawowy potwierdzający fakt transakcji, koszt i termin wykonania usług lub robót.

Ustawę wystawia wykonawca swojemu klientowi na podstawie wyników świadczenia usług lub wykonanej pracy. Ten podstawowy dokument potwierdza zgodność świadczonych usług (wykonanych prac) z warunkami zawartej umowy.

Faktura

Faktura jest dokumentem niezbędnym wyłącznie do kontroli przepływu podatku VAT. Faktury są zwykle wystawiane w połączeniu z dokumentami dostawy lub aktami. Istnieją faktury za zaliczki.

Ten podstawowy dokument jest ściśle regulowany. Zawiera:

• informacja o wysokości środków;
• część tekstury.

Faktura stanowi podstawę do przyjęcia do odliczenia przedstawionych kwot podatku VAT. Każdy przedsiębiorca płacący podatek VAT ma obowiązek go wypisać.

W ostatnim czasie popularnością cieszy się uniwersalny dokument przelewu (UPD). Dokument ten zastępuje parę faktura + faktura lub ustawa + faktura.

Prowadź działalność w wygodnym serwisie internetowym do obliczania wynagrodzeń i wysyłania raportów do Federalnej Służby Podatkowej, Funduszu Emerytalnego i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Usługa automatycznie generuje dokumenty podstawowe i UPD.

Przedsiębiorstwo codziennie wykonuje dziesiątki operacji. Księgowi wysyłają pieniądze do kontrahentów, funduszy i założycieli, obliczają pensje, odbierają komputery i meble, naliczają kary, naliczają amortyzację itp. Dla każdej takiej operacji konieczne jest sporządzenie dokumentu podstawowego (klauzula 1, art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwanej dalej ustawą nr 402-FZ).

Podstawowy dokument jest tworzony w momencie transakcji lub po jej zakończeniu jako potwierdzenie faktu transakcji (klauzula 3 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Na podstawie danych pierwotnych księgowi dokonują wpisów.

Faktura, akt świadczenia usługi wykonania strony internetowej, zaświadczenie księgowe – to podstawowe dokumenty, którymi księgowi posługują się w swojej codziennej pracy. Istnieje wiele rodzajów produktów podstawowych, a ich różnorodność zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Na przykład w firmie transportowej jednym z głównych rodzajów dokumentacji pierwotnej będzie list przewozowy, a w bibliotece - czynność spisywania literatury.

Dokumenty pierwotne powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat, a okres zaczyna się liczyć po roku sprawozdawczym (klauzula 1, art. 29 ustawy nr 402-FZ). Oznacza to, że dokument z dnia 07.03.2016 r. należy przechowywać co najmniej do 2021 r. włącznie. Odrębne okresy przechowywania materiałów pierwotnych określa Wykaz zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. W celu zabezpieczenia dokumentów księgowych przedsiębiorstwa często tworzą specjalne archiwa.

Podstawowy dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. W praktyce coraz więcej firm korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM). W szczególności firmy wymieniają umowy, faktury za zapłatę, akty, dowody dostawy i faktury.

EDI znacząco upraszcza procedurę przetwarzania dokumentów pierwotnych od momentu ich powstania do momentu ich zaksięgowania oraz przyspiesza pracę pomiędzy kontrahentami. Dużym plusem jest to, że dokumentów elektronicznych nie trzeba drukować, jeśli nie jest to sprzeczne z prawem lub warunkami umowy (klauzula 6, art. 9 ustawy nr 402).

Dokument elektroniczny jest poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli strony podejmą odpowiednią decyzję, dokument pierwotny można podpisać podpisem prostym lub niekwalifikowanym (pismo Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 września 2016 r. nr 03-03-06/ 2/53176).

Brak podstawowych dokumentów w firmie może skutkować poważną karą grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 rubli (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Organy podatkowe nałożą także karę za błędy w rejestracji. Ponadto osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów mogą zostać ukarane grzywną zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 2000 do 3000 rubli. Istnieje jeszcze jedno niebezpieczeństwo: jeśli w trakcie kontroli organy podatkowe nie znajdą wymaganego dokumentu, mogą usunąć część wydatków z podstawy opodatkowania, w związku z czym spółka będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek dochodowy.

Obowiązkowe dane dokumentu podstawowego

Tylko dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane szczegóły ma moc prawną (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ):

1. tytuł (na przykład „Akt świadczonych usług”, „Nakaz zapłaty”, „Świadectwo księgowe”);
2. data kompilacji;
3. nazwa twórcy dokumentu (na przykład OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. treść dokumentu lub transakcji biznesowej (np. „Usługi dostępu do Internetu”, „Materiały przekazane do przetworzenia”, „Zapłata faktury za materiały biurowe”, „Odsetki naliczone z tytułu umowy pożyczki”);
5. wskaźniki naturalne i pieniężne (sztuki, metry, ruble itp.);
6. odpowiedzialne stanowiska (na przykład „Księgowy”, „Sklepiarz”, „Kierownik HR”, „Szef działu sprzedaży” itp.);
7. osobiste podpisy stron.

Prawidłowo sporządzony dokument pomoże w razie potrzeby w postępowaniu sądowym, np. gdy kupujący nie spłaci długu lub będzie próbował unieważnić transakcję. Ale dokument z błędami lub fikcyjnymi podpisami może być okrutnym żartem - dlatego nigdy nie powinieneś podpisywać umowy w imieniu dostawcy, jeśli nagle zapomniał podpisać. Starannie przechowuj wszystkie podstawowe dokumenty i zawsze dokładnie sprawdzaj wszystkie szczegóły w dokumentach przychodzących.

W praktyce nadal można spotkać się ze skargami klientów dotyczącymi braku plomby. Przypomnijmy, że z dniem 04.07.2015 r. pieczęć została anulowana dla większości organizacji i można jej używać do woli (Ustawa federalna z dnia 04.06.2015 r. nr 82-FZ). Informacje o pieczęci organizacji muszą być określone w statucie. Jeżeli kontrahent nalega na umieszczenie pieczątki, a Ty jej legalnie nie posiadasz, możesz pisemnie powiadomić kontrahenta o jej braku i przekazać wyciąg z polityki rachunkowości.

Formy dokumentów pierwotnych

W swojej pracy możesz korzystać z ujednoliconych i własnych formularzy dokumentów podstawowych (klauzula 4, art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”). W takim przypadku domowy dokument podstawowy musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wiele firm jest zmuszonych opracować własną wersję ustawy o odpisach materiałów, ponieważ nie ma jednolitej formy dokumentu.

Dopuszczalne jest stosowanie połączonej formy dokumentu pierwotnego, gdy za podstawę przyjmuje się ujednoliconą formę i uzupełnia ją niezbędnymi kolumnami lub wierszami. W takim przypadku należy zachować wszystkie obowiązkowe dane (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wybór spółki dotyczący stosowanych form rachunkowości podstawowej musi być określony w jej zasadach rachunkowości.

W trakcie działalności może pojawić się potrzeba nowych dokumentów podstawowych, które można następnie opracować i zatwierdzić zgodnie z polityką rachunkowości.

Uważać na! Ponieważ Twój kontrahent może również skorzystać z niezależnie opracowanego dokumentu podstawowego, Twoja polityka księgowa musi wskazywać, że akceptujesz również te dokumenty do księgowości.

W przypadku większości dokumentów masz prawo nie stosować ujednoliconych formularzy, jednakże transakcje gotówkowe należy realizować wyłącznie według zatwierdzonych formularzy dokumentowych (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012).

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Specjaliści mogą znaleźć główne formy dokumentów pierwotnych w albumach ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Oto te najczęstsze.

Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych

• TORG-12;
• Etykieta produktu;
• Uniwersalny dokument przelewu.

Dokumenty do księgowania środków trwałych

• OS-1 „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)”;
• OS-4 „Ustawa o umorzeniu środków trwałych”;
• OS-6 „Karta inwentarzowa ewidencji środków trwałych”.

Podstawowa kasa fiskalna

Transakcje gotówkowe realizowane są wyłącznie zgodnie z Procedurą przeprowadzania transakcji gotówkowych (Instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U). Nie można np. zaprojektować „materiału eksploatacyjnego” w dowolnej formie lub opracować własnej wersji.

Formy pierwotnych dokumentów pieniężnych zatwierdza uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88:

• KO-1 „Polecenie odbioru gotówki”;
• KO-2 „Nakaz wydatkowania środków pieniężnych”;
• KO-3 „Dziennik rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących”;
• KO-4 „Księga kasowa”;
• KO-5 „Księga rozliczeń środków przyjętych i wydanych przez kasjera.”

Dokumenty gotówkowe należy sprawdzać bardzo skrupulatnie, ponieważ takie podstawowe dokumenty są bezpośrednio związane z przepływem gotówki i zawsze przyciągają uwagę organów kontrolnych. Na przykład fiskus z pewnością zwróci uwagę na PKO, w którym kwota przekracza 100 000 rubli. A wszystko dlatego, że nie można zapłacić gotówką u jednego kontrahenta w kwocie przekraczającej 100 000 rubli. Brak podpisów na dokumentach gotówkowych będzie również powodem wszczęcia postępowania przed Federalną Służbą Podatkową.

Podsumujmy. Tak więc dokumenty podstawowe są integralną częścią rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Transakcje nie mogą być przeprowadzane bez dokumentów potwierdzających. Często księgowi tworzą zapisy księgowe na podstawie kopii lub skanu dokumentu podstawowego. Bardzo ważne jest terminowe zastąpienie kopii oryginalnymi dokumentami, w przeciwnym razie organy regulacyjne mogą uznać operację lub transakcję za fikcyjną. Gwarancją bezpieczeństwa i rzetelności księgowości w firmie są wyłącznie dokumenty sporządzone zgodnie z prawem.

Obieg dokumentów w organizacjach jest integralną częścią procesów biznesowych. Dokumenty księgowe mają na celu pisemne rejestrowanie wszystkich zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwach, które mają wpływ na problemy robocze.

Istota i znaczenie dokumentów księgowych

Wymogi legislacyjne, w szczególności przepisy ustawy o rachunkowości, nakładają obowiązek dokumentowania wszelkich zdarzeń w sferze gospodarczej. Dokumenty księgowe służą potwierdzeniu zakończenia wszelkich transakcji i służą jako pisemne potwierdzenie realizowanych procesów.

Dokument księgowy to forma, w której można zapisać zdarzenia bieżące, ich wycenę oraz inne kryteria wyróżniające transakcję gospodarczą.

Według rodzaju dokumenty księgowe i ich cel można sklasyfikować w następujący sposób:

1. Administracyjny. Na ich podstawie nie są rejestrowane transakcje biznesowe. Dokumenty te pełnią funkcję instrukcji wykonywania określonych czynności. Do tej grupy zaliczają się rozkazy i instrukcje kierownictwa.
2. Odciążające - potwierdzają zakończenie faktycznych transakcji w bieżącej działalności firmy. Stanowią podstawę do sporządzania ewidencji np. aktów przyjęcia i przekazania przedmiotów wartościowych, faktur do umorzenia, przemieszczeń wewnętrznych. Często ich obecność musi być potwierdzona dokumentami administracyjnymi.
3. Dokumenty księgowe mają na celu uproszczenie procedury księgowej. Są to różne wyciągi, certyfikaty księgowe wyjaśniające procedurę wykonywania działań i ich celowość.
4. Dokumenty łączone mają jednocześnie cechy dokumentów administracyjnych i odciążających. Stanowią podstawę do powstania transakcji biznesowej, a także zawierają informację o jej zakończeniu. W tym przypadku jako przykład możemy wziąć pod uwagę dokumenty kasowe (rozkaz kasowy wydatków).

Co dotyczy dokumentów księgowych

Dokumenty regulujące rachunkowość powstają zgodnie z kolejnością, w jakiej zostały sporządzone, to znaczy są podzielone na pierwotne i skonsolidowane. Podstawą dokonywania zapisów księgowych są pierwotne dokumenty księgowe. Mogą być generowane bezpośrednio w przedsiębiorstwie lub odbierane z zewnątrz – od dostawców, odbiorców i innych kontrahentów. Głównymi dokumentami księgowymi powiązanymi z podstawowymi są faktury, płatności, gotówka, dokumenty bankowe i inne. Raporty zbiorcze sporządzane są na podstawie danych pierwotnych i zawierają informacje uogólnione.

Zgodnie z ich treścią mogą przyjmować wartość materialną i pieniężną. Część materialna odzwierciedla obecność i przepływ towarów i innych wartościowych przedmiotów. Na przykład akty przyjęcia i przeniesienia, faktury za wydanie towaru dają dokładny obraz rodzajów i ilości przewożonego majątku. Podano także kosztorys wykonanej operacji.

Część prac dotyczy wyłącznie rozliczeń. Mówimy o odcinkach wypłat, poleceniach gotówkowych, wyciągach bankowych. Informacje, jakie niosą, mają wyłącznie charakter finansowy – stan rozliczeń z kontrahentami, wynagrodzenia pracowników.

Do niedawna wymóg obowiązkowego stosowania ujednoliconych formularzy w rachunkowości pozostał. Wejście w życie ustawy nr 402-FZ o rachunkowości umożliwia kierownictwu organizacji samodzielne opracowywanie formularzy dokumentów podstawowych. Ale jednocześnie pozostają pewne wymagania dotyczące obecności obowiązkowych szczegółów. Oznacza to, że w rachunkowości pierwotnej jedynym ważnym dokumentem księgowym jest formularz zawierający następujące informacje:

• imię i nazwisko oraz data sporządzenia formularza;
• dane podmiotu gospodarczego;
• treść operacji i jej charakterystyka w ujęciu pieniężnym i ilościowym;
• podpisy osób odpowiedzialnych.

Do czego służą dokumenty księgowe?

Dla organizacji, a nawet przedsiębiorców, znaczenie dokumentów księgowych jest ogromne. Stanowią one nie tylko potwierdzenie dokonanych faktów związanych z działalnością gospodarczą, ale także pomagają określić aktualną kondycję finansową przedsiębiorstwa. Na ich podstawie podmioty dokonują obliczeń podatkowych, natomiast obniżenie podstawy opodatkowania możliwe jest jedynie w przypadku posiadania dokumentów sporządzonych prawidłowo z punktu widzenia przepisów.

Brak niezbędnych podstawowych dokumentów, certyfikatów i oświadczeń może później stworzyć wiele problemów dla organizacji, rodząc dodatkowe pytania ze strony organów regulacyjnych. Często fakt ten stanowi podstawę do ponownego obliczenia podstawy opodatkowania.

Jakie dokumenty księgowe powinna posiadać spółka LLC, aby zapewnić bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa? W zależności od specyfiki pracy są to dokumenty regulujące działalność przedsiębiorstwa – zamówienia, instrukcje, zasady rachunkowości. Potwierdzeniem faktów o uzyskanych dochodach i poniesionych wydatkach są faktury, faktury, odcinki wynagrodzeń z personelem oraz inne dokumenty gotówkowe i bankowe. Aby uprościć procedurę księgową, powszechnie stosuje się zestawienia obrotowe i zbiorcze zawierające ogólne informacje o jednorodnych transakcjach.

Przeniesienie dokumentów i okres przechowywania

Mając na uwadze niezaprzeczalną rolę i znaczenie dokumentów księgowych dla każdego podmiotu gospodarczego, ich przemieszczanie i przechowywanie również musi podlegać pewnym zasadom.

Organizacje samodzielnie ustalają harmonogram podstawowego obiegu dokumentów, który obejmuje następujące etapy:

• recepcja lub rejestracja;
• przetwarzanie;
• składowanie;
• przenieść do archiwum.

Określony harmonogram powinien zawierać optymalne ramy czasowe przetwarzania otrzymanych danych. W razie potrzeby dopuszczalne są korekty ustalonych okresów.

Przechowywanie dokumentów pierwotnych zapewniają pracownicy obsługi księgowej. Jednocześnie przy zmianie osób odpowiedzialnych konieczne jest sporządzenie aktu akceptacji i przekazania dokumentów księgowych, którego wzór opracowywany jest z uwzględnieniem cech firmy. Jednocześnie jednak przy przenoszeniu spraw konieczne jest utworzenie szczegółowego rejestru dokumentów księgowych, którego próbka zapewni pełną informację o istniejącym wolumenie transakcji.

Okres przechowywania dokumentów różni się w zależności od ich przeznaczenia. Informacje dostarczające dane dotyczące obliczeń podatkowych muszą być dostępne przez co najmniej 4 lata. Wypełnione formularze informacyjne pracowników są przechowywane przez okres do 75 lat.

Rejestr dokumentów księgowych przy przekazywaniu spraw (próbka)

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne zarówno w kwestiach księgowych, jak i przy ustalaniu wysokości zobowiązań podatkowych. Ważne jest, aby specjalista firmy odpowiedzialny za sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych dobrze rozumiał treść i formę tych dokumentów, a także znał specyfikę prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Rola dokumentu podstawowego w rachunkowości

Dokumenty podstawowe to dokumenty, za pomocą których firma formalizuje zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w przedsiębiorstwie (klauzula 1, art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ).

Pierwszą rzeczą, którą księgowi każdej organizacji powinni jasno zrozumieć, jest to, że obecnie nie ma konkretnej obowiązkowej listy formularzy dla podstawowych dokumentów księgowych. Każda firma sama określa formy dokumentów pierwotnych w zależności od celu ich wykorzystania.

Jednak w przypadku takich dokumentów lista obowiązkowych szczegółów jest prawnie ustalona (klauzula 2, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

WAŻNY! Formularze stosowane w rachunkowości muszą być ustalone w polityce rachunkowości organizacji (klauzula 4 PBU 21/2008, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 6 października 2008 r. nr 106n).

Lista możliwych podstawowych dokumentów księgowych

Lista podstawowych dokumentów księgowych w latach 2018-2019 może wyglądać następująco:

1. Lista pakowania. Jest to dokument odzwierciedlający listę przeniesionych pozycji magazynowych. Faktura wystawiana jest w 2 egzemplarzach i zawiera informacje, które następnie znajdują odzwierciedlenie na fakturze. Faktura jest podpisana przez przedstawicieli obu stron transakcji i poświadczona pieczęcią (jeśli firma posługuje się nią w swojej praktyce).

1. Świadectwo odbioru. Sporządza się go po zakończeniu określonych robót (usług) w celu potwierdzenia, że ​​wynik prac spełnia pierwotne wymagania umowy.

Zobacz próbkę takiego aktu.

1. Podstawowe dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracownikom (na przykład odcinki wypłat).

Więcej informacji na temat tych stwierdzeń znajdziesz w artykule „Przykład wypełnienia zestawienia płacowego T 49” .

1. Dokumenty związane z obecnością środków trwałych – tutaj firma może sporządzić taką dokumentację z wykazu podstawowych dokumentów księgowych:

• Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych w formie OS-1 - po otrzymaniu lub zbyciu przedmiotu niezwiązanego z budynkami lub budowlami.

Więcej informacji na temat tej ustawy można znaleźć w materiale „Formularz ujednolicony nr OS-1 – Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych” .

• Jeżeli środkiem trwałym jest budynek lub konstrukcja, wówczas jego przyjęcie lub zbycie jest sformalizowane aktem w formularzu OS-1a.

Więcej szczegółów znajdziesz w artykule „Ujednolicony formularz nr OS-1a - formularz i próbka” .

• Spisanie majątku jest formalizowane aktem w formie OS-4.

Więcej szczegółów w materiale „Ujednolicony formularz nr OS-4 - Ustawa o likwidacji środka trwałego” .

• W przypadku konieczności udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się spis inwentarza środków trwałych w formularzu INV-1.

Więcej informacji na temat takiego dokumentu podstawowego można znaleźć w artykule „Ujednolicony formularz nr INV-1 - formularz i próbka” .

• Jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych, wówczas inwentaryzacja zostanie sporządzona według formularza INV-1a.

Więcej informacji znajdziesz w materiale „Ujednolicony formularz nr INV-1a - formularz i próbka” .

1. Odrębną grupę dokumentów podstawowych stanowią dokumenty kasowe. Należą do nich w szczególności następujący wykaz podstawowych dokumentów księgowych za lata 2018-2019:

• Odbiór zamówienia gotówkowego.

Więcej informacji na temat jego kompilacji można znaleźć w artykule „Jak wypełnia się polecenie odbioru gotówki (PKO)?” .

• Zamówienie gotówkowe na wydatki.

1. Nakaz zapłaty.

Przeczytaj o zasadach przygotowania tego dokumentu.

1. Raport z wyprzedzeniem.

1. Akt potrącenia wzajemnych roszczeń.

Przeczytaj o specyfice korzystania z tego dokumentu.

1. Certyfikat księgowy.

Informacje na temat zasad jego projektowania można znaleźć w materiale „Świadectwo księgowe korekty błędów - wzór”.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego zakresu podstawowych dokumentów stosowanych w rachunkowości i może być rozszerzana w zależności od charakterystyki rachunkowości prowadzonej w każdej konkretnej organizacji.

WAŻNY! Nie są to podstawowe dokumenty księgowe z wykazu 2018-2019 – wykaz zaproponowano powyżej:

• Porozumienie. Jest to dokument określający prawa, obowiązki i obowiązki stron biorących udział w transakcji, warunki i tryb rozliczeń, warunki specjalne itp. Jego dane są wykorzystywane przy organizacji rachunkowości do analityki rozliczeń z kontrahentami, ale sam nie generuje transakcji księgowych.
• Sprawdzać. Dokument ten odzwierciedla kwotę, jaką kupujący zgadza się zapłacić, akceptując warunki dostawcy. Faktura może zawierać dodatkowe informacje dotyczące warunków transakcji (warunki, sposób płatności, dostawy itp.), czyli stanowi uzupełnienie umowy.
• Faktura. Dokument ten sporządza się dla celów podatkowych, ponieważ na jego podstawie kupujący akceptują do odliczenia kwoty podatku VAT przedstawione przez dostawców (169 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Zatem w przypadku braku innych dokumentów charakteryzujących konkretną transakcję, potwierdzenie wydatków na tę transakcję fakturą nie będzie możliwe (pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 czerwca 2007 r. nr 03-03-06/ 1/392, Federalna Służba Podatkowa z dnia 31 marca 2006 r. Nr 02-3 -08/31, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 19 kwietnia 2006 r. Nr A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Należy pamiętać, że ujednolicone formularze podstawowych dokumentów księgowych podane na liście nie są obowiązkowe do stosowania, ponieważ od 2013 r. (po przyjęciu ustawy nr 402-FZ) formularze takich formularzy można opracowywać niezależnie. Ale w większości przypadków są one nadal używane. Dlatego też w latach 2018–2019 wykaz ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych zawarty w uchwałach Państwowej Komisji Statystycznej pozostaje nadal aktualny.

Jakie informacje powinny zawierać formularze dokumentów pierwotnych?

Pomimo tego, że obecnie nie ma obowiązkowych dokumentów podstawowych dla wszystkich formularzy, ustawodawca ustalił wymagania dotyczące treści takich dokumentów. Lista obowiązkowych szczegółów, które muszą być zawarte w każdym dokumencie podstawowym, znajduje się w ust. 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Są to w szczególności:

• tytuł dokumentu;
• datę sporządzenia takiego dokumentu;
• informacje o osobie, która sporządziła dokument (nazwa firmy lub indywidualny przedsiębiorca);
• istotę faktu życia gospodarczego, który został sformalizowany przez ten dokument;
• cechy pieniężne, liczbowe, miary zdarzenia, które miało miejsce (na przykład w jakiej objętości, w jakich jednostkach i za jaką kwotę produkty zostały sprzedane klientom);
• informacje o odpowiedzialnych specjalistach, którzy dokumentowali zdarzenie, a także podpisy tych specjalistów.

Dokumenty podstawowe i rejestry księgowe

Jak klasyfikować podstawowe dokumenty księgowe?

Jeżeli dokument podstawowy został wydany przez samą firmę, może należeć do grupy wewnętrznej lub zewnętrznej. Dokument sporządzony wewnątrz firmy i rozciągający swoje skutki na firmę kompilującą jest wewnętrznym dokumentem podstawowym. Jeżeli dokument został otrzymany z zewnątrz (lub opracowany przez firmę i wydany na zewnątrz), będzie to zewnętrzny dokument pierwotny.

Dokumenty wewnętrzne firmy podzielone są na następujące kategorie:

• Podstawowe dokumenty administracyjne to te, za pomocą których firma wydaje polecenia którejkolwiek ze swoich jednostek strukturalnych lub pracownikom. Do tej kategorii zaliczają się zamówienia firmowe, instrukcje itp.
• Podstawowe dokumenty wykonawcze. Firma odzwierciedla w nich fakt wystąpienia określonego zdarzenia gospodarczego.
• Dokumenty księgowe. Za ich pomocą firma systematyzuje i podsumowuje informacje zawarte w innych dokumentach administracyjnych i pomocniczych.

Po udokumentowaniu zdarzenia gospodarczego jako dokumentu podstawowego konieczne jest następnie uwzględnienie zdarzenia w księgach rachunkowych. W rzeczywistości są nośnikami uporządkowanych informacji, gromadzą i rozpowszechniają cechy i wskaźniki transakcji biznesowych.

Następujące rejestry wyróżniają się wyglądem:

• książki;
• karty;
• darmowe prześcieradła.

Ze względu na sposób prowadzenia rejestru wyróżnia się następujące grupy:

• Rejestry chronologiczne. Rejestrują zdarzenia, które miały miejsce sekwencyjnie – od pierwszego do ostatniego.
• Rejestry systematyczne. W nich firma klasyfikuje zrealizowane transakcje według treści ekonomicznej (na przykład księga kasowa).
• Rejestry łączone.

Według kryterium treści informacji zawartych w rejestrach wyróżnia się:

• rejestry syntetyczne (na przykład zlecenie dziennika);
• rejestry analityczne (lista płac);
• rejestry połączone, w ramach których spółka prowadzi zarówno księgowość syntetyczną, jak i analityczną.

Więcej informacji na temat rejestrów księgowych można znaleźć w artykule „Rejestry księgowe (formularze, próbki)” .

Wyniki

Obecnie nie ma obowiązkowych formularzy i wykazów podstawowych dokumentów księgowych: każdy podmiot gospodarczy ma prawo samodzielnie określić formy podstawowych dokumentów, które będzie wykorzystywał w swojej działalności.

Jednocześnie najczęstszymi podstawowymi dokumentami księgowymi są te, które mają analogie wśród ujednoliconych formularzy zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną.

Po sporządzeniu dokumentu pierwotnego konieczne jest przeniesienie z niego informacji do rejestru księgowego.

Rachunkowość podstawowa to dokument potwierdzający zakończenie określonych transakcji biznesowych.

Taki dokument dowodowy ma pełną moc prawną. Jego głównym instrumentem są pierwotne dokumenty księgowe.

Formy i rodzaje dokumentów pierwotnych

W zależności od rodzaju transakcji, którą należy uwzględnić, podstawowe dokumenty księgowe mogą mieć formę standardową lub specjalistyczną.

Pierwszą formę pierwotnych dokumentów księgowych stosuje się przy rejestrowaniu jednorodnych transakcji gospodarczych, które są typowe dla większości przedsiębiorstw w jednej lub kilku branżach.

Mówiąc najprościej, do rutynowych operacji, które wykonuje większość organizacji w naszym kraju.

Do operacji wysoce specjalistycznych wymagany jest specjalistyczny mundur

Podstawowe dokumenty obejmują:

• polecenia zapłaty,
• wpływy gotówkowe i polecenia zapłaty,
• listy przewozowe,
• rachunki itp.

Każdy dokument podstawowy musi zawierać następujące elementy:

Zasady wypełniania dokumentów podstawowych

Wszystkie podstawowe dokumenty księgowe muszą być wypełnione jasno i dokładnie.

1. Dozwolone jest używanie długopisów, długopisów, sprzętu komputerowego i maszyny do pisania.
2. Podstawowe dokumenty należy sporządzić już w momencie planowania transakcji biznesowej.
3. W niektórych przypadkach (gdy istnieją ku temu obiektywne powody) niezbędne dokumenty można utworzyć natychmiast po operacji.

Obecnie większość organizacji korzysta z gotowych standardowych formularzy dla dokumentów podstawowych: faktur, zamówień, faktur, kuponów, wyciągów itp.

Podstawowe dokumenty księgowe dzielą się na dwa typy: zewnętrzne i wewnętrzne.

Dokumenty zewnętrzne docierają do organizacji (firmy) z zewnątrz.

Nadawcą mogą być agencje rządowe, organizacje wyższego szczebla, banki, inspekcje podatkowe (w tym przypadku są to już pierwotne dokumenty księgowe podatkowe), założyciele, dostawcy, nabywcy itp.

Zestawiane są według standardowego formularza.

Przykładem zewnętrznego dokumentu księgowego może być faktura od dostawcy, zlecenie płatnicze, wezwanie do zapłaty, wezwanie do zapłaty, itp.

Wewnętrzne dokumenty księgowe tworzone są wyłącznie wewnątrz organizacji

Z kolei wewnętrzne dokumenty księgowe dzielą się na następujące rodzaje dokumentów pierwotnych:

1. administracyjny. Rodzaj dokumentów zawierających określone polecenia lub instrukcje dotyczące wykonania określonych operacji;
2. odciążający (wykonawczy). Takie dokumenty podkreślają fakt określonej operacji. Jako przykład możemy przyjąć akt przyjęcia materiałów (towaru), zlecenie odbioru, akt przyjęcia wytworzonych wyrobów, akt przyjęcia i zbycia środków trwałych itp.
3. łączny. Jest to rodzaj dokumentu, który ma jednocześnie charakter odciążający i administracyjny. Są to wyciągi z listy płac, polecenia odbioru gotówki (dokumenty), zestawienia wydatków itp.;
4. rejestracja księgowa. Dokumenty takie sporządza się, jeżeli standardowa forma dokumentów pierwotnych nie nadaje się do zarejestrowania transakcji biznesowej. Na przykład arkusze dystrybucyjne, certyfikaty itp.

Korekty w dokumentach pierwotnych

Są chwile, kiedy nawet doświadczony księgowy popełnia błąd przy sporządzaniu podstawowego dokumentu.

Rodzi się pytanie: czy można to poprawić i czy dokument będzie miał po tym moc prawną?

Błąd można poprawić tylko wtedy, gdy (dokument podstawowy) nie został jeszcze odzwierciedlony w księgowości, to znaczy nie został zaksięgowany.

Korekty w dokumentach pierwotnych w żadnym wypadku nie powinny być dokonywane metodą „kreskowania”.

Można to zrobić konkretnie na trzy sposoby:

1. korekta,
2. dodatkowy wpis,
3. odwrócenie

Korygującą metodę korekty stosuje się wyłącznie w przypadkach, gdy popełniono błąd w rejestrach księgowych i nie ma to wpływu na zgodność rachunków.

Metoda ta jest właściwa przed sporządzeniem bilansu. Nieprawidłową liczbę, kwotę lub tekst należy starannie przekreślić cienką linią i wpisać obok niej prawidłową wartość.

Należy zrobić przypis na boku dokumentu: uwierzyć w to, co zostało poprawione, podpisać i opatrzyć datą korektę.

Metodę można stosować w przypadku podstawowych dokumentów księgowych środków trwałych. Stosowanie tej metody w przypadku dokumentów pieniężnych jest niedopuszczalne.

Dodatkową metodę księgowania można zastosować w przypadku niedoszacowania kwoty transakcji gospodarczej.

Na przykład, jeśli dostawca przelał 1000 rubli z rachunku bieżącego. Transakcja biznesowa została przeprowadzona przy użyciu prawidłowej korespondencji rachunków, a jedynie sama kwota została błędnie zaniżona do 500 rubli.

Problem ten rozwiązano bardzo prosto: w przypadku brakującej kwoty dokonuje się dodatkowego księgowania

Można to zrobić zarówno w tym, jak i następnym miesiącu.

I wreszcie metoda odwrotna. Polega na zmianie błędnego wpisu na liczbę ujemną.

Z grubsza powtarzają błędną korespondencję i cyfry czerwonym atramentem.

Jednocześnie następuje natychmiastowy poprawny wpis (używany jest zwykły atrament). Metodę tę stosuje się w przypadku rejestrowania zawyżonej kwoty lub nieprawidłowej zgodności rachunków.