Popraw błędny wpis o zwolnieniu w karcie pracy. Jak poprawnie poprawić zapisy pracy w zeszycie ćwiczeń

Pytanie do audytora

W książce pracy pracownika dokonano błędnego wpisu o zwolnieniu (wskazano błędną pozycję). Po zwolnieniu pracownik został zatrudniony przez inną organizację, co zostało odnotowane w książce pracy. Ponieważ w zeszycie ćwiczeń w dziale „Informacje o pracy” nie było wolnego miejsca, nowy pracodawca zakupił wkładkę. Jak poprawnie dokonać poprawek w zeszycie ćwiczeń?

Tryb dokonywania zmian w zeszycie ćwiczeń regulują:

• Zatwierdzono zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, sporządzania formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 (zwany dalej Regulaminem);
• Instrukcje dotyczące wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzone. Uchwała Ministra Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. nr 69 (zwana dalej Instrukcją).

Jeżeli w zeszycie pracy są wypełnione wszystkie strony jednego z działów, wszyta jest wkładka, którą pracodawca sporządza i prowadzi w takiej samej kolejności jak zeszyt ćwiczeń (klauzula 38 Regulaminu). W częściach zeszytu zawierających informacje o pracy, zwolnieniach i nagrodach niedopuszczalne jest skreślanie wpisów niedokładnych lub błędnych. Zmiany wpisów dokonuje się poprzez stwierdzenie ich nieważności i dokonanie prawidłowych wpisów (par. 30 Regulaminu).

Nikt, nawet ten z ogromnym doświadczeniem zawodowym, specjalista ds. personalnych czy księgowy, nie jest odporny na irytujące błędy przy wypełnianiu zeszytów ćwiczeń. Ponadto może być kilka przyczyn występowania błędnych wpisów. Należą do nich nieścisłości w realizacji zamówień dla personelu, błędy w numeracji zamówień i notoryczny czynnik ludzki. Chociaż należy zauważyć, że zeszyt ćwiczeń jest dokumentem wymagającym szczególnej uwagi, a błędy w nim zdarzają się rzadko. Jeśli jednak w skoroszycie pojawi się nieprawidłowy wpis, należy go natychmiast poprawić.

Anulowanie wpisu w zeszycie ćwiczeń: zasady ogólne

Informacje w dokumencie wprowadzane są zgodnie ze specjalną instrukcją nr 69, regulującą ten proces i zatwierdzoną Uchwałą Ministra Pracy z dnia 20.20.2003 r. Zawiera także wymagania wyjaśniające tryb dokonywania wpisów korygujących. Przyjrzyjmy się zasadom obowiązującym w tym obszarze zarządzania dokumentacją kadrową.

Anulowanie wpisu w skoroszycie: cechy dokonywania zmian

Nieprawidłowe informacje można znaleźć w dowolnej części dokumentu lub w tytule. Pomimo tego, że prawo narzuca te same sposoby poprawiania informacji, rozważymy różne przypadki ewentualnych błędów.

Kierując się ogólnymi wskazówkami, nieścisłości popełnione przez urzędnika na etapie sporządzania dokumentu automatycznie powodują utratę ważności nowej księgi. Trzeba to zniszczyć. W przypadku wykrycia błędu w już obowiązującej księdze należy stwierdzić nieważność poprzedniego wpisu nowym wpisem. Nie można przekreślić niedokładnego wpisu ani użyć korektora w płynie. Zastanówmy się, jak usunąć wpis ze skoroszytu zgodnie z instrukcjami.

Rejestr zatrudnienia jest nieprawidłowy: jak to naprawić

Jeżeli w tekście znajdzie się błędna informacja, specjalista wprowadza informację korygującą, dla której wskazuje:

• Numer seryjny płyty;
• w gr. „Data” – data powstania nagrania wyrażona cyframi arabskimi
• w gr. „Informacja o pracy” – nazwa firmy (pełna i skrócona), błędny wpis unieważnia się wyrazem „wpis nr... uważa się za nieważny » , wprowadzono nową informację;
• W kolumnie „Nazwa, data i numer dokumentu uzasadniającego wpis” odnotowuje się numer i datę postanowienia potwierdzającego prawdziwość nowej informacji;
• Stanowisko i podpis specjalisty, który dokonał korekty.

Jest to algorytm korekcji w przypadku niedokładności popełnionej przez wykonawcę w jednej organizacji. Np. w przypadku błędu w tytule stanowiska (próbka nr 1), numerze zlecenia personalnego lub jego treści (próbka nr 2).

Wpis do ewidencji pracy o nieważności wpisu: wzór nr 1

Unieważnienie wpisu w zeszycie pracy: wzór nr 2

Jeżeli po zwolnieniu zostanie stwierdzona nieścisłość, specjalista z poprzedniej firmy może podać prawidłowe informacje (jak w próbce nr 3), jeśli były pracownik nie zdążył jeszcze dostać się do oficjalnej pracy.

Skreślenie wpisu w zeszycie ćwiczeń: próbka nr 3

Jeżeli specjaliści firmy, w której pracownik pracował wcześniej, popełnili nieścisłość, wówczas specjalista ds. personalnych nowej firmy może skorygować wpis po przedstawieniu przez pracownika dokumentów potwierdzających istnienie błędu i potwierdzających prawdziwość pozostałych informacji.

Jak anulować wpis w karcie pracy, jeżeli daty zostały wpisane błędnie

Brak specjalistycznej uwagi przy pisaniu dat obarczony jest komplikacjami w przyszłych relacjach z funduszem emerytalnym, a okoliczność tę musi sam pracownik wziąć pod uwagę, dlatego nie będzie zbędne sprawdzanie, co jest napisane. Należy poprawić błędy w datach przyjęcia, przeniesienia lub zwolnienia. Jeżeli pracownik odkryje taką nieścisłość, powinien skontaktować się z kierownikiem firmy lub jego zastępcą do spraw kadrowych i wypełnić wniosek o sprostowanie. Firma na jego podstawie wystawia odpowiednie zlecenie, a specjalista – pracownik HR:

• Wpis korygujący „wpis nr... w zeszycie ćwiczeń uważa się za nieważny » potwierdza błędność wcześniej podanych danych;
• Wpisuje poprawną datę, zapisuje numer zamówienia – podstawa wprowadzenia zmienionych informacji;
• Wskazuje stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis oraz opatruje wpis pieczęcią firmową.

Jak anulować wpis w tytule skoroszytu

Strona tytułowa zawiera podstawowe informacje o pracowniku. Błąd, który pozostał niezauważony podczas wypełniania zeszytu ćwiczeń, należy poprawić natychmiast po wykryciu. Istnieje nieco inny algorytm poprawek: w wyjątkowych przypadkach dopuszczalne jest przekreślenie nieprawidłowych informacji. Często funkcjonariusze personalni są zmuszeni do zmiany nazwisk pracowników ze względu na małżeństwo. Nazwiska przedmałżeńskie przekreśla się prostą, wyraźną linią, dokonuje się adnotacji o nieważności, wprowadza się nowe informacje i z reguły na rozkładówce zapisuje się informację potwierdzającą zmianę nazwiska – numer i datę aktu małżeństwa . Wpis potwierdzany jest podpisem specjalisty i pieczęcią firmy.

Próbka nr 4: anulowanie wpisu w zeszycie ćwiczeń (tytuł)

Należy pamiętać, że wykreślenie wpisu w zeszycie pracy jest legalne tylko wtedy, gdy poprzedni numerowany wpis zostanie unieważniony w formie pisemnej, a skorygowane informacje muszą być udokumentowane.

Fikcyjny wpis w zeszycie ćwiczeń: odpowiedzialność

Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy uznają pozostawienie błędnych wpisów w zeszycie pracy za naruszenie przepisów prawa pracy, a wnioski takie mogą prowadzić do pociągnięcia pracodawcy (lub urzędnika) do odpowiedzialności karnej na podstawie art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

Książeczka pracy jest ważnym dokumentem osobistym każdego obywatela, potwierdzającym jego doświadczenie zawodowe i gwarantującym bezpieczeństwo emerytalne. Jeżeli wpis do akt zatrudnienia zostanie dokonany błędnie, pracownik może mieć trudności w kolejnym zatrudnieniu lub obliczeniu emerytury. Wielu pracodawców, wprowadzając informacje do ksiąg swoich pracowników, popełnia błędy, które należy poprawić, przestrzegając określonej procedury i prawa.

W Federacji Rosyjskiej do głównych aktów prawnych zatwierdzających regulacje ksiąg pracy należą:

• Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 66)
• Dekret Rządowy Federacji Rosyjskiej nr 225 ustalający zasady przechowywania i wprowadzania informacji do zeszytów ćwiczeń)
• Uchwała Ministra Pracy Federacji Rosyjskiej nr 69 zatwierdzająca instrukcje prawidłowej konserwacji.

Jak poprawić błędny wpis w metryce pracy?

Dodawanie lub zastępowanie początkowo poprawnych wpisów nazywa się zmianami, a poprawki nazywa się zastępowaniem nieprawidłowych, błędnych wpisów. Jak zatem poprawić błędny wpis w zeszycie ćwiczeń?

Regulamin stanowi, że: korekty błędnych lub błędnych informacji w księgach dokonuje się w miejscu pracy pracownika, w którym dokonano wpisu, albo u pracodawcy w nowej pracy na podstawie dostarczonego dokumentu.

Dokumentem tym może być postanowienie o przywróceniu na stanowisko, przyjęciu, zwolnieniu ze stanowiska, przeniesieniu lub różnego rodzaju wypisy. Kiedy pracownik składa wniosek, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu pełną pomoc.

W przypadku reorganizacji przedsiębiorstwa lub organizacji, która dokonała nieprawidłowego lub błędnego wpisu, korekty dokonuje jej następca prawny. W przypadku likwidacji dotychczasowego miejsca pracy korekty dokonuje inny pracodawca zgodnie z paragrafem 28 Regulaminu. Oficjalnym dokumentem - potwierdzeniem likwidacji organizacji - jest wyciąg z jednolitego państwowego rejestru osób prawnych.

Poprawiane dane muszą być w pełni zgodne z dokumentem ustalającym zasady ich poprawiania. W przypadku zagubienia takiego dokumentu lub niezgodności z treścią dokonanych zmian, korekty dokonuje się na podstawie innych dokumentów dokumentujących wykonanie pracy, nie odnotowanych u pracowników pracowniczych. Może to obejmować dowody rejestrowania czasu pracy, karty osobiste, odcinki wypłat i inne dokumenty.

Na podstawie zeznań świadka nie można dokonać zapisu sprostowań. Nie dotyczy to danych objętych orzeczeniami sądowymi oraz danych utraconych masowo lub w ekstremalnych warunkach.

Funkcje wprowadzania zmian na stronie tytułowej

Z reguły dokonuje się zmian na stronach tytułowych (zgodnie z pkt. 2.3 Instrukcji), a nie poprawek. Co zrobić, jeśli na stronie tytułowej zeszytu ćwiczeń znajduje się błędny wpis? Przygotowując stronę tytułową po raz pierwszy niedopuszczalne są niedokładności i poprawki. Jeżeli został wprowadzony błąd lub niedokładność, wówczas formularz taki należy zniszczyć, tworząc akt specjalny i zastosować nowy formularz. Do aktu likwidacji błędnych formularzy można dołączyć pierwotny numer, który w pierwszej kolejności wycina się z eliminowanego formularza, zanim zostanie on usunięty. Służy to jako oficjalny dowód istnienia formularza z wymaganym numerem. Za uszkodzone formularze pracownicy nie zostaną obciążeni żadnymi opłatami.

Dokonując jakichkolwiek korekt należy pamiętać, że stare dane należy przekreślić jedną linią, a nowe wpisać nad starymi. Stare dane muszą pozostać czytelne. Na wewnętrznej stronie dokumentu pracy należy pozostawić link do dokumentu regulującego wprowadzenie określonych zmian, a także podpis i pieczęć odpowiedzialnej organizacji lub pracownika działu personalnego.

Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek zmian w książce na podstawie słów jej właściciela. Podstawą mogą być wyłącznie różne dokumenty osobiste:

• paszport)
• akt rozwodu)
• akt małżeństwa)
• kod identyfikacyjny i inne dokumenty.

Informacje w księdze pracownika dotyczące wykonywanego zawodu i wykształcenia pozostają niezmienione, można je jedynie uzupełnić. Jeśli takich informacji nie ma w dokumencie pracy, wystarczy wypełnić wymagane wiersze.

Niedokładność w prowadzeniu książeczki pracy możliwa jest także przy dokonywaniu korekt na stronie tytułowej. Następnie zmian dokonuje się w zwykły sposób, gdyż zapisane informacje nie uzupełniają informacji o pracy, zwolnieniu czy nagrodzie. Błędy w dokonaniu korekt na stronie tytułowej koryguje dotychczasowy pracodawca na podstawie dokumentu regulującego wprowadzenie takich zmian (par. 27 Regulaminu). Błędny wpis należy przekreślić jedną, czystą linią i wpisać prawidłowe informacje. Na okładce, w środku, należy dokonać odpowiedniego wpisu ze szczegółową notatką o sprostowaniu. Wpis ten musi być poświadczony podpisem i pieczęcią organizacji.

Paragraf 30 Regulaminu zabrania zamazywania, przekreślania, fałszowania błędnych lub niepoprawnych wpisów w jakichkolwiek częściach zeszytu ćwiczeń zawierających informacje o stanowiskach lub nagrodach. Błędny lub niedokładny wpis jest po prostu unieważniany i wprowadzane są prawidłowe informacje. Aby to zrobić, odpowiednie kolumny muszą zawierać następujące informacje:

• kolumna 1 – numer kolejny po ostatnim wpisie)
• kolumna 2 – data wpisu)
• kolumna 3 – wskazanie nieważności wpisu wraz z numerem i wpisem poprawnym)
• Kolumna 4 – numer zlecenia, na podstawie którego dokonano błędnego wpisu. Jeżeli zamówienie zostało wystawione z błędem, a następnie anulowane, wpisuje się numer i datę zamówienia anulowającego.

Tę samą procedurę wprowadzania poprawek należy zachować przy poprawianiu wszystkich błędnych i niepoprawnych wpisów - dotyczących zatrudniania, nagradzania, zwalniania. Dotyczy to również informacji o zwolnieniach uznanych za nieważne przez inspektorat Rostrud, sąd lub bezpośrednio przez pracodawcę. Musi znaleźć się odpowiednie powołanie się na postanowienie lub inne postanowienie pracodawcy o zmianie treści uzasadnienia zwolnienia lub przywrócenia do pracy.

W przypadku konieczności przywrócenia, zgodnie z ustaloną procedurą i normami, ciągłego doświadczenia zawodowego na ostatnim stanowisku, wymagany jest specjalny wpis w trzeciej kolumnie z informacją o pracy. Jednocześnie w czwartej kolumnie należy wskazać odnośnik do nazwy dokumentu, na podstawie którego wprowadzono informację, a także jego numer i datę. Wymóg ten reguluje paragraf 3.4 Instrukcji oraz paragraf 23 Regulaminu.

Pracownik, zgodnie z klauzulą ​​33 aktualnego Regulaminu, składa wniosek o otrzymanie duplikatu sprawozdania z pracy, w którym wymagane informacje zostaną wpisane prawidłowo.

Jak zmienić nazwę organizacji zatrudniającej

Często zdarza się, że w księdze pracowników nie ma informacji o zmianie nazwy przedsiębiorstwa, spółki lub firmy pracodawcy. W efekcie powstają rozbieżności w informacjach o zatrudnieniu i zwolnieniu. Stwarza to znaczne trudności w ustalaniu emerytury, wymagając dostępności dokumentacji uzupełniającej w postaci zaświadczeń z zakładów pracy lub archiwów.

Biorąc to wszystko pod uwagę, jeśli nazwa organizacji zostanie zmieniona w czasie pracy pracowników, konieczne jest ciągłe wprowadzanie zmian w księgach pracy, które rejestrują takie zmiany. Informacje takie wpisuje się jako odrębną pozycję w trzeciej kolumnie, gdzie znajduje się informacja o zajmowanym stanowisku; w czwartej kolumnie wpisuje się podstawę do zmiany nazwy organizacji - dekret (zarządzenie) lub inną decyzję pracodawca, jego numer, data. Instrukcje nie przewidują dokonywania jakichkolwiek zmian w pierwszej i drugiej kolumnie pracy w przypadku zmiany nazwy organizacji zatrudniającej.

W przypadku zmiany struktury organizacyjno-prawnej organizacji zatrudniającej wymagany jest także specjalny wpis zawierający taką informację w księdze pracowników.

Reorganizację lub zmianę nazwy uważa się za zakończoną nie od chwili potwierdzenia decyzji przez uczestników (założycieli), ale od momentu zarejestrowania odpowiednich zmian w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych. Reguluje to ustawa z dnia 08.08.2001 oraz organy Federacji Rosyjskiej nadzorujące zasady i tryb wpisu do rejestru państwowego. Zatem w trzeciej i czwartej kolumnie należy zapisać nie datę takiej decyzji założycieli organizacji, ale datę pojawienia się informacji w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych, która jest wskazana w specjalnym certyfikacie. Na podstawie tego zaświadczenia wydawane jest zarządzenie lub zarządzenie pracodawcy wskazujące, że informacja o reorganizacji lub zmianie nazwy została wpisana do księgi pracy pracownika. W czwartej kolumnie koniecznie należy wpisać datę z numerem dekretu.

Zmiana Regulaminu

Jak poprawić błędny wpis w karcie pracy, gdy błędny wpis zostanie wykryty natychmiast lub po krótkim czasie? Z reguły naprawienie tego nie jest trudne. Pracownik HR po prostu wprowadza niezbędną poprawkę. Jeżeli po kilku latach odkryto błędny wpis, procedura jego poprawiania jest nieco inna.

Jeżeli po dokonaniu błędnego wpisu pracownik ma już inne miejsce pracy, korekty dokonuje się w zwykły sposób. Poniżej najnowszych informacji znajduje się kolejny numer porządkowy. Kolejnym krokiem jest dokonanie wpisu uznającego nieważność poprzedniego i dokonanie wpisu prawidłowego. Należy wpisać nie datę wskazaną w błędnym wpisie, ale datę korekty. W czwartej kolumnie należy podać link do odpowiedniego dekretu z nazwą pracodawcy.

W sytuacji, gdy natychmiast po zakończeniu zwolnienia zostanie zidentyfikowany nieprawidłowy wpis lub informacja w książce, należy zwrócić uwagę na ten niuans. W takim przypadku zwolnienie zostało już dokonane w całości, a blok odpowiednich informacji zabezpieczony jest podpisami i pieczęcią. Jeżeli wpiszesz niezbędne informacje bez nazwy pracodawcy, pojawi się kontrowersyjna kwestia - autor wprowadzonych informacji stanie się niejasny. Dlatego w takiej sytuacji konieczne jest utworzenie nowego bloku informacji zawierającego nazwę pracodawcy i kolejny numer w kolejności chronologicznej i daty. Kolejnym krokiem jest dokonanie niezbędnych korekt, a blok informacyjny zostaje potwierdzony pieczęcią i podpisami. Wymagana jest pieczątka i podpis działu HR oraz podpis pracownika potwierdzający podanie informacji.

Należy pamiętać, że bez pieczęci i podpisu odpowiedniej osoby blok informacyjny uważa się za nieważny. Takie wymogi rejestracyjne obowiązują także w sytuacji, gdy pracownik zgłasza się do byłego pracodawcy po upływie czasu nieokreślonego w celu skorygowania ewidencji za okres przepracowany u niego, a także wprowadził już informację o zwolnieniu u innego pracodawcy.

Błędny zapis przy sporządzaniu dokumentów dla personelu może skutkować karą grzywny, wypłatą odszkodowania i przywróceniem pracownika zwolnionego z powodu nielegalnego zatrudnienia. Pracownik zawsze ma prawo żądać od pracodawcy zmiany umowy o pracę za pomocą sądu. Wypełnianie bloków zeszytów ćwiczeń i wprowadzanie w nich wszelkich zmian musi odbywać się zgodnie ze wszystkimi normami obowiązującego prawodawstwa.

: Wideo

Zeszyt ćwiczeń jest głównym dokumentem potwierdzającym aktywność zawodową obywatela. Wydawane jest jednorazowo, przy pierwszym zatrudnieniu. Następnie wprowadzane są do niego dane dotyczące wszystkich zawodów, w których obywatel pracował przez całe życie. Wszystkie wpisy w dokumencie dokonywane są ręcznie.

Czasami zapisy zwolnień błędnie wskazują przyczynę i artykuł Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Łatwo o błąd, gdyż Kodeks przewiduje cztery artykuły (71, 77, 81, 83) i 48 różnych sformułowań zwolnienia. Kolejnym częstym błędem przy tworzeniu protokołu zwolnień jest używanie skrótów w odniesieniu do Kodeksu i jego sekcji.

Zdarza się, że jakiś wpis w karcie pracy jest wpisany błędnie lub traci na aktualności. Dzieje się tak, jeśli pracownik odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu popełnił błąd i dokonał niedokładności lub zmieniły się dane osobowe pracownika, np. jego nazwisko. Informacje niezgodne ze stanem faktycznym automatycznie powodują nieważność dokumentu. Przeanalizujemy szczegółowo, jak poprawić wpis w zeszycie pracy, aby nie był sprzeczny z przepisami prawa pracy.

Głównymi dokumentami regulującymi prowadzenie ksiąg pracy pracowników są Rozporządzenia Ministra Pracy nr 69 z dnia 10 października 2003 r. i nr 225 z dnia 14 kwietnia 2003 r.

Procedura dla właściciela dokumentu w przypadku konieczności skorygowania wpisu w ewidencji pracy

Kilka faktów

Zgodnie z przepisami nie ma specjalnej listy stanowisk, na których można dokonywać, poświadczać i korygować wpisy w Kodeksie pracy. Zgodnie z przepisami taka praca w organizacji jest wyznaczana na specjalne zamówienie. Jeżeli przedsiębiorstwo nie posiada działu personalnego, to albo sam pracodawca, albo wyznaczony na jego zlecenie specjalista może prowadzić i korygować księgi pracy: księgowy, sekretarz, administrator, kierownik biura itp. Jeżeli pracę świadczy osoba fizyczna, prawo nie pozwala jej na prowadzenie i poprawianie zeszytów pracy.

W przypadku wykrycia błędnego wpisu w jego zeszycie pracy lub zmiany danych osobowych, obywatel musi:

• złożyć pisemny wniosek do pracodawcy z prośbą o korektę;
• złożyć dokumenty potwierdzające legalność informacji wymagających sprostowania. Może to być dokument wydany przez organy państwa rejestrującego (paszport z nowym nazwiskiem, akt małżeństwa lub rozwodu itp.). Bardziej szczegółowe informacje na temat dopasowywania nazwiska w nazwie pracy można znaleźć na naszej stronie internetowej.

Jeżeli obywatel nie jest zatrudniony w chwili odkrycia nieścisłości w dokumencie, ma prawo skontaktować się z pracodawcą, dla którego pracował przed zwolnieniem. Zmiany wprowadza się w następujący sposób: nazwę organizacji, w której pracował obywatel, wpisuje się w nagłówku, następnie pod kolejnym numerem seryjnym dokonuje się wpisu korygującego i poświadcza się podpisem odpowiedzialnego pracownika i pieczęcią firmy.

Jeżeli po kilku latach od zwolnienia pracownika zostanie wykryty błędny wpis, należy dokonać korekty w organizacji, w której te błędy zostały popełnione. Jeżeli organizacje już nie istnieją, korekty musi dokonać następca lub organizacja wyższa. W przypadku braku wszystkich spółek giełdowych korekty w raporcie pracy należy wprowadzić w archiwum regionalnym.

Prawnik opowiada o poprawianiu wpisów w zeszycie ćwiczeń

Metody korygowania zapisów w księgach pracy

Jeżeli przy sporządzaniu nowego dokumentu pracy popełniono błąd, dokument ten zostaje zniszczony (spisany zgodnie z ustawą), a na jego miejsce wydawany jest nowy. Jeżeli w ważnym dokumencie występuje nieścisłość, błędu nie wolno tuszować, poprawiać ani usuwać. Rozważmy możliwości poprawienia zeszytu ćwiczeń próbki z 2019 r., który przedstawiono poniżej. Korekta następuje poprzez dokonanie nowego wpisu po błędnym.

Korekta poprzez skreślenie nieistotnych informacji jest dozwolona wyłącznie na stronie tytułowej i stronie 33 zeszytu ćwiczeń. Na stronie tytułowej znajdują się informacje o właścicielu dokumentu: imię i nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, specjalność. Zmiana tych informacji, w tym korekta daty urodzenia w zeszycie pracy, następuje poprzez skreślenie istniejących informacji i wprowadzenie nowych. Na wewnętrznej stronie okładki znajdują się informacje o dokumencie, na podstawie którego dokonywane są wpisy. Muszą być poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej i pieczęcią organizacji.

Menedżerowie przedsiębiorstw i pracownicy personelu powinni wiedzieć, co dokładnie można poprawić w zeszycie ćwiczeń, jak to zrobić poprawnie, a także jakie metody korekty są zabronione.

Kiedy zeszyt ćwiczeń jest nieważny?

Podstawą do unieważnienia niniejszego dokumentu mogą być następujące sytuacje::

• Nazwisko, imię lub nazwisko pracownika jest błędnie wskazane w książce. W takim przypadku błąd może składać się tylko z jednej litery - jeśli dane w książce nie zgadzają się z paszportem, dokument jest nieważny.
• Na stronie tytułowej dokumentu nie ma pieczęci organizacji ani podpisu osoby upoważnionej do wypełnienia księgi.
• Zeszyt ćwiczeń zawiera nieprawidłową datę ukończenia (na przykład wcześniejszą niż wydano sam formularz dokumentu). Często ma to na celu wydłużenie stażu pracy pracownika.

Pracodawcy powinni pamiętać, że odmowa zatrudnienia obywatela ze względu na nieważność jego zeszytu pracy jest niezgodna z prawem.

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może mu także wystawić nową kartę pracy, jednak nie będą w niej uwzględniane zapisy z poprzednich miejsc pracy.

Czy dozwolone są korekty w raporcie pracy?

Książka pracy jest praktycznie jedynym dokumentem, na podstawie którego wylicza się staż pracy pracownika do obliczenia jego emerytury.

Jednocześnie dokumentację pracy, a także sam dokument, należy wypełnić poprawnie - w przeciwnym razie pracownicy funduszu emerytalnego po prostu nie wezmą ich pod uwagę.

Regulację prowadzenia zapisów w zeszycie pracy reguluje kilka dokumentów:

• Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
• Instrukcja wypełniania zeszytów ćwiczeń.
• Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń.

Jeżeli podczas wypełniania dokumentu popełniono błąd(lub odkrył to pracownik HR), należy pamiętać, że nie wszystkie można poprawić. Wszystkie możliwe błędy są podzielone na trzy grupy:

• Szczegóły oferty pracy;
• Informacje o nagrodach.

Błędy należące do pierwszej grupy należy poprawić zgodnie z ustalonymi wymaganiami – w przeciwnym razie dokonane zmiany będą nieprawidłowe.

Zasady korekcji błędów

Jeżeli w dokumencie zostanie znaleziony błędny lub niedokładny wpis, można to naprawić:

• Pracodawca lub dział personalny przedsiębiorstwa, w którym popełniono błąd;
• Obecny pracodawca, za pisemną i oficjalną zgodą poprzedniego pracodawcy.

Korekta zapisu musi nastąpić prawidłowo i spełniać wymogi prawne.

Zabronione jest wykorzystywanie w tym celu korektora oraz zacieranie, fałszowanie i zamalowywanie nagrania.

Zgodnie z Regulaminem i Instrukcją regulującą tryb prowadzenia zeszytów ćwiczeń, dopuszczalne są następujące sposoby poprawiania błędnie dokonanego wpisu:

• Skreślenie wpisu;
• Dodanie rekordu;
• Unieważnienie.

Zastosowanie konkretnej metody zależy jednak od sekcji, w której wykryto błąd. Tym samym w rubrykach zeszytu ćwiczeń zawierających informacje o pracy i nagrodach zabrania się skreślania wpisów. Jedyną akceptowalną możliwością poprawienia błędu jest unieważnienie wpisu i wprowadzenie nowych, poprawnych danych.

Skreślenie dopuszczalne jest jedynie w wyjątkowych przypadkach – w celu sprostowania informacji o pracowniku takich jak:

• Jego nazwisko, imię lub nazwisko rodowe;
• Błąd w dacie urodzenia.

Aby poprawić, stary wpis przekreśla się cienką linią, a obok niego umieszcza się nowy - poniżej lub w tej samej linii, jeśli jest miejsce. W takim wypadku przekreślony wpis powinien być czytelny.

Również na wewnętrznej stronie zeszytu ćwiczeń znajduje się link do dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest ta korekta (lub do dokumentów, jeśli jest ich kilka). Zgodnie z Instrukcją takimi dokumentami uzupełniającymi mogą być:

• Paszport;
• Akt małżeństwa;
• Zaświadczenie o rozwodzie;
• Dokumenty potwierdzające zmianę imienia lub nazwiska.

Często na wewnętrznej stronie zeszytu pracy należy wskazać kilka dokumentów - na przykład akt małżeństwa i paszport.

Wymóg ten wynika z faktu, że każdy dokument z osobna nie wystarczy, aby w pełni prześledzić zmianę nazwiska pracownika.

Warto podkreślić główne błędy przy wypełnianiu zeszytu ćwiczeń, a także sposoby ich naprawienia:

• W informacji o pracy - wpis zostaje unieważniony, wpisana jest poprawna nazwa (jednostka konstrukcyjna, pozycja itp.);
• Na stronie tytułowej - jeżeli błąd dotyczy nieprawidłowego imienia, nazwiska lub nazwiska pracownika, pracodawca nie ma prawa poprawić takiego błędu, kwestia ta musi zostać rozstrzygnięta w sądzie;

• Nie ma sensu anulować lub unieważnić wpisów następujących po brakującym.
• Pominiętego wpisu można dokonać w każdym czasie, podając w kolumnie 2 datę jego dokonania.
• Sam wpis musi zawierać datę zdarzenia, którego oznaczenie zostało pominięte. Przykładowo wpis z dnia 10.09.2015: 06.12.2015 został przeniesiony na stanowisko głównego księgowego Izumrud LLC.

po ostatnim wpisie w zeszycie pracy wpisano, że w nazwie organizacji popełniono błąd;

podana jest prawidłowa nazwa.

W takim przypadku nie trzeba podawać ani numeru seryjnego nowego wpisu, ani dokumentu będącego podstawą sprostowania.

Warto zastanowić się bardziej szczegółowo, jak prawidłowo unieważnić zapis i wskazać nowe, już skorygowane dane.

Unieważnienie wpisu

Głównym i najczęstszym sposobem skorygowania niedokładności wpisów w skoroszycie jest unieważnienie błędnych danych. Przyjrzyjmy się procedurze takiej korekty na przykładzie.

W części zeszytu ćwiczeń pod numerem seryjnym 14 znajduje się zapis o zwolnieniu pracownika Stepanenko O.O. z dnia 21.10.2015 r., złożone na podstawie zarządzenia nr 121-k i oświadczenia o rezygnacji na własną prośbę.

Rankiem 21 października 2015 r. Menedżer wypełnił zeszyt ćwiczeń i przygotował wszystkie dokumenty niezbędne do zwolnienia, ale Stepanenko O.O. wycofała swoją aplikację i zdecydowała się kontynuować pracę w organizacji. Aby anulować zapis zwolnienia, menedżer musi podjąć następujące działania:

• Wydaj nowe zarządzenie, które anuluje nakaz zwolnienia (na przykład nr 122-k).
• W zeszycie ćwiczeń pod numerem seryjnym 15 dokonaj nowego wpisu z datą 21.10.2015 o następującym typie: „Wpis nr 14 jest nieprawidłowy”.
• Po dokonaniu wpisu należy wskazać datę i numer nowego zamówienia, na podstawie którego unieważnia się poprzedni wpis (w tym przypadku jest to zamówienie nr 122-k z dnia 21 października 2015 r.).

Jeżeli korekta wpisu dotyczy innej kwestii (np. błędnie wskazano stanowisko pracownika), to w drugim akapicie, po wskazaniu numeru błędnego wpisu, należy także wpisać prawidłowe dane.

Przykład wykreślenia wpisu w książce pracy pracownika

Przydatny film na ten temat

Wniosek

Prawidłowe wypełnienie książeczki pracy jest obowiązkiem każdego kierownika i pracownika obsługi kadr przedsiębiorstwa, ponieważ od tego zależy naliczenie stażu pracy pracownikowi. Jeżeli w księdze znajdują się błędy lub nieścisłości, należy je wyeliminować – poprawiając wpis lub sporządzając nowy dokument.

Większość zapisów można poprawić, ale trzeba też przestrzegać pewnych zasad – nie wolno ich zakrywać, zamalowywać ani fałszować. Prawnie dopuszczalną możliwością korekty jest unieważnienie wpisu lub jego przekreślenie (w niektórych przypadkach).