List biznesowy z prośbą. Listy biznesowe

Aby napisać list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu sprawy do osoby zajmującej wysokie stanowisko, należy znać zasady sporządzania takiego pisma. Wskazane jest zwięzłe i jasne przedstawienie istoty odwołania. Z tego artykułu dowiesz się, jak napisać list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu do wojewody. Można napisać na przykład o rozwiązaniu problemów związanych z miastem i regionem, czy to braki w mieszkalnictwie i usługach komunalnych, czy też osobistą prośbę. Należy pamiętać, że żądanie nie powinno przekraczać możliwości osoby upoważnionej.

Informacje ogólne

Taki list pomocy w rozwiązaniu problemu przydaje się, gdy trzeba uzyskać informacje, dokumenty lub dokonać transakcji. Możesz napisać odwołanie z prośbą o poprawę jakości pracy dowolnej organizacji rządowej. Zwykle takie listy są wysyłane na czyjeś nazwisko. W niektórych przypadkach kontaktują się bezpośrednio z organizacją.

Pismo do wojewody z prośbą o pomoc musi być w pełni zgodne z zasadami korespondencji służbowej. Musisz wziąć odpowiedzialność za wszystko: od czcionki tekstu po treść listu. Jeśli problem dotyczy nie tylko jednego obywatela, ale kilku, możesz zebrać podpisy i odpowiednie dokumenty. Im bardziej przekonujące będą złożone dokumenty, tym większe prawdopodobieństwo, że administracja odpowie na wniosek. Taki list o pomoc w rozwiązaniu problemu może zostać przyjęty lub odrzucony. W każdym przypadku pracownicy agencji rządowych muszą przesłać odpowiedź zawierającą szczegółowe informacje i wyjaśnienie przyczyn odmowy.

Do napisania i wysłania listu potrzebne będą następujące elementy:

Komputer z dostępem do Internetu.
Papier.
Pióro.
Koperta.
Drukarka.

Formularz

Istnieje specjalny formularz, na którym można napisać pismo do wojewody z prośbą o pomoc, w którym podaje się pełne imię i nazwisko wnioskodawcy, a także pełne imię i nazwisko oraz stanowisko wojewody, krótką treść pisma oraz inne ważne punkty. Wskazane jest wydrukowanie wniosku na osobnej kartce. Formularz znajdziesz na stronie internetowej administracji lub w recepcji wojewody. W niektórych obszarach może go brakować, wówczas należy go napisać samodzielnie za pomocą komputera lub ręcznie. Jeśli wyślesz list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu bez tego formularza, możesz nie otrzymać odpowiedzi.

Oświadczenie

Po zakończeniu pracy z formularzem musisz zacząć pisać sam list.

Najpierw projektowany jest kapelusz. Po prawej stronie wpisane jest stanowisko, nazwisko, imię i patronimika urzędnika. Poniżej wpisane jest imię i nazwisko oraz wszystkie dane kontaktowe (adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail) autora odwołania. Wszystkie dane urzędnika służby cywilnej są podane w celowniku. Dane osobowe - w dopełniaczu.
Następnie, cofając się nieco, w środku powinieneś zacząć swój adres od słowa „kochanie”.
Następnie możesz określić istotę problemu.

List nie musi być długi. Nie należy rozpisywać głównej części na kilku stronach. Wystarczy do tego jedna kartka A4. Najważniejsze jest określenie istoty problemu, aby podczas czytania osoba zrozumiała, o czym mowa. Wszystkie niezbędne informacje można podać we wniosku. Nie należy go rozciągać na dziesięć stron; można napisać kilka arkuszy, w pełni ujawniając problem. We wniosku nie należy pisać niczego niepotrzebnego.

Od sposobu napisania głównej części zależy, czy list zostanie odczytany przez wojewodę, czy nie. Na końcu listu należy wpisać „Załącznik” i wskazać arkusze z dodatkowymi informacjami. Na końcu listu ponownie musisz opisać swoją prośbę w dwóch lub trzech zdaniach i ją podpisać. Możesz na przykład napisać list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu w mieście.

Struktura aplikacji

List jest pisany według standardowego szablonu. Powinien zawierać:

Powód kontaktu. Powód został krótko opisany: dlaczego obywatel zwraca się do tego urzędnika, a także dlaczego zwraca się do tego konkretnego urzędnika.
Cel. Dlaczego pisze się list? W tym miejscu należy określić istotę problemu, a także wskazać, dlaczego adresat musi odpowiedzieć na żądanie.
Połączyć. Opis wyniku decyzji. Jeśli wojewoda zareaguje na problem, jakie zmiany zajdą w firmie, w życiu społeczeństwa itp. To jest najważniejsza część. Przekonuje adresata o konieczności udzielenia pomocy i od niej zależy, czy na tę prośbę odpowie.

Jeśli jest więcej niż jedno żądanie, najlepiej jest utworzyć kilka akapitów dla każdego problemu. Wszystkie szczegóły można zapisać, jak wspomniano powyżej, we wniosku. Opisana została struktura aplikacji w jej głównej części.

Załatwić

Po zakończeniu pracy z pismem z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu należy włożyć do koperty wszystkie dowody i oficjalne apelacje, a także samo pismo. Wszelkie dodatkowe załączniki tylko zwiększają prawdopodobieństwo, że odbiorca przeczyta list.

Po zapakowaniu wszystkiego w kopertę należy znaleźć oficjalny adres władz regionalnych lub powiatowych i wysłać list. Przed wysłaniem należy wykonać kopie wszystkich dokumentów. Najlepiej je wysłać, gdyż sam list z ważnymi dokumentami może zaginąć na poczcie lub w administracji.

Opcje wysyłki

List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu Twojego problemu możesz wysłać nie tylko pocztą. Jeśli istnieje obawa o bezpieczeństwo dokumentów lub fakt, że list nie dotrze, możesz wykonać następujące czynności:

Zamów dostawę do przedstawiciela Urzędu Gubernatora. Tę funkcję posiadają poczta rosyjska i firmy dostarczające listy komercyjne. Dzięki temu list dotrze znacznie szybciej i trafi prosto do wojewody.
E-mail. Jest XXI wiek. Wszelkie prośby można przesłać e-mailem. Wystarczy wejść na stronę administracji, znaleźć adres e-mail dla public relations i po wypełnieniu wszystkich formularzy i formularzy, zrobieniu skanów wszystkich dokumentów, wysłać je w formie plików pocztą. Niektóre strony posiadają elektroniczne recepcje, w których nie ma potrzeby załączania plików; można tam wpisać dane osobowe i zostawić prośbę.

Według oficjalnych danych termin odpowiedzi wynosi 30 dni, jednak zazwyczaj odpowiedź przychodzi w ciągu dwóch do trzech dni.

Jak najlepiej pisać

Możesz napisać list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu dowolnego problemu, jednak to, czy pomoc zostanie udzielona, czy też list trafi do archiwum, zależy tylko od adresata. Aby zwiększyć szansę na pomyślny wynik, lepiej poruszyć pozytywne cechy osobiste odbiorcy. Osoba musi zrozumieć, dlaczego zwraca się do niego.

Przydałoby się kilka wstawek z komplementami. W piśmie warto dać do zrozumienia osobie, że tylko ona może pomóc w rozwiązaniu problemu poruszonego w piśmie. Przykładowo, jeśli adresat napisze list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu kwestii mieszkalnictwa i usług komunalnych, można wykazać, że taki problem jest istotny i wojewoda jak nikt inny będzie w stanie pomóc nie tylko konkretnemu obywatelowi który napisał apel, ale także wszystkich obywateli w rozwiązaniu tego problemu.

Zdecydowanie powinieneś uzasadnić swój punkt widzenia. Wskazane jest wybranie kilku uzasadnień, dla których musisz odpowiedzieć na żądanie. Uzasadnienia te lepiej budować według schematu: średnia perswazja, słaba, najbardziej przekonująca – to standardowa psychologiczna technika perswazji w obszarze komunikacji biznesowej.

Konieczne jest zainteresowanie adresata realizacją żądania. Należy dokładnie rozważyć ten aspekt. Być może propozycja będzie w jakiś sposób powiązana z korzyścią dla odbiorcy? Jeśli występuje ważny problem, możesz pokazać, w jaki sposób prośba pomoże rozwiązać cały problem lub jego część.

Jeśli nie masz absolutnie nic do zaoferowania, nie rozpaczaj, to też się zdarza. Musisz pokazać wagę prośby. To wywrze presję na emocje. Istotę należy określić tak jasno i zrozumiale, jak to tylko możliwe, aby czytając list, osoba chciała pomóc w rozwiązaniu tej konkretnej kwestii.

Jak najlepiej wyrazić prośbę?

Po przygotowaniu adresata do przyjęcia prośby należy bardzo zwięźle przedstawić jej istotę. Tekst powinien być krótki. Długie zdania zupełnie nie nadają się na taki list. Należy podać wszystkie liczby i dokładne dane.

Jeśli prośba dotyczy np. zamówienia sprzętu dla firmy, to w piśmie należy podać cenę, ilość i markę. Najlepiej wyjaśnić wszelkie niejasne słowa lub dane. Wyrażając myśli, nie powinieneś pisać zdań o podwójnym znaczeniu. Esencja powinna być natychmiast jasna. Jest to list opowiadający historię w biznesowym stylu.

Jak napisać konkluzję

Na koniec należy podsumować wszystkie powyższe. Warto napisać, jakie korzyści otrzyma firma lub konkretny obywatel, jeśli prośba zostanie spełniona. Co więcej, lepiej to zrobić w formie łańcucha logicznego. Przykładowo przy zamówieniu 5 nowych maszyn pojawi się 5 stanowisk pracy, z każdego z nich tyle odliczeń podatkowych trafi do budżetu lub konkretne przedsiębiorstwo uzyska taki a taki zysk.

Podsumowując, ważne jest, aby powtórzyć prośbę i do czego doprowadzi jej spełnienie. W całym liście należy zachować biznesowy styl narracji. Świadczy to o stosunku adresata do problemu i całej sprawy.

Przykładowy list z prośbą o pomoc w organizacji wydarzenia

Drogi Iwanie Iwanowiczu!

Firma *nazwa firmy* od kilku lat z rzędu organizuje szkolenia praktyczne dla studentów szkół wyższych. Pomaga to nie tylko utrwalić zdobytą wiedzę, ale także zastosować ją w praktyce.

Jako kierownik działu HR jesteś osobą zainteresowaną poszukiwaniem nowych kandydatów: młodych, energicznych i obiecujących specjalistów. Zawód ten jest bardzo poszukiwany. Ja, jak większość studentów, chciałbym poznać wszystkie niuanse takiej pracy.

W związku z tym proszę o zorganizowanie spotkania głównego inżyniera Petra Pietrowicza Pietrowa z kandydatami w dniu 10 maja o godzinie 16.00 w budynku edukacyjnym naszego instytutu.

Pokazując młodym ludziom perspektywy na dany zawód już dziś, pomagasz im dowiedzieć się więcej o tym zawodzie, a także kładziesz podwaliny pod właściwy wybór w przyszłości. Prawdopodobnie wybierając ten zawód, niektórzy z nich rozpoczną pracę w Twoim przedsiębiorstwie i pomogą mu osiągnąć nowy poziom.

Z szacunkiem i wdzięcznością,

Rektor Instytutu V.V. Astapow.

Jakie konstrukcje językowe najlepiej wstawić?

Tworząc list, warto skorzystać z opisanych poniżej struktur językowych:

Część wprowadzająca. W tej części pisma o pomoc w jakiejkolwiek sprawie należy podać istotę sprawy, wskazać przyczynę odwołania oraz sam wniosek. W tym celu najlepiej posłużyć się poniższymi zwrotami. Aby opisać przyczynę: z powodu nieotrzymania, uwzględnienia itp. Aby wyrazić cel: w oparciu o wyniki, dla celów, w celu koordynacji itp.
Wniosek. Można go przedstawić w pierwszej lub trzeciej osobie. Wyrażenie użyte do jej opisania jest dość standardowe i zaczyna się od słowa „proszę”.

Należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

Podczas prezentacji należy skupić uwagę na interesie obu stron w spełnieniu żądania.
Nigdy nie należy zaczynać listu od słowa „proszę”; najlepiej najpierw wyjaśnić powód prośby, a następnie podać istotę prośby.
Nie jest wskazane od razu dziękować odbiorcy. To może postawić go w niezręcznej sytuacji. Najlepiej jest podziękować osobie po tym, jak odpowiedziała na prośbę.
Należy opisać znaczenie rozpatrywanego problemu. Należy wyraźnie zaznaczyć, że rozwiązanie sprawy zaspokaja potrzeby nie tylko adresata, ale w ogóle innych osób. Nigdy jednak nie należy wytykać negatywnych stron prośby.
W treści odwołania nie możesz zawrzeć groźby (np. w celu skontaktowania się z innym organem, jeśli odmówisz pomocy). To z pewnością zniechęci adresata, a list trafi do archiwum.

Wniosek

Po dokładniejszym przestudiowaniu stylu opowiadania historii biznesowej, a także naszkicowaniu własnych przemyśleń, możesz z łatwością napisać list, po przeczytaniu którego adresat odpowie na zawartą w nim prośbę.

Należy zawsze pamiętać, że do menedżera pisany jest list z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu. Co więcej, pytanie to interesuje przede wszystkim adresata. I tylko w jego mocy jest zrobić wszystko, aby zapewnić odpowiedź na list.

Zatem, kierując się powyższym przykładem, możesz napisać swoje odwołanie, przestrzegając wszystkich fragmentów i zasad formatowania.

Należy pamiętać, że na formularzu należy umieścić pieczęć administracyjną. Formularz najlepiej kupić w administracji regionalnej.
Można także skorzystać z możliwości złożenia wniosku online.
Konieczne jest zebranie wszelkich możliwych dokumentów i zaświadczeń, a także podpisów, jeśli problem dotyczy nie tylko konkretnego obywatela.
Pisząc o prośbie o pomoc w rozwiązaniu problemu, należy zastosować biznesowy styl opowiadania historii, a także nie zapomnieć o pełnym szacunku tonie listu.
List powinien zainteresować urzędnika od samego początku.
Po napisaniu oryginału należy wykonać kopie wszystkich dokumentów, zaświadczeń i podpisów, a także samego pisma i wysłać kopie dokumentów do administracji, po wcześniejszym ustaleniu jego prawnego adresu. W takim przypadku należy wysłać pismo w oryginale. Najlepiej zrobić to za pośrednictwem kuriera. Wtedy zapoznanie się z dokumentem zajmie znacznie mniej czasu.
Po wysłaniu należy cierpliwie poczekać na odpowiedź.

Zapewne każdy choć raz musiał zmierzyć się z koniecznością napisania listu biznesowego. Kompilując go, mimowolnie dochodzisz do wniosku, że nie jest to wcale łatwe. Istnieje wiele zasad i przepisów dotyczących pisania listów biznesowych, które musisz znać. W artykule szczegółowo opisano proces sporządzania dokumentu, przedstawiono przykłady pism biznesowych, omówiono ich rodzaje i konstrukcję.

Formularz

Gotowe formularze dodadzą solidności i wskażą rzetelność firmy. Zawierają niezbędne informacje o organizacji, takie jak:

Nazwa.
Adres.
Numery kontaktowe.
Strona internetowa.
E-mail.
Logo.
Inne dane kontaktowe.

Nie ma ścisłych zasad dotyczących formularzy. Dlatego każda organizacja samodzielnie decyduje, jakie informacje w nich zawrzeć.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Przygotowanie

Listy biznesowe są pisane i formatowane w określony sposób, z zastrzeżeniem nieodłącznych zasad i wymagań. W zależności od celu autor szczegółowo przemyśla treść, aby uzyskać wyliczony przez siebie wynik. Musi jasno zrozumieć, jakie informacje adresat już wie na temat tematu listu, na czym ma się oprzeć i co będzie w nim nowego. Argumenty zależą od celu, do jakiego dąży autor. Proces przygotowania listu biznesowego można podzielić na następujące etapy:

Studiowanie problemu.
Pisanie projektu listu.
Jego zatwierdzenie.
Podpisywanie.
Rejestracja.
Wysyłam do odbiorcy.

Struktura listów biznesowych

Tworząc list, należy nasycić go informacjami, czyli umieścić w nim wszystkie niezbędne informacje. Może być prosty lub złożony. Treść prostego listu w sposób jasny i zwięzły przekazuje informacje, które z reguły nie wymagają odpowiedzi ze strony odbiorcy. Złożony może składać się z kilku sekcji, punktów i akapitów. Każdy akapit przedstawia jeden aspekt informacji. Tego typu próbki listów biznesowych zazwyczaj składają się z części wprowadzającej, końcowej i końcowej.

Poniżej znajduje się przykład napisania listu biznesowego – jego część wprowadzająca.

W części zasadniczej opisano sytuacje i zdarzenia, przedstawiono ich analizę i dowody. To w tej części przekonują, że trzeba tak czy inaczej działać, udowadniać, jak było i informować o konieczności wzięcia udziału w każdym wydarzeniu, podając różne argumenty.

Wniosek zawiera wnioski sformułowane w formie propozycji, próśb, przypomnień, odmów i tak dalej.

Przykład napisania listu biznesowego – jego ostatniej części – prezentujemy poniżej. To podsumowuje wymagania określone w głównym.

Wszystkie podawane informacje powinny być optymalnie spójne i zrozumiałe.

Każda litera zaczyna się od wyśrodkowanego adresu. Ta mała część jest niezwykle ważna. Wybierając go, autor musi wziąć pod uwagę:

Stanowisko adresata.
Charakter związku.
Formalność.
Etykieta.

Na końcu listu powinien znajdować się grzeczny formularz. Na przykład: „...wyrażam nadzieję na dalszą współpracę (dziękuję za zaproszenie)…” Po tych wyrażeniach następuje podpis autora.

Styl

Wszystkie listy muszą być pisane w oficjalnym stylu biznesowym, co oznacza użycie języka w oficjalnych stosunkach biznesowych. Cechy takiego języka powstają w następujących okolicznościach:

Głównymi uczestnikami relacji biznesowych są osoby prawne, w imieniu których kierownictwo i urzędnicy piszą listy.
Relacje w organizacjach są ściśle regulowane.
Przedmiotem komunikacji jest działalność przedsiębiorstwa.
Dokumenty zarządcze mają z reguły określonego adresata.
Często w toku działalności organizacji dochodzi do podobnych sytuacji.

W związku z tym informacje zawarte w piśmie biznesowym powinny być:

Oficjalny, bezosobowy, podkreślający dystans pomiędzy uczestnikami komunikacji.
Adresowany, przeznaczony dla konkretnego adresata.
Aktualne w chwili pisania tego tekstu.
Rzetelny i bezstronny.
Uzasadnione, aby nakłonić odbiorcę do wykonania dowolnej czynności.
Kompletne do podejmowania decyzji.

Wymagania

List biznesowy musi spełniać następujące wymagania:

Mowa jest ujednolicona na wszystkich poziomach – leksykalnym, morfologicznym i syntaktycznym. Zawiera wiele wyrażeń, terminów i formuł.
Ton pisania jest neutralny, powściągliwy i surowy, bez użycia języka emocjonalnego i ekspresyjnego.
Dokładność i przejrzystość tekstu, bez błędów logicznych, jasność i przemyślaność sformułowań.
Zwięzłość i zwięzłość - bez użycia wyrażeń niosących dodatkowe znaczenie.
Stosowanie formuł językowych powstałych w wyniku powtarzających się sytuacji.
Użycie terminów, czyli słów lub wyrażeń zawierających specjalne pojęcia.
Zastosowanie skrótów, które mogą być leksykalne (to znaczy słowa złożone utworzone przez usunięcie liter z części słów: LLC, GOST itd.) i graficzne (to znaczy oznaczenia słów w formie skróconej: grn, zh-d, itp.).
Stosowanie konstrukcji w przypadkach dopełniacza i narzędnika.
Wyrażenia zawierające rzeczowniki werbalne („zapewnić wsparcie” zamiast „wsparcie”).
Używanie prostych, powszechnych zdań.

Powyższe próbki listów biznesowych pokazano w pełnej wersji (z treścią) poniżej. Informacje spełniają wszystkie wymogi oficjalnego stylu biznesowego.

Rodzaje listów biznesowych

List biznesowy najlepiej napisać w jednej konkretnej sprawie. Jeśli konieczne jest rozwiązanie kilku problemów jednocześnie, zaleca się sporządzenie kilku różnych opcji.

Listy biznesowe mogą mieć następującą treść:

Towarzyszący. Takie pisma są zazwyczaj potrzebne, aby poinformować Cię, gdzie wysłać dokumenty.
(Jak napisać list biznesowy? Przykładowy list motywacyjny pomoże tym, którzy muszą napisać tego typu dokument.)

Gwarantowane. Mają one na celu potwierdzenie wszelkich obietnic lub warunków. Można na przykład zagwarantować zapłatę za pracę, czynsz, terminy dostaw itp.
Dzięki. Ostatnio zaczęto je stosować szczególnie często. Takie listy świadczą o dobrym, partnerskim tonie. Mogą być wydawane na zwykłym papierze firmowym lub na kolorowym papierze z pięknym nadrukiem.
(Jak napisać list biznesowy? Próbka odmiany z podziękowaniami jest sporządzana w dowolnej formie, w zależności od zadań, które rozwiązuje. W tym przypadku list wyraża swoją istotę w najkrótszej formie. Taka próbka, wykonana na kolorowym papierze z ozdobą, można powiesić na ścianie w pokoju firmowym na honorowym miejscu.)

Informacyjne.
Pouczający.
Gratulacje.
Reklama.

Są też litery:

Propozycje współpracy. Dość powszechne w ostatnim czasie, wysyłane do organizacji, często mają charakter reklamowy, jak na przykład ta próbka. Pisanie listów handlowych jest dość trudne; trzeba wziąć pod uwagę wiele niuansów, aby zwrócić na siebie uwagę, a tym bardziej zainteresować. Jeśli jednak skomponujesz go według poniższego przykładu, ma to wszelkie szanse na sukces.

Zaproszenia. Wysyłane są zaproszenia do udziału w różnych wydarzeniach. Adresowane są zazwyczaj do menadżera lub urzędnika, ale mogą być także skierowane do całego zespołu.
Upraszanie.
Uwagi.
Prośby i wiele innych.

Jak napisać odpowiedź na list. Przykład

Odpowiedź należy rozpocząć od powtórzenia prośby zawartej w pierwszym piśmie. Następnie podawane są wyniki jego rozpatrzenia i wyrażana jest akceptacja lub powód odmowy. List z odpowiedzią biznesową może zawierać alternatywne rozwiązanie w stosunku do oczekiwanych informacji. Zazwyczaj spełnia następujące zasady:

Dostępność linku do pierwszego listu i jego treści.
Identyczne środki językowe.
Porównywalny zakres i aspekty merytoryczne.
Zgodność z określoną sekwencją.

Rejestracja

Oprócz stosowania firmowych papierów firmowych do listów biznesowych, przy ich projektowaniu należy wziąć pod uwagę inne subtelności. Są to szczegóły, zasady dotyczące skrótów, pisania adresów, nagłówków, długości tekstu, szerokości pól i inne.

Próbki listu biznesowego pomogą Ci go skomponować, biorąc pod uwagę wszystkie subtelności i niuanse. Korzystają z nich zarówno początkujący pracownicy biurowi, jak i doświadczeni pracownicy. Dzięki próbkom uczą się, jak poprawnie pisać listy i oszczędzają mnóstwo czasu.

Korespondencja biznesowa jest integralną częścią życia niemal każdego człowieka. W tej formie najwygodniej jest kontaktować się z przełożonymi, współpracownikami i różnymi organizacjami. Zapytanie ofertowe to jeden z najpopularniejszych rodzajów tego typu komunikacji, gdyż każda firma może potrzebować opinii eksperta z dowolnej dziedziny, czy też pomocy różnych struktur finansowych czy administracyjnych. W tym artykule omówimy dokładnie, jak napisać wniosek, a także przykład tego typu odwołania.

Struktura listu

Oczywiście treść i struktura listu biznesowego zależy od tego, kto go pisze i do kogo jest adresowany. I tak np. szef organizacji, zwracając się do swoich podwładnych lub wieloletnich partnerów, może napisać krótszy list, ale aby pozyskać wsparcie organizacji wyższych lub poprosić o pomoc różnych specjalistów, często konieczne jest napisanie bardziej rozbudowaną prośbę. Musisz zainteresować odbiorcę i przekonać go do wsparcia. Przyjrzyjmy się najpierw dłuższej wersji.

Część wprowadzająca

Przede wszystkim musisz skomponować „nagłówek” listu, w którym podasz nazwę swojej organizacji i jej dane, a także informację o tym, do kogo wysyłasz list. Może to być konkretna osoba (na przykład szef firmy) lub grupa (pracownicy działu Twojej firmy lub partnerzy). Następnie następuje pozdrowienie: jeśli zwracasz się do konkretnej osoby, musisz zwrócić się do niej po imieniu: „Drogi Iwanie Pietrowiczu!” Jeśli piszesz do zespołu, możesz zwrócić się do „Drodzy koledzy!”, „Szanowni pracownicy działu!”

Powód i cel odwołania

Po pierwsze, musisz uzasadnić, dlaczego kontaktujesz się z tą konkretną osobą. W związku z tym możesz rozpocząć swój list od następujących zwrotów:

Jesteś wybitnym specjalistą w swojej dziedzinie...
Zawsze brałeś udział w sprawach naszej organizacji...
Twój dział jest wiodącym...
Potrafisz rozwiązać najbardziej skomplikowane problemy z zakresu...
Przez lata pozytywne doświadczenia interakcji pomiędzy...

z uwagi na to, że...
aby rozwiązać sytuację...
na rozwój biznesu...
osiągnąć lepsze wyniki w...
rozwiązywać sytuacje konfliktowe...

Oświadczenie o żądaniu

Na koniec musisz faktycznie przedstawić swoją prośbę. Sam tekst powinien być zwięzły, ale zawierać pełny opis tego, czego dokładnie potrzebujesz, aby odbiorca nie miał żadnych pytań. Ponadto żądanie musi być konkretne, to znaczy, jeśli prosisz o usługę, musisz podać dokładny koszt lub ilość, żądane daty itp.

Zaleca się rozpoczęcie prośby od następujących słów:

Prosimy o wsparcie w rozwiązaniu problemu...
Piszę do Was z prośbą...
Proszę o informację/wysłanie/zgłoszenie do mnie...
Proszę o zgodę na...

Następnie możesz napisać, jaką korzyść odniesie adresat w przypadku pozytywnej odpowiedzi na Twoją prośbę lub wyjaśnisz wagę i konieczność rozwiązania Twojego pytania.

Przykładowy list:

Sp. z oo „Dari Dobro” Centrum pomocy rodzinom wielodzietnym i o niskich dochodach

Dyrektor Generalny

OJSC „Chitaina” Ivanov A.G.

Drogi Aleksandrze Giennadiewiczu,

Wasza firma zawsze uczestniczy w sprawach naszej organizacji, a już od kilku lat pomaga przy różnych wydarzeniach. Ponieważ 20 sierpnia 2016 r. organizujemy wydarzenie, którego celem jest pomoc rodzinom w przygotowaniu dzieci do szkoły, liczymy na Waszą pomoc. Wszystkie dzieci mają prawo do szczęśliwego dzieciństwa, a rodziny o niskich dochodach, jak nikt inny, potrzebują uczestnictwa i wsparcia.

Prosimy o wzięcie udziału w naszej akcji „Przygotuj swoje dziecko do szkoły” i rozważenie przekazania mu przyborów szkolnych. Potrzebujemy artykułów papierniczych dla 50 dzieci z rodzin o niskich dochodach.

Oczywiście jeśli zgodzisz się nam pomóc, my z kolei obiecujemy Ci reklamę produktów Twojej firmy na naszym wydarzeniu. Wspólnie podarujmy dzieciom radość!

Z poważaniem,

Dyrektor organizacji Vasilyeva N.I.

Takie komunikaty można wykorzystać w zupełnie innych sytuacjach, np. gdy zachodzi potrzeba uzyskania informacji o produktach, obejrzenia próbek produktów, spotkania z osobą podróżującą służbowo, skoordynowania pewnych działań itp.

Zasady pisania wniosku

Zwracamy uwagę na ogólny wzór takiego dokumentu do pobrania:

Z oczywistych względów wniosek nie ma standardowego wzoru, mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jego sporządzaniu należy kierować się pewnymi standardami wynikającymi z zasad pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jego przygotowania, należy zaznaczyć, że może być on adresowany albo do określonej grupy osób (np. menedżerów, pracowników działu księgowości, prawników itp.), albo do konkretnego adresata.

Jak każdy inny dokument, ten list musi zawierać część wprowadzającą, a mianowicie:

informacje o firmie wysyłającej składającej żądanie i firmie, do której jest ono kierowane;
powód żądania („z powodu opóźnienia”, „z powodu otrzymania”, „na podstawie wyników” itp.);
odniesienia do podstawy („na podstawie ustnej umowy”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
cel odwołania („rozwiązanie problemu”, „unikanie konfliktu”, „eliminacja naruszeń” itp.).

Poniżej znajduje się główna część dotycząca samego wniosku. Należy go wyrazić dowolną formą pochodną czasownika „pytać” („prosimy”, „składamy prośbę” itp.), a ponieważ taki przekaz jest w każdym razie prośbą o jakąś usługi, musi być napisany z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośbę poprzedzi komplement („znać swoje wielkie możliwości”, „podziwiać talenty organizacyjne” itp.).

Jeżeli list zawiera kilka żądań jednocześnie, należy je wskazać w oddzielnych akapitach lub akapitach.

Niepisane zasady korespondencji pomiędzy organizacjami stanowią, że odpowiedź na wieloetapowy wniosek można przesłać także w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdego punktu. Należy zaznaczyć, że tego typu korespondencja zmniejsza objętość obiegu dokumentów, a co za tym idzie, skraca czas czytania i przetwarzania takich pism.

Jeżeli list oznacza otrzymanie odpowiedzi w określonym terminie, należy to zaznaczyć w tekście wiadomości tak poprawnie, jak to możliwe.

Z reguły pisma wysyłają i odbierają sekretarze organizacji (w dużych firmach robią to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „doręczenie osobiste” – takie pisma wysyłane są bezpośrednio do adresata.

Bezpłatne porady prawne:

Instrukcja pisania listu motywacyjnego

Ponieważ wiadomość ta stanowi część korespondencji firmowej, należy w pierwszej kolejności wskazać jej autora, czyli: nazwę firmy wysyłającej, jej faktyczny adres oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie należy podać informacje o adresacie: także nazwę firmy i konkretnego odbiorcę. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).

Dalsza część pisma dotyczy samego żądania. W pierwszej kolejności warto to uzasadnić, a dopiero potem wyrazić istotę żądania. Na koniec pismo należy podpisać (lepiej, jeśli zrobi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także wskazać datę powstania dokumentu.

Jak wysłać list

List można wysłać e-mailem lub faksem – jest to szybkie i wygodne, ale zachowawcza wysyłka Pocztą Rosyjską pozwoli na solidną i atrakcyjną prezentację listu. Możesz na przykład złożyć wniosek na piśmie odręcznie pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.

Dbałość o takie drobne szczegóły uzmysłowi adresatowi, jak pełen szacunku jest wobec niego przeciwnik, a także po raz kolejny podkreśli wagę prośby. Trzeba tylko pamiętać, że korespondencja listem zwykłym zajmuje dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do adresata na czas.

Po wysłaniu listu

Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi zostać zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. W ten sam sposób odbiorca pisma rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień, które zdarzają się w relacjach biznesowych, odnotowanie faktu wysłania i otrzymania pism pomoże szybko zrozumieć sytuację.

Bezpłatne porady prawne:

Przykłady pisania pism z prośbą o wyjaśnienia

Zrozumieliśmy więc, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest nakłonienie odbiorcy do wykonania działania korzystnego dla nadawcy. Pismo musi zawierać sformułowaną prośbę i jej uzasadnienie. Wskazane jest takie sformułowanie żądania, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także brać pod uwagę niuanse psychologiczne. Następnie rozważymy konkretne przykładowe szablony w zależności od sytuacji.

List z prośbą o środki

Pismo sporządza się w przypadku konieczności uzyskania przydziału środków od państwa, sponsorów lub osób fizycznych.

Od Organizacji Pozarządowej „Pomoc Emerytom”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Witam, Iwanie Iwanowiczu. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Pomagamy samotnym emerytom: przynosimy żywność, pomagamy w sprzątaniu i naprawach.

Bezpłatne porady prawne:

Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej udawało nam się sami finansować naszą działalność, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych środki zaczęły się kończyć. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, płace pracownikom i zakup sprzętu.

Na niedawnym posiedzeniu Rządu Prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i zauważył, że należy pilnie zmienić tę sytuację. W związku z tym proszę o ruble na potrzeby organizacji pozarządowej „Pomoc dla Emerytów”.

Z poważaniem, Petrova A.A.

Powyższy tekst został opracowany zgodnie ze wszystkimi zasadami. Zawiera:

Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
Prośba o pieniądze, wyjaśnienie ich potrzeby (potrzebne są pieniądze na czynsz i pensje).
Wspomnienie Prezydenta. Konieczne jest uzasadnienie korzyści płynących ze sponsorowania dla urzędnika. Czym interesuje się poseł? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.

Wskazana jest również konkretna kwota środków potrzebnych organizacji komercyjnej.

Bezpłatne porady prawne:

Pismo z prośbą o dostawę towaru

List zazwyczaj wysyłany jest do partnerów firmy. Warto w tekście uzasadnić obopólne korzyści dla obu firm.

Do szefa firmy „AAA”

Od szefa firmy BBB

Witam, Iwanie Iwanowiczu. Chcielibyśmy zamówić w Państwa firmie zestaw produktów (do określenia). Zainteresowaliśmy się Waszym produktem na wystawie regionalnej.

Jeżeli wyrażasz zgodę, prosimy o poinformowanie nas o dogodnych dla Ciebie warunkach dostawy. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek wzajemnie korzystnej współpracy.

Bezpłatne porady prawne:

Nasze kontakty: (określ).

Pozdrawiam, Borys Borysowicz.

List z prośbą o rabat

Zazwyczaj takie SMS-y wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, stojaki, książeczki itp. Koszt usług jest dość wysoki. Nadszedł kryzys i firmie trudno było płacić za produkty poligraficzne. Może to być powód, aby poprosić o zniżkę.

Do szefa firmy Wostok

Od szefa firmy „Zapad”

Witam, Iwan Iwanow. Naszą organizację dotknął kryzys finansowy. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi tej samej kwoty co wcześniej. W związku z tym przygotowaliśmy 25% zniżki na bilety.

Bezpłatne porady prawne:

W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma zwraca się do Państwa z prośbą o 15% rabatu na pozostałe pół roku współpracy w ramach umowy.

Do wszystkich naszych dostawców wysłaliśmy listy z prośbą o rabat. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa trudne czasy i nie zamknie się. Właściciele i operatorzy telekomunikacyjni dali nam już zniżkę.

Pozdrawiam, Borys Pietrow.

List zawiera następujące ważne punkty:

Bezpłatne porady prawne:

Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
Wskazanie dokładnej kwoty rabatu i terminu.
Pośrednia wskazówka, że jeśli drukarnia nie udzieli rabatu, firma rozwiąże umowę.

Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zgodził się na zaproponowane warunki.

Pismo z prośbą o obniżenie czynszu

Czynsz pochłania budżety większości organizacji. Jej redukcja pozwala spółce utrzymać się na rynku w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do wynajmującego.

Szef firmy „Plus”

Od szefa firmy „Minus”

Witam, Petr Pietrowicz. Naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Siła nabywcza konsumentów spadła, a dochody przedsiębiorstw spadły. W związku z powyższym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.

Przez całą naszą współpracę nigdy nie zwlekaliśmy z płatnościami. Mamy nadzieję, że pójdą Państwo na nas na ustępstwa i będziemy kontynuować nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Warto w piśmie wspomnieć, że spółka wcześniej w całości wywiązywała się ze swoich zobowiązań. Wynajmujący musi mieć pewność, że będzie nadal dokonywał płatności. Odbiorca musi także zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi mu usług.

Pismo z wezwaniem do zapłaty długu

Długi bardzo często powstają w interakcjach pomiędzy firmami. Jeżeli organizacja jest zdecydowana na dalszą współpracę z kontrahentem, który zaciągnął dług, wysyłany jest wniosek.

Bezpłatne porady prawne:

Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy Cię o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację naszych relacji biznesowych. Obecnie jesteśmy jednak zmuszeni zawiesić świadczenie usług ze względu na brak płatności.

Kwota twojego długu to ruble. Prosimy o dokonanie wpłaty do dnia 1 marca 2017 r. Jeżeli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej.

Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.

List musi zawierać następujące punkty:

Bezpłatne porady prawne:

Dokładna kwota zadłużenia.
Termin, do którego należy spłacić dług.
Środki, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.

W tekście można wspomnieć o długoterminowej, udanej współpracy z organizacją. To powinna być prośba, a nie żądanie. Wymaganie sporządza się według innego wzoru.

Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy

Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale nie zapłaciła za nią. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku warto napisać pismo z prośbą o odroczenie.

Do szefa firmy „Gdzie są pieniądze”

Od szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”

Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości rubli. Nie cofamy się przed zadłużeniem, jednak obecnie ze względu na trudną sytuację finansową nie jesteśmy w stanie spłacić całości.

Bezpłatne porady prawne:

Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe i nie dotrzymujemy terminów płatności. Dziś prosimy o rozłożenie płatności na raty. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:

Ruble wpłacimy przed 1 marca 2017 r.
ruble zostaną zdeponowane przed 1 kwietnia 2017 r.

Obiecujemy terminowe dokonywanie płatności. Dziękuję za zrozumienie.

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Pismo z prośbą o płatność na rzecz innej organizacji

Dług spółki może spłacić inna organizacja. Oczywiście osoba prawna nie będzie płacić za akcje w ten sposób. Zazwyczaj wezwanie jest wysyłane do dłużnika spółki lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec spółki.

Do szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”

Bezpłatne porady prawne:

Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”

Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy w wysokości rubli. Nasza organizacja miała także dług w wysokości rubli wobec innej firmy. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości rubli. W zamian udostępnimy Ci plan ratalny dla pozostałej części zadłużenia, o który wcześniej prosiłeś. Dziękuję za zrozumienie.

Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.

List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu

Wszystkie firmy mogą borykać się ze złożonymi problemami, których nie da się rozwiązać bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać list z prośbą o pomoc, na przykład w przypadku organizacji wydarzeń. Petycja jest wysyłana do organizacji komercyjnych i agencji rządowych.

Dyrektor firmy „AAA”

Bezpłatne porady prawne:

Od organizacji publicznej

Drogi Borysie Borysowiczu, jestem przedstawicielem organizacji społecznej „Dawanie Dobra”. Organizujemy i organizujemy przyjęcia dla dzieci z domu dziecka.

Prosimy o pomoc w zorganizowaniu zapasów żywności na święta. Oczywiście wspomnimy o Tobie i Twojej firmie podczas wydarzenia. Na uroczystości będą obecni przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego i społeczeństwa.

Można się z nami skontaktować telefonicznie XXX

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Bezpłatne porady prawne:

Połączmy wszystkie zasady pisania listu motywacyjnego. Najpierw musisz się przedstawić i porozmawiać o swoich działaniach. Nie należy jednak przeciągać części wprowadzającej. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do zapoznania się z listem. Jeśli tekst będzie za długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie terminów, wysokości środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego w piśmie należy wskazać, dlaczego spełnienie żądania byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba pożegnać się grzecznie i bez przypodobania.

Proszę o pomoc w prawidłowym napisaniu pisma do urzędnika w sprawie przywrócenia do pracy.

Prosimy Państwa o pomoc w organizacji wydarzenia

Jarosław ul. B. Oktiabrskaja, 67

Nieruchomości - INFO o cenie

Bezpłatne porady prawne:

VKontakte z nieruchomościami:

85 przydatnych zwrotów w listach biznesowych

Pisząc listy do współpracowników, klientów i partnerów, często pojawia się pytanie, jak sformułować ten lub inny pomysł w stylu biznesowym. Jak możemy powiedzieć, że czegoś nie lubimy – lub odwrotnie – że nam się to podoba? Jak zgłosić problem lub możliwość? Jak zaprosić odbiorcę na spotkanie lub rozmowę? Jak wspomnieć o możliwych sankcjach?

Przydatne sformułowania w korespondencji

Bezpłatne porady prawne:

Zacznijmy od naszego celu

Zaczynamy od zainteresowania odbiorcy

Zwracam się do Was z prośbą o...

Pragnę poinformować, że...

Proszę (Pana) o przeznaczenie środków...

Bezpłatne porady prawne:

Proszę (Pana) o rozważenie możliwości przeznaczenia środków (zezwolenie na przydzielenie środków, (wydanie instrukcji w sprawie podziału środków)…

W związku z pojawieniem się nowych okoliczności mających wpływ na realizację projektu, chciałbym uzgodnić z Państwem zmiany w harmonogramie (budżecie)….

Proszę o pomoc...

Proszę o pomoc w...

Przypominam (przypominamy) o...

Bezpłatne porady prawne:

Proszę o nadrobienie zaległości (dług)

Uważam, że należy z Państwem przedyskutować...

Chcę (chcę) się z Tobą zgodzić….

Zapraszamy do dyskusji i uzgodnienia planów na przyszłość...

Proszę (Pana) o rozważenie możliwości pomocy w realizacji projektu...

Udzielam (Tobie) informacji (informacji) o...

Poinformuję Cię o...

Zwracam się do Państwa w związku z...

Pragnę zwrócić Państwa uwagę na trudną sytuację z...

Chcielibyśmy poinformować Państwa o...

Niniejszym zawiadamiamy (Państwa) o...

Uważam za konieczne zwrócenie Państwa uwagi na (zwrócenie uwagi na...)...

Kontaktujemy się z Państwem w związku z trudnościami...

Oferujemy pomoc w rozwiązaniu problemu...

Wiedząc o Twoich obawach związanych z problemem... jesteśmy gotowi zaproponować rozwiązanie... Jak wiadomo (poniżej znajduje się opis problemu)...

Kierując się interesem przedsiębiorstwa zwracam Państwa uwagę na...

Zwracam się do Państwa z propozycją...

Proszę o rozważenie propozycji, która umożliwi...

Oferujemy Ci niepowtarzalną szansę na zwiększenie sprzedaży...

Cieszymy się (mamy zaszczyt) zaoferować (Pani)…

Miło nam poinformować o możliwości...

Chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę...

Informujemy o wyjątkowo korzystnej sytuacji z... i zapraszamy do wykorzystania tej sytuacji na...

Proponuję zatwierdzić dzień 12.10.2013 jako planowany termin zakończenia budowy i dokonać niezbędnych korekt w wykazie działań...

Proszę o polecenie działowi finansowemu firmy rozdysponowania... i opłacenia wszystkich otrzymanych wcześniej faktur za...

Proponuję powierzyć działowi ABC przygotowanie propozycji organizacji...

Proszę (proszę) o Twoją zgodę na….(Twoja pomoc w…, Twoje instrukcje….)

Gorąco (pilnie, w drodze wyjątku) proszę...

Prosimy Cię o podjęcie (energicznych, zdecydowanych, skutecznych) działań w celu….

Żądamy... podjęcia natychmiastowych działań...

Proszę o nadrobienie zaległości (długu)…

Proszę o przesłanie swojego przedstawiciela...

Zapewniam (zapewniamy) o skuteczności tej propozycji i liczę (liczymy...)

Czekamy na Twoją decyzję...

Czekamy na Twoją decyzję, abyśmy mogli szybko przygotować dokumenty...

Liczymy na szybkie rozpatrzenie (pełne zaspokojenie) naszej prośby (reklamacji)…

Mamy nadzieję, że problem zostanie rozwiązany i nie będziemy musieli stosować sankcji…

Mamy nadzieję, że powyższe argumenty przekonają Państwa do... i czekamy (liczymy na)...

Liczymy na Państwa zainteresowanie (obojętność, aktywne stanowisko w sprawie, chęć wyeliminowania niedociągnięć...) i czekamy na Państwa sugestie...

Jesteśmy pewni, że Państwa udział znacząco poprawi sytuację z... i osiągnie...

Dziękujemy za okazaną pomoc i liczymy na dalszą owocną współpracę...

Będzie nam miło widzieć Cię w gronie naszych klientów...

Żegnaj, ostateczna formuła grzeczności

Drogi Iwanie Pietrowiczu!

Szanowny Panie Ministrze!

Drodzy przyjaciele! Drodzy koledzy (partnerzy)!

Z (głębokim, nieprzemijającym, skrajnym) szacunkiem (honorem)…

Z wdzięcznością (uznaniem) i szacunkiem...

Z życzeniami sukcesów (wszystkiego najlepszego)….

Liczę na owocną współpracę...

Fraza otwierająca – w przypadku odpowiedzi na prośby

Dziękuję za zainteresowanie (pokazałeś w ....)

W odpowiedzi na otrzymaną prośbę o... informujemy...

Potwierdzamy otrzymanie zamówienia od... (dnia...) i informujemy....

Zgodnie z Państwa prośbą (instrukcją) informujemy (wystawiamy opinię)…

Kontynuując naszą korespondencję dotyczącą... przesyłamy Państwu ofertę...

Serdecznie (w imieniu..., w imieniu...) dziękuję...

Wyrażamy naszą wdzięczność (uznanie)…

Z serdeczną wdzięcznością informujemy...

Pobierz nasz „słownik” i korzystaj z gotowych sformułowań!

Wzmianka o sankcjach

Będziemy zmuszeni:

zwrócić się do organów wymiaru sprawiedliwości (sądu)

 wszcząć postępowanie prawne

 odmówić dalszej współpracy

 przegląd planów (warunków) współpracy

 poruszyć kwestię kar (zakończenie współpracy i poszukiwanie nowego dostawcy)

 podnieść kwestię wykonalności dalszej współpracy

 zastosować sankcje przewidziane w traktacie

 zadeklarujmy zamiar poszukiwania (żądania) ...

 oświadczam, że nie zgadzam się z faktami...

Mamy nadzieję, że podejmiecie działania... i nie będziemy musieli iść do sądu...

Nie chcielibyśmy odmawiać współpracy (stosować sankcje...) i mamy nadzieję...

Miło nam (smutno) ogłosić...

Ku naszemu (skrajnemu, skrajnemu, głębokiemu) niezadowoleniu (zmartwieniu, żalowi, rozczarowaniu, zdumieniu)…

Nieruchomości i zagadnienia prawne w mieście Jarosław

(kup mieszkanie, dom, domek; wynajmij/wynajmuj mieszkanie; sfinalizuj transakcje kupna/sprzedaży/darowizny/wymiany)

Z naszymi specjalistami możesz skontaktować się telefonicznie (4,

Viber, WhatsApp:32 lub napisz na e-mail (AN INFO),

a także wyślij szybką wiadomość do Agencji Nieruchomości INFO

Jeśli jesteś w Jarosławiu,

wtedy możesz po prostu zamówić oddzwonienie” i przyjść do naszego biura

Przykładowy list z prośbą o pomoc

Struktura listu

Część wprowadzająca

Powód i cel odwołania

Po pierwsze, musisz uzasadnić, dlaczego kontaktujesz się z tą konkretną osobą. W związku z tym możesz rozpocząć swój list od następujących zwrotów:

Jesteś wybitnym specjalistą w swojej dziedzinie...
Zawsze brałeś udział w sprawach naszej organizacji...
Twój dział jest wiodącym...
Potrafisz rozwiązać najbardziej skomplikowane problemy z zakresu...
Przez lata pozytywne doświadczenia interakcji pomiędzy...

z uwagi na to, że...
aby rozwiązać sytuację...
na rozwój biznesu...
osiągnąć lepsze wyniki w...
rozwiązywać sytuacje konfliktowe...

Oświadczenie o żądaniu

Zaleca się rozpoczęcie prośby od następujących słów:

Prosimy o wsparcie w rozwiązaniu problemu...
Piszę do Was z prośbą...
Proszę o informację/wysłanie/zgłoszenie do mnie...
Proszę o zgodę na...

Następnie możesz napisać, jaką korzyść odniesie adresat w przypadku pozytywnej odpowiedzi na Twoją prośbę lub wyjaśnisz wagę i konieczność rozwiązania Twojego pytania.

Sp. z oo „Dari Dobro” Centrum pomocy rodzinom wielodzietnym i o niskich dochodach

OJSC „Chitaina” Ivanov A.G.

Drogi Aleksandrze Giennadiewiczu,

Oczywiście jeśli zgodzisz się nam pomóc, my z kolei obiecujemy Ci reklamę produktów Twojej firmy na naszym wydarzeniu. Wspólnie podarujmy dzieciom radość!

Dyrektor organizacji Vasilyeva N.I.

Krótka wersja listu

Wiele osób stara się używać krótkiej wersji listu, gdyż uważają, że pozwala to skoncentrować się na samej prośbie i jaśniej ją wyjaśnić adresatowi. Ten rodzaj listu z prośbą musi jedynie określić cel oraz wymagane usługi lub działania. Przykładowy list:

Rosja, Niżny Nowogród

Do Dyrektora Generalnego przedsiębiorstwa ECMZ

Drogi Michaił Władimirowicz!

W związku z tym, że nasza szkoła jest szkołą dwuzmianową, prosimy o przygotowanie dla nas osobnego planu posiłków, obejmującego śniadania dla uczniów klas 1-6 na pierwszej zmianie oraz obiady dla uczniów klas 7-11 na drugiej zmianie.

Dyrektor Liceum MAOU nr 69 Plotnikova M. S.

Przeczytaj także z tym artykułem:

1 komentarz

To bardzo potrzebna rzecz, a nawet jeśli się uda, to za ten projekt nie będzie ceny. Od trzech lat chodzimy do prokuratury, władz miasta Omsk i nikt nie chce zrozumieć oczywistych rzeczy. , po miesiącu przekazują sobie nawzajem i na tym się wszystko kończy. W sądach wszędzie jest wzajemna odpowiedzialność, w prokuraturze, komisji śledczej, administracji ze wszystkimi jej wydziałami. Za miesiąc na pewno skorzystam z gazety, gdyż w swoich skargach poinformowałem już wszystkich o zamiarze skontaktowania się z mediami

Organizacja (nazwa) prosi o pomoc w zorganizowaniu konferencji prasowej na ten temat

Data i godzina wydarzenia:

^ Projektor, ekran, laptop,

Zdjęcia z konferencji prasowej

^ Transmisja online konferencji prasowej

^ Nagrywanie zdjęć lub filmów na płytę

Przerwa kawowa po konferencji prasowej

Osoba kontaktowa i koordynaty:

Podobny:

Ministerstwo Edukacji Obwodu Omskiego zwraca się do pracowników fundacji charytatywnej „Kto jak nie ja” o udzielenie wszelkiej możliwej pomocy.

Do udziału w konferencji zaproszeni są studenci, studenci, doktoranci i młodzi naukowcy. Czas trwania konferencji wynosi 2 dni. W.

Instytut Państwa i Prawa zaprasza do udziału w Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej pod hasłem „Nowoczesność.

Zapraszamy do wzięcia udziału w Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej „Zagadnienia aktualne w rozwoju prawa w krajach WNP.

Prosimy o pomoc w instalacji i konfiguracji maszyn centrum komputerowego firmy StroyDom

Zapraszamy do wzięcia udziału w corocznej VIII międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej studentów i młodych naukowców „Rosyjski.

Komitet Organizacyjny międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej „Problemy i osiągnięcia nauki akademickiej” zaprasza do udziału.

Listy biznesowe należą do grupy dokumentów informacyjnych i referencyjnych i stanowią większość dokumentów urzędowych wykorzystywanych w dokumentowaniu działalności organizacji.

List biznesowy to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści, które służą do komunikacji i przekazywania informacji między adresatami w praktyce biznesowej organizacji.

„LITER” nie jest rozróżniany jako rodzaj dokumentu i dlatego nie jest wskazany w nagłówku dokumentu. Litery pełnią następujące funkcje:

– są środkiem komunikacji;
– są środkiem przekazywania informacji;
– są powiadomieniem o fakcie.

Wycieczka historyczna

Pierwsze litery w języku ruskim - litery z kory brzozowej były z reguły bardzo krótkie. Najdłuższe karty mają 166 i 176 słów. Najczęściej jednak statuty są znacznie krótsze: większość zachowanych w całości statutów nie przekracza 20 słów, tylko nieliczne z nich przekraczają 50 słów.

Większość listów z kory brzozy to listy prywatne. Poświęcają się różnym sprawom bieżącego życia - gospodarczym, rodzinnym, monetarnym, handlowym itp. Z kategorią listów prywatnych ściśle powiązane są petycje (XIV–XV w.) kierowane do pana feudalnego ze strony chłopów.

List biznesowy jest rodzajem wizytówki organizacji. Na podstawie tego, jak poprawnie i estetycznie jest on skompilowany i zaprojektowany, ocenia się kwalifikacje zawodowe pracujących w nim pracowników i organizacji jako całości.

Listy biznesowe można klasyfikować według następujących kryteriów:

ze względu na rodzaj: gwarancja, instrukcja, list towarzyszący, gratulacyjny, z podziękowaniem itp. Kluczowy dla ich klasyfikacji jest podział listów handlowych ze względu na rodzaj;

– wpisując: standardowy, szablonowy, indywidualny;
– według obszaru zastosowania: handlowy, administracyjny, sądowy itp.;
– ze względu na strukturę: listy biznesowe mogą mieć strukturę prostą lub złożoną;
– według miejsca w obiegu dokumentów: pisma w sprawie organizacji są przychodzące lub wychodzące;
– wprowadzone w procesie korespondencji: proaktywne, responsywne;
– w przypadku konieczności kontynuacji korespondencji: pisma biznesowe mogą wymagać pisma z odpowiedzią (listy zapytania, zapytania) i nie wymagać pisma z odpowiedzią (list instruktażowy);
– zgodnie ze statusem prawnym adresatów: pisma biznesowe mogą pochodzić od organów rządowych, organizacji, obywateli itp.;
– na obszarze działalności organizacji; pisma mogą dotyczyć działalności produkcyjnej, finansowej, konsultingowej, projektowej itp.;
– według sposobu wysłania: pisma można wysyłać pocztą, drogą elektroniczną (przesłanie elektroniczne), telegrafem (telegram), faksem (przesłanie faksem), telefonem (telefonogram), teleksem (teleks). Niezależnie od sposobu wysyłki, pisma biznesowe sporządzane są na specjalnych papierach firmowych. Pierwsza strona tekstu sporządzana jest na formularzu, pozostałe strony znajdują się na zwykłych kartkach papieru.

Głównym formatem papieru używanym do formularzy jest A4. Formularze powstają poprzez drukowanie, przy użyciu narzędzi drukarskich dostępnych online lub przy wykorzystaniu technologii komputerowej bezpośrednio podczas przygotowywania dokumentu. Sposób wytwarzania formularzy zależy od preferencji organizacji, biorąc pod uwagę wymagania dotyczące produkcji formularzy z wykorzystaniem herbu Federacji Rosyjskiej lub herbów podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej.

Przygotowując i wykonując list, wykorzystaj następujące szczegóły:

– Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;
– herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;
– godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);
– kod organizacji;
– główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;
– INN/KPP;
– kod formularza dokumentu;
– nazwa organizacji;
– informacje referencyjne o organizacji;
– nazwa typu dokumentu;
– data dokumentu;
– numer rejestracyjny dokumentu;
– link do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu;
– adresat;
– tytuł tekstu;
– tekst dokumentu;
– znak o obecności aplikacji;
- podpis;
– odcisk pieczęci;
– notatka o wykonawcy.

Struktura tekstu listu obejmuje:

- odwołanie;
– część informacyjna;
- ostateczna formuła etykiety grzeczności.

Listy biznesowe powinny zaczynać się od osobistego adresu adresata pisma. Celem adresu jest nawiązanie kontaktu z adresatem, wyrażenie szacunku i zwrócenie jego uwagi na list. Formuła zwracania się według stanowiska jest najbardziej formalna; stosowana jest w przypadku zwracania się do menedżerów zajmujących wysokie stanowiska służbowe (Prezes, Prezes itp.):

„Szanowny Panie Prezydencie!”;

„Szanowny Panie Przewodniczący!”

Oficjalne jest także zwracanie się po nazwisku. Adresowanie po nazwisku (bez imienia, patronimii i inicjałów) jest powszechnie stosowane w korespondencji urzędowej; ma charakter ściśle oficjalny i wskazuje na obecność pewnej odległości między adresatem a adresatem listu:

„Szanowny Panie Antonow!”;

„Szanowna pani Belova!”

Najczęstszą opcją wskazywania kontaktów biznesowych jest zwracanie się do nich po imieniu i nazwisku:

„Drogi Siergiej Iwanowicz!”;

„Droga Irino Nikołajewno!”

Zwracając się do grupy pracowników lub w przypadku trudności w uzyskaniu informacji o kierownictwie organizacji, stosuje się adres:

„Szanowni Państwo!”

Zwracając się do osób z tego samego kręgu zawodowego, stosuje się adres:

„Drodzy kierownicy oddziałów!”;

„Drodzy koledzy!”

W części informacyjnej listu zastosowano oficjalny styl biznesowy - specjalny rodzaj rosyjskiego języka literackiego przeznaczony do komunikacji w dziedzinie zarządzania administracyjnego.

Ogólnie rzecz biorąc, tekst listu składa się ze zdań pogrupowanych w akapity. Pomiędzy akapitami powinien istnieć wyraźny związek semantyczny i stylistyczny.

Dla najlepszego odbioru listy poświęcone są głównie jednemu zagadnieniu. Jednakże, aby uwzględnić różne jego aspekty, z reguły istnieje potrzeba dodatkowego ustrukturyzowania tekstu. Takie strukturyzowanie często wiąże się z podzieleniem tekstu na trzy części: wprowadzającą, główną i końcową.

Wstępna część tekstu ma na celu wyjaśnienie istoty zagadnienia, które było powodem napisania listu. Może składać się z jednego akapitu.

Zasadnicza część tekstu ma na celu spójne i szczegółowe opisanie różnych aspektów zagadnienia. W zależności od stopnia złożoności i nowości, treść główna może zawierać od jednego do trzech lub więcej akapitów.

Końcowa część tekstu składa się zazwyczaj z jednego akapitu zawierającego wnioski, a także prośbę (żądanie, instrukcję) skierowaną do adresata i charakter oczekiwań autora.

Przy komponowaniu tekstów listowych ogromne znaczenie ma dobór konkretnych środków językowych. Najczęstszą formą prezentacji w liście jest użycie pierwszej osoby liczby mnogiej w czasownikach oznaczających kluczową czynność tekstu: „gwarantujemy zapłatę”, „informujemy, że…”, „proszę o przesłanie…” , „sugerujemy rozważenie…”, „kierujemy do wniosków…”, „przypominamy, że…” itp. Pisząc pismo na papierze firmowym, stosuje się formę przedstawienia tekstu pisma w pierwszej osobie liczby pojedynczej: „proszę rozważyć…”, „uważam to za konieczne…” itp.

W praktyce agencji rządowych litery zaczynają się od nazwy organizacji „Ministerstwo Rolnictwa Federacji Rosyjskiej oferuje…”, „Ministerstwo Kultury Federacji Rosyjskiej prosi…”.

Końcowe formuły etykiety to stabilne językowo zwroty wyrażające nadzieję na dalszą współpracę, żal z powodu ograniczonych możliwości adresata itp.:

„Żałujemy, że nie możemy skorzystać z Twojej oferty”;

„Nie możemy się doczekać dalszej współpracy.”

Ostateczna formuła uprzejmości może nie występować w listach formalnych, ale prawie zawsze podsumowuje listy, których treść ma charakter osobisty (na przykład listy z wdzięcznością). Użycie ostatecznej formuły uprzejmości nieco tłumi oficjalny ton na końcu wiadomości.

Ostateczna formuła grzecznościowa poprzedza podpis i jest umieszczona poniżej ostatniej linijki tekstu listu.

Jeżeli list serwisowy zaczyna się od adresu „Szanowni Państwo..!”, powinien kończyć się ostateczną formułą etykiety „Z wyrazami szacunku”, wydrukowaną 2-3 spacje pod tekstem, z akapitu:

Adresy i końcowe formuły grzecznościowe stanowią tzw. ramę etykiety. Jeżeli w piśmie nie ma adresu, wówczas pomija się także końcową formułę „Z wyrazami szacunku”.

Jako ostateczną formułę uprzejmości można również zastosować następujące standardowe formuły:

„Z nieustannym szacunkiem…”;

„Z głębokim szacunkiem…”;

„Z wdzięcznością i szacunkiem…”;

„Z wyrazami szacunku i najlepszymi życzeniami…”

Rozważmy główne rodzaje listów najczęściej spotykane w praktyce biznesowej.

Wiadomość listowa – list biznesowy informujący o wszelkich wydarzeniach i faktach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania. List z wiadomością może mieć charakter proaktywny lub stanowić odpowiedź na list z prośbą. W zależności od specyfiki, litery wiadomości są zwykle małe i składają się z jednego lub dwóch zdań. List informacyjny może zaczynać się od uzasadnienia lub bezpośrednio od przedstawienia przekazywanych informacji. Dopuszczalne jest rozpoczynanie listu informacyjnego bezpośrednio słowem „informuję” lub jednym z jego synonimów („kieruję”, „wysyłam”, „prezentuję”), a także:

„Informujemy, że…”;

„Pragniemy poinformować, że…”;

„Uważamy za konieczne poinformować Cię o…”;

„Informujemy, że…”;

„Pragniemy poinformować, że…”;

„Uważamy za konieczne poinformować Państwa, że…”;

„Miło nam poinformować, że…”

„Pragniemy poinformować, że…”;

„Miło nam poinformować, że…”;

„Kontynuując nasze… raportujemy nasze…”;

„Na życzenie... informujemy...”;

„Uważam za swój obowiązek poinformować Państwa, że...”;

„Mam prawo poinformować Państwa, że...”;

„Informujemy…”;

„W związku z powyższym uważamy za konieczne...”;

„Stwierdzono, że w okresie od... do...”;

„Informujemy, że od dnia…” itp.

Przykładowy list z komunikatem przedstawiono w Załączniku 12.

List motywacyjny – pismo służbowe informujące adresata o przesłaniu dokumentów (umów, katalogów, rejestrów itp.) lub majątku materialnego dołączonych do pisma. Wysłanie listu motywacyjnego jest zasadą dobrych manier w praktyce biznesowej organizacji i przyczynia się do utrwalania i dalszej efektywnej pracy informacyjno-referencyjnej z przesyłanymi dokumentami.

List motywacyjny zaczyna się od standardowych zwrotów:

„Reżysujemy…”;

„Przedstawiamy Państwu…”;

„Wracamy do Was…”;

„Wysyłamy Ci…”

Zwroty te mogą być poprzedzone informacjami wprowadzającymi towarzyszącymi tej sytuacji w zakresie zarządzania:

„Zgodnie z umową wysyłamy Państwu...”;

„Zgodnie z harmonogramem przedstawiamy…”;

„W celu potwierdzenia naszej umowy wysyłamy...” itp.

Cechą charakterystyczną listu motywacyjnego jest umieszczenie pod tekstem notatki wskazującej na obecność załącznika.

Przykładowy list motywacyjny znajduje się w Załączniku 13.

List instruktażowy (dyrektywny, okólny). – list biznesowy zawierający instrukcje (wyjaśnienia) do podległych organizacji w kwestiach rozliczeń, raportowania itp. Tego typu pisma wysyłają organy państwowe i gminne, a także organizacje posiadające podległe organizacje.

W praktyce w dokumentach tego typu szefowie organizacji podkreślają instrukcje zezwalające dotyczące dowolnej konkretnej kwestii dotyczącej organizacji. Wszyscy pracownicy organizacji, których działalność dotyczy tej kwestii, są zobowiązani do zapoznania się z listami instruktażowymi. Wszystkie instrukcje zapisane w piśmie z instrukcjami są obowiązkowe, aby podwładni mogli ich przestrzegać.

Listy instruktażowe podpisuje kierownik organu państwowego (miejskiego) lub organizacji.

Polecenia mogą zaczynać się od uzasadnienia celu pisma lub odniesienia do dokumentu regulacyjnego - „W celu…”, „Zgodnie z uchwałą… Nie… z dnia… ”, a zakończyć słowami „W sprawie wykonania niniejszego pisma okólnego... nie później…”

Przykładowy list instruktażowy przedstawiono w Załączniku 14.

List z prośbą – list biznesowy, którego celem jest uzyskanie oficjalnych informacji, informacji, dokumentów lub zainicjowanie określonych działań niezbędnych dla organizacji autorskiej. Ogromna liczba sytuacji zarządczych powoduje konieczność przygotowania listów motywacyjnych.

Wezwanie zawiera uzasadnienie żądania oraz treść samego żądania. Uzasadnienie może zawierać odniesienia do przepisów prawa i innych przepisów, dokumentów organizacyjno-prawnych. Uzasadnienie musi poprzedzać sformułowanie żądania. Uzasadnienie może brakować w przypadkach oczywistości żądania, jego typowego charakteru, a także w przypadkach, gdy za realizację działań składających się na żądanie odpowiada organizacja, jednostka lub urzędnik. Często prośbę wyraża się za pomocą czasownika „aby zapytać”:

„Proszę poinformować…”;

„Proszę zapłacić…”;

„Prosimy o podanie…”;

„Prosimy o podanie informacji o…”;

„Prosilibyśmy o potwierdzenie…”;

„Prosimy o przyjęcie…”;

„Po raz drugi prosimy o natychmiastową spłatę…”;

„Proszę o przesłanie na mój adres…”

"Proszę...";

„Proszę dokonać płatności...”;

„Proszę o instrukcje…”;

„Prosimy o rozważenie...”;

„Informuję i proszę…”;

„Proszę poinformować…”;

„Zgodnie z umową wstępną proszę…”;

„Prosimy o pomoc w…”;

„Chciałbym zwrócić Państwa uwagę i zapytać…”;

„Proszę podjąć działania, aby…”;

„Oprócz… proszę rozważyć…”;

„Biorąc pod uwagę; że…; prosimy…”;

„Prosimy Cię o znalezienie możliwości…”;

„Prosimy o rozważenie kwestii…”;

„Uprzejmie prosimy o potwierdzenie…”;

„Zgodnie z umową żądamy...”, itp.

Prośbę można sformułować bez czasownika „zapytać”, np.: „Mamy nadzieję na pozytywne rozwiązanie problemu…”;

„Będziemy bardzo wdzięczni, jeśli prześlesz…”;

„Będziemy wdzięczni, jeśli…”;

„Proszę, powiedz mi…”;

„Byłoby pożądane...”;

„Chcielibyśmy…”;

„Mamy nadzieję, że rozważycie Państwo możliwość rozpatrzenia naszego apelu”; „Chcielibyśmy zapytać…”;

„Pozwól, że cię o coś poproszę...”;

„Niniejszym informujemy i prosimy o niezwłoczne podanie...”; „Będziemy Ci wdzięczni, jeśli…”;

„Bylibyśmy wdzięczni...”;

„Będziemy wdzięczni za…”;

„Będziemy bardzo…”;

„Mamy nadzieję, że uznacie to za możliwe…”;

„Będziemy zadowoleni; jeśli…”;

„Prosimy o…”;

„Warto byłoby zapoznać się z...”;

„Chcielibyśmy…” itp.

Jeden list może zawierać kilka próśb. W tym przypadku używane są następujące wyrażenia językowe:

„Prosimy również o rozważenie (dostarczenie, postępowanie...)”; „Jednocześnie prosimy…”

Wnioski podpisuje kierownik organizacji lub urzędowo upoważniony urzędnik. List z prośbą wymaga listu z odpowiedzią.

Należy zaznaczyć, że żądanie może zostać zawarte w innych pismach, na przykład w piśmie przewodnim, liście gwarancyjnym itp.

Przykładowy list z żądaniem przedstawiono w Załączniku 15. List z odpowiedzią– pismo biznesowe napisane w odpowiedzi na wniosek. Odpowiedź może być pozytywna lub negatywna (list odmowy).

Przy tworzeniu listów z odpowiedziami należy przestrzegać zasady paralelizmu językowego: w tekście odpowiedzi należy używać tych samych wyrażeń językowych i słownictwa, jakich użył autor w piśmie z inicjatywą.

Ważne do zapamiętania!

W treści odpowiedzi nie należy umieszczać linku do otrzymanego pisma („Na Twój list z dnia… nr…”). Aby załączyć link do otrzymanego pisma, w formularzu należy umieścić link „Link do daty i numeru otrzymanego dokumentu”, w którym wpisuje się informację o piśmie inicjacyjnym. List z odpowiedzią może zaczynać się od słów: „W odpowiedzi na Twój list informujemy…”, „W odpowiedzi na Twój list informujemy…”.

Standardowe zwroty używane w listach z odpowiedziami:

„Informujemy…”;

„W odpowiedzi na Państwa prośbę informujemy…”;

„Niestety nie możemy…”;

„Ku wielkiemu żalowi…”;

„Ku naszej obopólnej satysfakcji…”;

„Zgodnie z Państwa prośbą przesyłamy…”.

Standardowy tekst pozytywnego listu z odpowiedzią może wyglądać następująco:

Odpowiedź negatywna musi być uzasadniona; nie należy odrzucać wniosku bez wyjaśnienia. Jeżeli organizacja – autor pisma posiada informacje o tym, kto, na jakich warunkach, kiedy może udzielić pozytywnej odpowiedzi na ten wniosek, zaleca się poinformowanie adresata o tej informacji.

Standardowe zwroty używane w listach odmownych:

„Z przykrością informujemy, że nie będziemy mogli spełnić Państwa prośby z następujących powodów…”;

„Ze względu na... nasza organizacja nie może…”.

Przykładowy list z odpowiedzią znajduje się w Załączniku 16.

Uważać na!

Komunikacja biznesowa nie pozwala na chamstwo i nietaktowność i przyjmuje neutralny ton komunikacji między partnerami. W związku z tym zaleca się unikanie bezpośredniej odmowy w oficjalnych pismach.

List przypominający– pismo wielokrotnie informujące o fakcie, stosowane również w przypadkach, gdy organizacja kontrahenta nie wykonuje działań wynikających z jej obowiązków funkcjonalnych lub przyjętych umów.

Tekst pisma przypominającego składa się z reguły z dwóch części: linku do dokumentu rejestrującego obowiązki stron lub okoliczności, w związku z którymi organizacja jest zobowiązana do podjęcia określonych działań, oraz wniosków o wykonanie takich lub innych działania.

Kluczową frazą listu przypominającego jest czasownik „Przypominam (przypominam)”.

Podstawowe modele i projekty listów przypomnianych:

„W piśmie od... informowaliśmy Państwa, że...”;

„Jednak do chwili obecnej nie otrzymaliśmy od Państwa odpowiedzi”;

„Przypominając o tym, prosimy…”;

„W przypadku braku odpowiedzi w... terminie...”;

„Przypominamy, że zgodnie ze wspólnym planem pracy…”;

„Oferujemy Państwu zgodnie z warunkami umowy...”;

„Zgodnie z umową nr.... przypominamy o obowiązkach…”;

„Mimo wielokrotnych przypomnień…”;

„Prosimy o pilną informację o stanie rzeczy”;

„Wysyłamy Cię po raz drugi…”;

„Ponownie informujemy…”;

„Przypominamy jeszcze raz…”;

„Uprzejmie prosimy…”;

„Jeszcze raz...przypominamy...”;

„W przeciwnym razie będziemy zmuszeni…”;

„Zwracamy uwagę na to, że…”;

„Chcielibyśmy poinformować, że…”

Pismo przypominające może zawierać dodatkową część, w której mowa jest o sankcjach, jakie zostaną zastosowane w przypadku niepodjęcia niezbędnych działań:

„Jeśli nie dopełnisz swoich obowiązków, zostaną nałożone kary” itp.

Przykładowy list przypominający znajduje się w Załączniku 17.

List wdzięczności (list wdzięczności) – list biznesowy wyrażający wdzięczność za podjęte działania (za otrzymany list, za udzielenie informacji, za zaproszenie). Listy wdzięczności są mniej sformalizowane w porównaniu do innych rodzajów listów i są pisane w bardziej swobodnej formie.

Kluczowymi frazami listu mogą być następujące wyrażenia: „Dziękuję za…”;

„Dziękujemy za…”;

„Jesteśmy Ci wdzięczni za…”;

„Wyrażamy naszą wdzięczność za…”;

„Wyrażając wdzięczność za Twój list, informujemy, że...”;

„Otrzymaliśmy zaproszenie, za które jesteśmy bardzo wdzięczni”; „Z góry dziękuję za…”;

„Z wdzięcznością potwierdzamy…”;

„Wyrażamy Państwu naszą wdzięczność za...”;

„Pozwól mi podziękować za…”;

„Pozwólcie mi wyrazić moją szczerą wdzięczność…”;

„Dziękuję za pomoc w…”;

„Jesteśmy Ci wdzięczni za…”;

„Otrzymaliśmy Wasze zaproszenie..., za co jesteśmy wdzięczni...”; „Zwracając się do Pana listu dziękujemy za przekazanie…”, „Wyrażamy Państwu naszą głęboką wdzięczność za...”;

„W tym miejscu pragnę serdecznie podziękować...”;

„Z całego serca wyrażam Wam wdzięczność...”;

„Wyrażając wdzięczność za..., informujemy, że...”;

„Nasza szczera wdzięczność za…”;

„Z głęboką wdzięcznością...” itp.

Przykładowy list wdzięczności znajduje się w Załączniku 18.

List potwierdzający – pismo biznesowe, w którym adresat potwierdza otrzymanie informacji, dokumentów lub innych materiałów, osiągnięte wcześniej porozumienia, zamiary itp. Potwierdzając umowę przedwstępną, w tekście pisma należy zwięźle przedstawić jej istotę; potwierdzając odbiór dokumentów należy je wymienić. W niektórych przypadkach list potwierdzający krótko opisuje istotę otrzymanych dokumentów.

Kluczową formułą językową tego typu listu jest czasownik „potwierdzam”.

Podstawowe modele i projekty listu potwierdzającego:

„Potwierdzamy otrzymanie dokumentów (umowa przedwstępna, zgoda itp.)”;

„Potwierdzamy ustalenia osiągnięte podczas negocjacji…”;

„Potwierdzamy nasz zamiar…”;

„Z wdzięcznością potwierdzamy otrzymanie materiałów…”, itp.

List potwierdzający może zakończyć się prośbą, życzeniem lub propozycją.

Przykładowy list potwierdzający znajduje się w Załączniku 19.

List powiadamiający– pismo biznesowe informujące o wydarzeniach publicznych (spotkania, seminaria, wystawy, konferencje itp.).

Listy powiadamiające z reguły wysyłane są do szerokiego grona organizacji, instytucji i przedsiębiorstw w celu ich przyciągnięcia lub zaproszenia do udziału w bieżących wydarzeniach. Listy powiadamiające mogą zarówno informować o wydarzeniu, czasie i miejscu wydarzenia, jak i jednocześnie zapraszać do udziału, informować o warunkach udziału w wydarzeniu oraz zawierać inne informacje pomocnicze. Zatem powiadomienie może być jednocześnie zaproszeniem lub poprzedzać zaproszenie.

Do zawiadomienia mogą zostać dołączone załączniki, które mogą zawierać program wydarzenia, zgłoszenie uczestnictwa oraz inne materiały informacyjne. Takie listy z reguły trafiają na listę, więc dane „adresata” są sformatowane w sposób ogólny lub wcale.

Listy zgłoszeniowe podpisuje kierownik organizacji lub zastępca kierownika odpowiedzialny za organizację i przeprowadzenie wydarzenia, a także kilku kierowników, jeżeli wydarzenie jest organizowane wspólnie przez kilka organizacji.

Przykładowe powiadomienie przedstawiono w Załączniku 20.

List z zaproszeniem – list biznesowy, będący rodzajem powiadomienia. Różnica w stosunku do zawiadomienia polega na tym, że nie może być na papierze firmowym, mieć inny format, kolor, dodatkowe elementy projektu w postaci ozdób, rysunków itp.

W przypadku zapraszania dużej liczby osób stosuje się szablonowe, gotowe teksty zaproszeń. Z reguły zaproszenia adresowane są do konkretnej osoby lub osób, dlatego stosuje się w nich formuły zwracania się do adresata „Szanowni Państwo..!”, „Szanowni Państwo..!”, np.:

„Szanowny Panie Stiepanow!”;

„Drogi Aleksandrze Nikołajewiczu!”;

„Szanowni Państwo!”;

„Drodzy szefowie oddziałów!” itp.

Zaproszenia można przesyłać e-mailem, jednak w szczególnie szczególnych przypadkach zaproszenia należy przesyłać pocztą lub kurierem. W zaproszeniach używane są następujące wyrażenia:

„Zapraszamy do wzięcia udziału w…”;

„Prosimy o wzięcie udziału w…”;

„Mamy zaszczyt zaprosić Państwa…”;

„Przyjmij nasze zaproszenie…”;

„Pozwól mi zaprosić (zapraszamy)…”;

„Byłoby nam miło spotkać się z Państwem w...”;

„Będziemy bardzo wdzięczni za Państwa udział w…”;

„Będziemy wdzięczni, jeśli zechcą Państwo przyjąć nasze zaproszenie do...”;

„Zapraszamy na... które odbędzie się...”, itp.

Standardowy tekst zaproszenia wygląda następująco:

„W dniach 23–25 marca 2014 r. odbędzie się konferencja naukowo-praktyczna „Edukacja – nowe czasy, nowe podejścia”. Prosimy o potwierdzenie udziału w konferencji i przesłanie abstraktów wystąpień o objętości 3–5 stron informacja zostanie przesłana Państwu po potwierdzeniu uczestnictwa.”

Przykładowy list z zaproszeniem znajduje się w Załączniku 21.

Odpowiedź na zaproszenie – list biznesowy zawierający pozytywną lub negatywną odpowiedź. Jeżeli decyzja będzie pozytywna, organizacja może od razu wysłać zgłoszenie do udziału w wydarzeniu. W przypadku decyzji negatywnej należy wskazać przyczynę odmowy, rozpoczynając odpowiedź na zaproszenie od uzasadnienia odmowy: „W związku z…”.

Przykładową odpowiedź na zaproszenie przedstawiono w Załączniku 22.

List gratulacyjny (list gratulacyjny) – list biznesowy pisany na specjalne okazje związane z ważnymi wydarzeniami na stanowisku urzędnika lub organizacji.

Listy gratulacyjne pisane są w dowolnej formie, mogą być małej objętości i zawierać jedno lub dwa zdania lub być dość szczegółowe. W tym drugim przypadku list gratulacyjny określa główne etapy życia, działalność osoby, do której kierowane są gratulacje, oraz jej najważniejsze osiągnięcia. Jeżeli pismo kierowane jest do organizacji lub jej działu strukturalnego, wskazuje najważniejsze i najbardziej znaczące osiągnięcia organizacji lub działu.

W praktyce biznesowej można wyróżnić następujące powody gratulacji:

– rocznice, urodziny organizacji otrzymującej i kierownika organizacji;
– nagrody, zwycięstwa w konkursach, wygrane przetargi;
– sukcesów w działalności biznesowej i zawodowej (nominacja na wysokie stanowisko, nadanie tytułu honorowego lub specjalnego, otwarcie nowego oddziału itp.);
– święta państwowe (Nowy Rok, Boże Narodzenie, Dzień Obrońcy Ojczyzny itp.);
– święta religijne (Boże Narodzenie);
– przyjemne wydarzenia w życiu osobistym (urodziny, ślub, narodziny dziecka);
– zawieranie wzajemnie korzystnych umów partnerskich;
– rocznica współpracy (zwykle pierwsza lub okrągła).

Praktyka

Listy gratulacyjne można wystawiać nie tylko na papierze firmowym organizacji, ale także na specjalnym papierze w różnych kolorach, ozdobionym ozdobami, o dużej gęstości itp.

W listach gratulacyjnych używane są następujące zwroty kluczowe:

„Gratuluję…”;

„Serdecznie gratulujemy…”;

„Proszę przyjąć nasze szczere gratulacje z okazji…”;

„Serdecznie gratulujemy…”;

„Gratuluję…”;

„Proszę przyjąć nasze szczere gratulacje…”;

„Gratuluję nominacji na nowe stanowisko”;

„Gratulujemy otwarcia nowego oddziału”;

„Z radością dowiedzieliśmy się o Waszym sukcesie w wyborach. Gratulujemy zwycięstwa!”. itp.

Standardowy tekst listu gratulacyjnego może wyglądać następująco:

„Proszę przyjąć nasze szczere gratulacje z okazji wyboru na Prezesa Zarządu. Życzymy zdrowia i sukcesów w pracy. Jesteśmy pewni, że Państwa doświadczenie i wysoki poziom profesjonalizmu przysłużą się dalszemu rozwojowi firmy i wzmocnią jej pozycję w dziedzinie wysokich technologii”.

Przykładowy list gratulacyjny znajduje się w Załączniku 23.

Odpowiedź na list gratulacyjny – list sporządzony w odpowiedzi na gratulacje z okazji specjalnych okazji związanych z ważnymi wydarzeniami na stanowisku urzędnika lub organizacji.

Standardowy tekst odpowiedzi na list gratulacyjny:

„Dziękuję za uwagę, jaką okazaliście mi w dniu moich urodzin. Dziękuję za ciepłe i szczere słowa. Ze swojej strony życzę Wam wielkiego szczęścia i zdrowia, pomyślności i pomyślności”.

Przykładową odpowiedź na list gratulacyjny przedstawiono w Załączniku 24.

List gwarancyjny – pismo biznesowe gwarantujące zapłatę za wykonaną pracę lub dostarczenie czegoś (usług, produktów, lokalu itp.).

W liście gwarancyjnym organizacja autorska przyjmuje na siebie pewne obowiązki, więc taki list ma obciążenie prawne. Tekst listu gwarancyjnego zawiera żądanie wykonania pracy, świadczenia usług itp. oraz zawiera prawnie istotne zdanie: „Gwarantujemy zapłatę” itp. W dalszej części pisma podane są dane bankowe organizacji – autora listu gwarancyjnego.

Listy gwarancyjne podpisują dyrektor i główny księgowy organizacji, podpisy są poświadczone główną pieczęcią organizacji.

Ważne, aby wiedzieć!

Charakterystyczną cechą poręczenia jest obecność wymaganej „nazwy rodzaju dokumentu”, która nie jest zawarta w innych rodzajach listów. Ten szczegół będzie wyglądał tak - LIST GWARANCYJNY.

Podstawowe modele i projekty listu gwarancyjnego:

„Gwarantujemy spłatę kredytu…”;

„Gwarantujemy spłatę kredytu w kwocie... do...”;

„Gwarantujemy płatność. Nasze konto bankowe…”;

„Gwarantujemy udostępnienie przestrzeni życiowej…”;

„Firma gwarantuje…”;

„Tym listem gwarantujemy…”;

„(Nazwa organizacji) prosi (Pana) o udzielenie pomocy... (Nazwa organizacji) gwarantuje…”;

„Prosimy, aby w celu udzielenia pomocy udzielić… (nazwa organizacji) gwarancji…”;

„Gwarantujemy, że sprzęt dostarczony w ramach powyższego zamówienia jest zgodny pod każdym względem z opisem, specyfikacjami i specyfikacjami zawartymi w zamówieniu”;

„Jeżeli w ciągu... od daty uruchomienia sprzęt okaże się wadliwy, zobowiązujemy się do usunięcia wady na własny koszt”;

„Jeśli... podejmiemy się bezpłatnej wymiany wadliwego sprzętu”;

„Zobowiązujemy się do niezwłocznego dostarczenia nowego sprzętu”;

„Zobowiązujemy się pokryć koszty transportu i ubezpieczenia” itp.

Przykładowy list gwarancyjny znajduje się w Załączniku 25.

List informacyjny – pismo biznesowe, w którym adresat zostaje poinformowany o oficjalnej informacji.

List informacyjny ma podobne znaczenie do listu informacyjnego lub listu reklamowego, ale jest szerszy i zawiera więcej informacji. List taki jest efektem logicznego rozwoju korespondencji. Jest wysyłany do adresata, jeżeli nawiązano z nim kontakt, a on nie sprzeciwia się dalszemu rozwojowi relacji biznesowych. List informacyjny ma być nieco większy od wiadomości mającej na celu poinformowanie adresata o chęci autora nawiązania kontaktów biznesowych oraz o niektórych aspektach ich realizacji.

Listy informacyjne są przydatne w nawiązaniu pierwszego kontaktu z adresatem, który otrzymuje pewną ilość dodatkowych informacji o charakterze poglądowym. List informacyjny może zawierać zachętę dla adresata do uzyskania dodatkowych informacji poprzez użycie sformułowania zawartego w piśmie: „Chętnie odpowiemy na Państwa pytania”.

Przykładowy list informacyjny znajduje się w Załączniku 26.

List aplikacyjny – pismo biznesowe sporządzane w przypadku, gdy organizacja pragnie wziąć udział w wydarzeniach lub skorzystać z usług świadczonych przez inną organizację. W działalności handlowej związanej z dostawą towarów i usług wniosek może pełnić funkcję podstawowego dokumentu, na podstawie którego składane jest zamówienie i sporządzana jest umowa. Szczególnym rodzajem wniosków są dokumenty składane władzom wykonawczym i organizacjom rządowym w celu rejestracji wszelkich praw, uzyskania zezwoleń itp.

Wniosek można sporządzić w formie ujednoliconej lub z uwzględnieniem wymagań formułowanych przez organizację oferującą towary lub usługi. W pierwszym przypadku sporządzenie takiego wniosku polega na wypełnieniu wzoru formularza zaproponowanego przez organizację sprzedającą. Jeżeli wniosek sporządzony jest w formie dowolnej, zawiera informacje istotne dla autora pisma.

Ponieważ list motywacyjny jest w rzeczywistości prośbą o wykonanie jakiejś pracy, świadczenie usług lub umieszczenie na liście uczestników jakiegoś wydarzenia, w tekście wniosku z reguły używa się tego samego języka, co w listach motywacyjnych:

„Prosimy o włączenie się do grupy chcącej wziąć udział w...”;

„Prosimy o zapewnienie udziału dwóch przedstawicieli naszej firmy w…”;

„Prosimy o zarejestrowanie się jako uczestnicy...” itp.

W zależności od sytuacji w treści listu aplikacyjnego znajdują się dodatkowe informacje dotyczące uczestników wydarzenia, przedmiotu aplikacji, warunków wykonywania pracy czy udziału w bieżących wydarzeniach itp. Przykładowo, w przypadku zgłoszenia udziału w jakimkolwiek wydarzeniu (seminarium, konferencja, festiwal, targi itp.) należy podać następujące informacje:

– nazwa wydarzenia;
– data jego przeprowadzenia;
– forma uczestnictwa (mówca, słuchacz, uczestnik itp.);
– nazwisko, imię i patronim uczestnika(ów);
– miejsce pracy, stanowisko;
– adres pocztowy wraz z kodem pocztowym, numerem telefonu, adresem e-mail;
– potrzeba hotelu na czas imprezy.

W przypadku sporządzania wniosku o świadczenie dowolnego rodzaju usługi, wszystkie istotne aspekty przedmiotu wniosku oraz wszystkie niezbędne dane o autorze wniosku, poza tymi zawartymi w formularzu pisma, są wskazany.

Wniosek może zawierać także gwarancję zapłaty za usługi lub udział w danym wydarzeniu.

Przykładowy list aplikacyjny znajduje się w Załączniku 27.

List uzupełniający – pismo biznesowe wysłane po piśmie głównym i zawierające dodatkowe informacje. Cechą charakterystyczną takiego pisma jest bezpośrednie wskazanie, że stanowi on kontynuację poprzedniego pisma. Od tego należy rozpocząć kolejny list, na przykład:

„Oprócz listu…”;

„Ten list jest dodatkiem do…”.

W treści pisma uzupełniającego należy wyjaśnić, dlaczego konieczne było jego przesłanie, np.:

„W związku ze znaczącą zmianą kosztów komponentów do produktu... będącego przedmiotem bezpośredniego zainteresowania Twojej firmy...”.

Przykładowy list uzupełniający przedstawiono w Załączniku 28.

List z przeprosinami – pismo pisane w celu przeprosin adresata za naruszenia w stosunkach biznesowych. Listy z przeprosinami spotyka się stosunkowo rzadko w oficjalnej korespondencji biznesowej. Jednak w wielu przypadkach okazują się one niezbędne do doprowadzenia formalnych przeprosin do odbiorcy i unormowania relacji, zwłaszcza jeśli przeprosiny w inny sposób nie są możliwe.

Standardowe sformułowanie na początku listów z przeprosinami brzmi: „Proszę przyjąć moje przeprosiny w związku z (za)…”. Przeprosiny należy umieścić na początku listu, a dopiero potem wyjaśnić powody swojego odwołania. Jednocześnie nie ma zwyczaju przepraszać dwukrotnie w trakcie wysyłania listu. Lepiej wyrazić swój żal tak szczerze i przekonująco, jak to możliwe, w związku z chwilowym zerwaniem relacji z adresatem. Ogólny ton listu z przeprosinami powinien być zdecydowanie ugodowy, ale nie przymilny.

Przykładowy list z przeprosinami znajduje się w Załączniku 29.

List kondolencyjny – list biznesowy napisany w celu wyrażenia żalu, współczucia i kondolencji. Tego typu pisma wykorzystywane są w codziennej korespondencji służbowej w związku ze śmiercią bliskich adresatowi osób (bliskich, współpracowników).

W przypadku mniej tragicznych wydarzeń (klęska żywiołowa, poważne kłopoty w działalności organizacji) stosuje się pisemne wyrazy współczucia i żalu. Listy te mają na celu okazanie przyjaznego wsparcia w środowisku biznesowym. Dopuszczalne jest skorzystanie z tej formy komunikacji pisemnej w przypadku nieporozumień w relacji autora z adresatem, w przypadku nieporozumień naruszających zwykły porządek kontaktów biznesowych. Listy takie powinny zaczynać się od słów kondolencji (sympatii, żalu), np.: „Proszę przyjąć moje kondolencje…” lub „Składam Państwu szczere wyrazy współczucia…”. Jest wysoce pożądane, aby ogólny ton takiego listu był zdecydowanie ciepły i pozostawiał miejsce na wyrażenie uczuć nadziei i optymizmu.

Przykładowy list kondolencyjny znajduje się w Załączniku nr 30.

List polecający – forma petycji autora do adresata na rzecz osoby trzeciej niebiorącej udziału w korespondencji. Najczęściej istnieją listy polecające wydawane pracownikowi przez organizację w celu potwierdzenia doświadczenia zawodowego w tej organizacji, zasług i cech osobistych pracownika.

Typowe sformułowanie rozpoczynające list polecający jest następujące: „Tym listem mam zaszczyt polecić Państwu Pana (Pani)…” Następnie autor zwraca uwagę adresata na motywy swojego apelu i przedstawia własne wyobrażenie o osobie polecanej. Rekomendacja szczegółowa nie może mieć charakteru ogólnego, musi zawierać opis konkretnych zalet (lub wad) osoby polecanej, aby wywrzeć na adresacie obiektywne wrażenie o tej osobie.

To jest interesujące!

Poeta Siergiej Jesienin przybył do Petersburga 9 marca 1915 roku. Pierwszą osobą, którą odwiedził w mieście, był L. L. Blok. Dał mu listy polecające, a droga Jesienina do kręgów literackich była otwarta.

W praktyce gospodarczej można wyróżnić grupę pism wykorzystywanych w prowadzeniu działalności komercyjnej organizacji, tzw listy handlowe. Do tej grupy zaliczają się następujące typy liter.

List z prośbą – pismo biznesowe wysyłane na etapie przed zawarciem umowy przez potencjalnego kupującego do potencjalnego sprzedawcy w celu uzyskania informacji o możliwości dostarczenia partii towaru na określonych warunkach lub z prośbą o przesłanie oferty na dostawę określonego towaru partia towaru (w celu świadczenia określonego rodzaju usługi). Zapytanie handlowe należy odróżnić od pisma informacyjnego i wniosku o podanie warunków dostawy i ceny towaru. Za wniosek lub polecenie nie uważa się także pisma z prośbą, które stanowią innego rodzaju pisma zawierające inne elementy i szczegóły.

W zapytaniu handlowym kupujący jest zainteresowany możliwością dostarczenia przesyłki towarowej w określonym terminie i na określonych warunkach i może poruszyć kwestię ceny dostawy. Żądanie z reguły wskazuje: nazwę towaru (usługi) oraz warunki, na jakich pożądane jest otrzymanie towaru (ilość, jakość towaru, model, marka, cena, czas dostawy, warunki dostawy itp.). ).

Warunki płatności określają, kiedy i w jaki sposób kupujący rozliczy się ze sprzedającym. Warunki dostawy określają, gdzie i w którym momencie odpowiedzialność za bezpieczeństwo towarów i ryzyko przechodzi ze sprzedawcy na kupującego.

Przy ustalaniu warunków dostawy w obrocie międzynarodowym należy uwzględnić warunki zawarte w słowniku terminów handlowych INCOTERMS ( Międzynarodowy Warunki handlowe, INCOTERMS), opracowane przez Międzynarodową Izbę Handlową. Słownik zawiera pojęcia dotyczące podstawowych warunków dostawy związanych z procesem transportu, realizacją dostaw itp., zawarte w międzynarodowych umowach sprzedaży. Trzyliterowe skróty każdego terminu są standardowe i uzgodnione przez odpowiednie władze OOP. Ponieważ INCOMERMS jest zbiorem terminów stale rozwijającym się, przy jego stosowaniu w umowach konieczne jest wskazanie wydania słownika.

Poniżej podano niektóre terminy słownikowe:

–FAS ( Bezpłatny Wzdłuż statku) - swobodnie wzdłuż burty statku w... (port wysyłkowy). Sprzedający uważa swoje obowiązki za spełnione, gdy towar zostanie umieszczony wzdłuż burty statku przy nabrzeżu. Od tego momentu kupujący ponosi wszelkie koszty i ryzyko utraty lub uszkodzenia towaru. Termin ten jest używany wyłącznie w odniesieniu do transportu morskiego lub rzecznego;
–FOB ( Bezpłatny na pokładzie) – bezpłatnie na pokładzie w... (port wysyłki). Odpowiedzialność i ryzyko przechodzą na kupującego z chwilą przejścia towaru przez burtę statku w uzgodnionym porcie załadunku. Termin ten jest używany wyłącznie w odniesieniu do transportu morskiego lub rzecznego;
– CIF ( Koszt Ubezpieczenie Frachtu) – koszt, ubezpieczenie, fracht opłacony do portu przeznaczenia. Termin ten jest używany wyłącznie w odniesieniu do transportu morskiego lub rzecznego;
– CIFC ( Ubezpieczenie kosztów frachtu i Conihsion) – CIF i prowizja pośrednicząca;
–DAF ( Dostarczone na granicy) – dostawa na granicy. Uważa się, że sprzedający dopełnił swoich obowiązków w zakresie dostarczenia towaru, który przeszedł odprawę celną w celu wywozu, od chwili przekazania go kupującemu w wyznaczonym miejscu na granicy. Termin ten może być stosowany w odniesieniu do każdego rodzaju transportu, ale jest używany głównie w odniesieniu do transportu kolejowego i drogowego.

W żądaniach komercyjnych używane są następujące wyrażenia:

„Proszę podać szczegółowe informacje na temat…”;

„Prosimy o poinformowanie nas o możliwości dostawy...”;

„Proszę o złożenie oferty na dostawę...” itp.

Standardowy tekst żądania:

„Koncern VAMIT specjalizuje się w badaniu technologii suszenia drewna. W tym zakresie jesteśmy niezwykle zainteresowani zakupem i montażem komór suszarniczych produkcji rosyjskich przedsiębiorstw. Prosimy o przesyłanie folderów reklamowych oraz informacji o cenach zestawów standardowych projektów dokumentacja naukowo-techniczna urządzeń do suszenia drewna”.

Przykładowy wniosek znajduje się w Załączniku 32.

Odpowiedź na list z zapytaniem – odpowiedź potencjalnego sprzedawcy towarów (usług) na zapytanie potencjalnego nabywcy towarów (usług).

Jeśli sprzedawca jest gotowy spełnić wszystkie warunki żądania, może od razu wysłać ofertę dostawy. Przygotowanie propozycji wysokiej jakości wymaga jednak czasu, dlatego zaleca się, aby najpierw zgodzić się co do zasady, a następnie przesłać propozycję kolejnym listem.

Odpowiedzią na zapytanie handlowe może być:

– list ofertowy (oferta), jeżeli sprzedający może niezwłocznie spełnić żądanie kupującego;
– pismo informujące o produkcie (usługach), jeżeli kupujący wyraźnie zażądał informacji o produkcie;
– odmowa rozpatrzenia wniosku.

W tym drugim przypadku etyka biznesu wymaga przede wszystkim wyrażenia wdzięczności za zamówienie, a następnie wyjaśnienia powodów, dla których zamówienie nie może zostać przyjęte i zrealizowane, np.:

"Dziękujemy za zapytanie o dostawę... Niestety z powodu... Twoje zamówienie nie może zostać przyjęte do rozpatrzenia (zrealizowane)";

„Dziękujemy za zapytanie o dostawę... Niestety, produkt, który Cię interesuje, może zostać dostarczony jedynie na warunkach...”;

„Dziękujemy za zapytanie o dostawę... Niestety, interesujący Cię produkt może nie zostać dostarczony wcześniej... Prosimy o wyrażenie zgody na zmianę terminu dostawy.”

Standardowy tekst odpowiedzi na żądanie:

„Po rozpatrzeniu Państwa prośby o możliwość dostarczenia 2000 monitorów ASUS VX239H do Jekaterynburga w kwietniu 2014 roku, potwierdzamy naszą gotowość dostarczenia tych produktów w określonym terminie.”

Przykładową odpowiedź na wniosek przedstawiono w Załączniku 33.

List propozycji (list prezentacyjny) – list biznesowy wysłany do potencjalnego partnera oferującego towary, usługi, współpracę itp. W działalności komercyjnej taki list ofertowy nazywany jest propozycją lub ofertą handlową.

Oferta może być:

– pisemne potwierdzenie wcześniej osiągniętego ustnego porozumienia;
– odpowiedź na wcześniej przesłany wniosek;
– niezależny wniosek będący dokumentem inicjatywnym. W tym przypadku pełni rolę listu sprzedażowego.

W pierwszych dwóch przypadkach propozycja wysyłana jest w odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub w wyniku ustaleń wstępnych, zatem nie ma charakteru proaktywnego. Odpowiednio pierwsza linijka listu wskazuje motywację wysłania propozycji.

Oferta handlowa zawiera o wiele więcej obowiązkowych elementów niż wniosek. Obejmuje to dane dotyczące opakowania i oznakowania, jakości, ceny towaru, ceny dostawy, kosztu całej partii, warunków płatności. Możliwe jest udzielenie informacji na temat rekompensaty ryzyka w przypadku wystąpienia siły wyższej i warunków arbitrażu.

W działalności komercyjnej istnieją oferty bezpłatne i stałe (oferty). Oferta bezpłatna to oferta, której sprzedawca może odmówić przed zawarciem umowy; nie wiąże sprzedającego z obowiązkiem sprzedaży towaru. Informacja o ofercie bezpłatnej znajduje się w pierwszej linijce tekstu (...składamy Ci ofertę niezobowiązującą z naszej strony). Oferta wiążąca to taka, której sprzedawca nie ma prawa odrzucić aż do określonego terminu.

Do konkretnego kupującego wysyłana jest oferta wiążąca ze wskazaniem istotnych warunków dostawy (ilość towaru, jakość, cena towaru itp.). Oferta wiążąca wiąże sprzedawcę z obowiązkiem sprzedaży oferowanego produktu osobie, której ją oferuje, dlatego obowiązkowym elementem oferty wiążącej jest wskazanie w ostatnim wierszu okresu ważności oferty, na przykład: „ Oferta ważna do...”. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie jest równoznaczny z odmową przyjęcia oferty.

Aby stworzyć wysokiej jakości list ofertowy, musisz zrozumieć następujące pojęcia:

– akceptacja – akceptacja oferty na warunkach sprzedawcy;
– luzem – przewóz ładunków ponadgabarytowych bez opakowania;
– luzem – przewóz cieczy w cysternach lub cysternach bez opakowania;
– luzem – przewóz ładunków masowych bez opakowania.

Najczęściej definiowane terminy międzynarodowe

warunki płatności:

– ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – z konta na konto;
– V/C ( Rachunek Do odbioru) – rachunek do odbioru;
– CBD (GOTÓWKA PRZED DOSTAWĄ) – płatność gotówką przed dostawą towaru;
– CD (GOTÓWKA ZA DOKUMENTY) – płatność gotówką za dokumenty;
– CIA (GOTÓWKA Z GOTÓWKĄ) – przedpłata gotówką.

Oferta dla partnera zawiera szczegółowe informacje,

gdyż kolejnym krokiem może być zawarcie umowy lub ogólna informacja, będąca właściwie propozycją rozpoczęcia negocjacji.

Struktura oferty może wyglądać następująco:

Część 1. Wprowadzenie:

- pozdrowienia;
– oznaczenie powodu napisania pisma.

W tej części komunikatu użyte zostały następujące zwroty:

„W odpowiedzi na Państwa prośbę informujemy, że…”;

„Cieszymy się, że chcą Państwo nawiązać z nami kontakty biznesowe”;

„Z przyjemnością prześlemy Państwu żądane próbki i ofertę…”;

„Nasz przedstawiciel Pan N poinformuje nas, że są Państwo zainteresowani naszymi produktami...”;

„Zgodnie z Twoją prośbą…”;

„Potwierdzamy naszą umowę i informujemy, że możemy dostarczyć...”;

„Nasi partnerzy biznesowi (N) poinformowali nas, że jesteś zainteresowany włączeniem naszych produktów do swojego asortymentu...”;

„Jesteśmy gotowi dostarczyć Państwu nasze produkty, dlatego przesyłamy Państwu nasz najnowszy katalog w celach informacyjnych.”

Część 2. Część główna:

– odpowiedzi na zadawane pytania;
– przekazanie znaczenia oferty handlowej (podkreślenie ekskluzywności produktu, jeśli producentów tego produktu jest niewielu; podkreślenie parametrów, różnic produktu, jeśli producentów tego produktu jest wielu; podkreślenie specyfiki produktu praca firmy i świadczenie usług, jeśli jest wielu producentów tego produktu).

Użyte zwroty:

„Jesteśmy gotowi przygotować dla Ciebie specjalną ofertę”;

„Oferujemy Państwu…”;

„Zdecydowanie oferujemy Państwu...”;

„W potwierdzeniu naszej umowy oferujemy Państwu...”;

„W załączeniu przesyłamy Państwu nasz katalog z aktualnym cennikiem”;

„Nasz szczegółowy cennik przekona Państwa o bogactwie naszego asortymentu”;

„Nasza oferta jest ważna do…”;

„Ceny zawierają koszty opakowania i wysyłki”;

„Dostarczamy na warunkach…”;

„Jesteśmy gotowi udzielić rabatu…”;

„Daj nam znać, jeśli zgadzasz się na zakup próbny w celu przetestowania”;

„Pod warunkiem, że ceny surowców pozostaną niezmienione…”;

„Nasze produkty są wysoko cenione za…”.

– oferty dodatkowe (nacisk na specjalne traktowanie klienta).

Użyte zwroty:

„Aby ułatwić Ci rozpoczęcie nowej transakcji, udzielimy Ci rabatu...% od cen katalogowych”;

„Doskonała jakość naszych produktów spotkała się z dużym zainteresowaniem na całym świecie”;

„Chciałbym szczególnie zwrócić Państwa uwagę na stanowiska...”;

„Model, który najlepiej pasuje do Twoich celów…”;

„Mogę szczególnie polecić Państwu pozycje (produkty) wskazane w cenniku, gdyż zostały wykonane...”;

„Można z zyskiem kupić dużą partię…”;

„Jak widać nasze ceny są konkurencyjne”;

„Jesteśmy przekonani, że jakość naszych produktów spełni wszystkie Państwa oczekiwania”;

„Na wszystkie nasze produkty udzielamy... rocznej gwarancji”;

„Nasze produkty są dokładnie sprawdzane w celu zapewnienia jakości”;

„Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę handlową i mamy pewność, że będą Państwo mogli z powodzeniem sprzedawać nasze produkty w swoim sklepie”;

„Twoje pierwsze zamówienie utwierdzi Cię w przekonaniu, że staramy się spełniać wszelkie życzenia klientów z najwyższą starannością.”

Część 3. Finał:

– wyrażając wdzięczność za uwagę i wyrażając nadzieję na współpracę.

Użyte zwroty:

„Będziemy bardzo zadowoleni, jeśli wkrótce otrzymamy od Państwa zamówienie”;

„Jeśli masz jakiekolwiek pytania w tej sprawie, możesz nas znaleźć pod następującymi numerami telefonów”;

„Jeżeli nasza oferta Ci nie odpowiada, będziemy wdzięczni za poinformowanie nas o przyczynach”;

„Na Twoją prośbę chętnie udzielimy informacji o warunkach dostawy i płatności”;

„Z przyjemnością zapoznamy się z Twoim zamówieniem i obiecujemy szybką i dokładną realizację.”

Standardowy tekst listu ofertowego:

„Przedstawiamy Państwu nowy katalog, zawierający pełną ofertę mebli produkowanych przez naszą firmę. Przesyłamy także cennik, który zapewnia naszym stałym klientom znaczne rabaty, jednakże nie możemy tych rabatów utrzymać przez długi czas, dlatego zalecamy złożenie zamówienia w bieżącym miesiącu.”

Przykładowy list ofertowy znajduje się w Załączniku 34.

Odpowiedź na list ofertowy – odpowiedź potencjalnego nabywcy towaru (usługi) na ofertę potencjalnego sprzedawcy towaru (usługi).

Etykieta biznesowa wymaga obowiązkowej odpowiedzi na ofertę, nawet jeśli nie możesz jej zaakceptować.

Odpowiedzią na list ofertowy może być pismo potwierdzające przyjęcie oferty lub odmowę. Kupujący może nie zgodzić się tylko z niektórymi warunkami oferty, wówczas może skierować do sprzedającego kontrofertę, co skutkuje korespondencją handlową, w trakcie której strony albo dojdą do porozumienia co do wszystkich istotnych warunków dostawy, albo odmówią do zawarcia transakcji. W zależności od sytuacji w odpowiedzi na list ofertowy można zastosować następujące stabilne wyrażenia:

„Dziękujemy za ofertę i informujemy, że jesteśmy gotowi zawrzeć umowę w sprawie...”;

„Przyjmujemy Twoją ofertę na…”;

„Potwierdzamy gotowość zawarcia umowy w sprawie...”;

„Dziękujemy za ofertę, jednak w tej chwili nie jesteśmy zainteresowani zakupem tego przedmiotu”.

Standardowy tekst odpowiedzi na list ofertowy:

"Dziękujemy za ofertę dodatkowej dostawy przekładników prądowych do kompletnych szaf sterowniczych. Podaną przez Państwa cenę uważamy jednak za zbyt wysoką. Poza tym warunki płatności niestety są dla nas nie do przyjęcia. Jesteśmy gotowi na zwrot do Waszych propozycji, jeżeli uznacie Państwo za możliwe ich odpowiednie przedstawienie.”

Przykładowa odpowiedź na list ofertowy znajduje się w Załączniku 35.

List z żądaniem – pismo biznesowe, którego celem jest zachęcenie kontrahenta do wywiązania się ze swoich zobowiązań w warunkach, w których dochodzi do naruszenia wcześniej przyjętych umów.

Listy żądań mają zazwyczaj złożoną strukturę. Podają warunki umów w odniesieniu do konkretnych dokumentów, zarysowują istotę aktualnej sytuacji, formułują przesłankę konieczności dopełnienia obowiązków oraz wskazują możliwe sankcje w przypadku niedopełnienia tych obowiązków.

Frazami kluczowymi w listach z żądaniem mogą być:

„Pilnie żądamy wykonania (wysłania, dostarczenia, przekazania)...”;

„Żądamy wypełnienia naszych zobowiązań…”;

„Żądamy natychmiastowego wdrożenia...” itp.

Możliwe sankcje można sformułować w następujący sposób:

„W przeciwnym razie grozi Ci kara...”;

„W przeciwnym razie sprawa zostanie przekazana do Sądu Arbitrażowego”;

„W przeciwnym razie nie ponosimy odpowiedzialności za skutki…” itp.

Przykładową odpowiedź na wezwanie przedstawiono w Załączniku 36.

Pozew sporządza się na papierze firmowym. Obecnie nie ma żadnych wymogów regulacyjnych dotyczących zgłaszania roszczeń na poziomie legislacyjnym. Jednak praktyka opracowała następujące zalecenia dotyczące jego przygotowania i projektowania.

– podstawa zgłoszenia reklamacji (link do zawartej pomiędzy stronami umowy, poręczenie);
- istota, przedmiot roszczenia. Należy wskazać, który obowiązek został naruszony i w jakim stopniu (opóźnienie, zła jakość itp.);
– zasadność roszczenia (odniesienia do umów, ustaw itp.), dowody wskazujące na odniesienia do dokumentów regulacyjnych, które stanowią podstawę zaspokojenia roszczenia;
– szkody materialne i inne poniesione przez Ciebie;
– działania wspólnika w sprawie roszczenia; szczegółowe wymagania zgłaszającego (rozwiązanie umowy, zwrot środków, żądanie wymiany na towar niskiej jakości itp.) ze wskazaniem terminu spełnienia tych wymagań;
– Twoje działania w przypadku niezaspokojenia roszczenia. Pismo musi zawierać ostrzeżenie o możliwości późniejszego odwołania się do organów sądowych w przypadku niezaspokojenia roszczenia.

Aby jednoznacznie zidentyfikować ten rodzaj pisma, dopuszcza się oznaczenie na dokumencie rodzaju pisma – REKLAMACJA.

Pismo reklamacyjne (reklamacyjne) musi posiadać tytuł o treści odpowiadającej jego głównym wymaganiom, np. „W sprawie spłaty zadłużenia i kar” lub zawierać odnośnik do umowy, której warunki zostały naruszone, np. „W sprawie roszczenie wynikające z umowy najmu z dnia __________ nr ________”.

Pismo reklamacyjne (reklamacyjne) musi zawierać adnotację wskazującą na obecność załącznika wskazującego wszystkie załączone dokumenty potwierdzające zasadność reklamacji. W piśmie wyznaczono termin rozpatrzenia tej reklamacji, który jednak nie jest określony przez prawo i w praktyce wynosi jeden miesiąc. Forma prezentacji tekstu musi być jak najbardziej poprawna, aby zachować relacje biznesowe i reputację partnerów.

Pisma reklamacyjne są zazwyczaj wysyłane do adresata listem poleconym za oddzielnym pokwitowaniem i potwierdzeniem doręczenia. Dokumenty te są zachowywane przez autora pozwu w celu ewentualnego przedstawienia organom sądowym.

Przy sporządzaniu tekstu reklamacji podstawą zgłoszenia reklamacji są następujące zwroty:

„Wysyłamy do Ciebie wniosek o...”;

„Przesyłamy Państwu protokół z badania opatrzony datą… Nie…, z którego wynika, że…”;

„Nasz klient składa do Państwa roszczenie (reklamację) dotyczące jakości...”;

„Składamy reklamację dotyczącą jakości towaru…”;

„Na podstawie umowy handlowej występujemy z roszczeniem wobec...”;

„Zgodnie z umową... naruszyłeś klauzulę nr...”;

„W wysyłce towarów stwierdzono brak towaru...”;

„Po przyjęciu towaru otrzymanego w dniu (data) zgodnie z fakturą nr... stwierdzono brak...”;

„Z wielkim żalem zawiadamiamy, że…”;

„Niestety musimy poinformować…”;

„Zgodnie z klauzulą 4 umowy musisz nam dostarczyć...”.

Do wyrażenia wymagań używa się następujących zwrotów:

„Zamierzamy żądać od Państwa…”;

„Mamy zamiar zapytać Cię...”;

„W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą…”;

„W związku z powyższym został Pan ukarany karą pieniężną za…”.

Aby opisać treść sankcji, stosuje się następujące wyrażenia:

„W przypadku uchylania się od podjęcia działań w celu rozwiązania kwestii objętych skargą, sprawa zostanie przekazana do Sądu Polubownego...”;

„...w przeciwnym razie grozi Ci kara”;

„Odmowa wykonania zobowiązań wynikających z umowy w związku ze zgłoszoną reklamacją…”.

Odpowiedź na pozew (reklamację) organizacja musi przekazać w wyznaczonym terminie. W tym czasie należy pisemnie poinformować kontrahenta o odrzuceniu reklamacji lub o przyjęciu jej do rozpatrzenia. Jeżeli reklamacja zostanie przyjęta do rozpatrzenia, zostanie podany termin rozstrzygnięcia reklamacji lub określonych środków jej zaspokojenia. W przypadku odrzucenia reklamacji podaje się przyczyny odmowy wraz z odniesieniem do dokumentów mogących ją uzasadniać.

– listy oferujące towary lub usługi;
– listy prezentacyjne zawierające informacje o organizacji.

Oprócz wymienionych odmian, w reklamie szeroko wykorzystuje się listy informacyjne, prospekty i biuletyny, których zadaniem jest dostarczanie szczegółowych, czasem szczegółowych informacji o towarach i usługach. Materiały te nie są pismami reklamowymi, lecz łącznie z nimi pełnią funkcję reklamową. Materiały reklamowe z reguły udostępniane są na prośbę zainteresowanej strony, która otrzymała podstawowe informacje o organizacji lub produkcie z listu reklamowego lub w inny sposób.

– list reklamowy nie powinien być długi i mieć nie więcej niż jedną stronę;
– list reklamowy powinien być zwięzły, jasny i informacyjny; Nie powinieneś szczegółowo opisywać organizacji i oferowanych towarów lub usług, ale konieczne jest podkreślenie jedynie różnicy między twoją organizacją a innymi, twoimi produktami od produktów innych dostawców;
– nie należy wyolbrzymiać zalet swojej organizacji, gdyż każdą informację zawsze można zweryfikować;
– oferowane towary lub usługi nie powinny być narzucane; wielokrotne powtarzanie zdania, choć w różnych wersjach, może zrazić korespondenta;
– list reklamowy reprezentuje Twoją firmę, firmę, dlatego musi być sporządzony na papierze firmowym ze wszystkimi niezbędnymi dla listu szczegółami.

3. Prezentacja produktu (towaru) i wymienienie jego głównych zalet.
4. Lista dodatkowych lub powiązanych warunków.
5. Konkretną propozycję współpracy (handel hurtowy lub detaliczny, oferta usług itp.).
6. Wyrażenie gotowości dostarczenia próbek towaru, szczegółowych informacji o towarze lub usłudze oraz udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania potencjalnego konsumenta.
7. Standardowe zdanie wyrażające nadzieję na współpracę.
8. Podpis (stanowisko, nazwisko, inicjały).

W przypadkach, gdy litera reprezentuje organizację, jej struktura może wyglądać następująco:

1. Adres do adresata („Szanowni Państwo!” lub „Drodzy Koledzy!”).
2. Krótkie przedstawienie organizacji i charakteru jej działalności.
3. Opis głównej działalności organizacji, jej przewag w porównaniu z innymi organizacjami oferującymi podobne dobra lub usługi.
4. Konkretna propozycja współpracy.
5. Wyrażenie gotowości udzielenia wszelkich informacji dotyczących organizacji i udzielenia odpowiedzi na wszystkie pytania.
6. Standardowe zdanie wyrażające nadzieję na współpracę.

Aby wywrzeć silniejszy wpływ na potencjalnego partnera, konieczne jest, aby pismo reklamujące towary i usługi było podpisane przynajmniej przez kierownika działu, a pisma reprezentujące organizację przez kierownika organizacji lub jego zastępcę.

Projektując listy reklamowe należy kierować się ogólnymi zasadami projektowania listów biznesowych, jednak aby zwrócić na siebie uwagę listu, dopuszczalne jest zastosowanie szerszego zakresu projektowania tekstu, np. wyróżnienia najważniejszych fragmentów tekstu.

Współczesne zarządzanie wymaga zatem od każdego menedżera i lidera umiejętności pisania tekstów biznesowych o najróżniejszych kierunkach. Może to być albo przygotowanie listów handlowych i propozycji biznesowych, albo przygotowanie listów z gratulacjami i podziękowaniami. Sukces wszystkich działań zarządczych i komercyjnych będzie bezpośrednio zależał od napisania niektórych z tych dokumentów. W związku z tym praktyczne umiejętności pisania w zakresie opracowywania listów biznesowych, niezależnie od tematyki tekstu, są wymagane w codziennej pracy niemal każdego specjalisty, w tym menedżerów wszystkich szczebli, szefów działów firm, specjalistów ds. Reklamy, osobistych asystentów menedżerów, jak i wszyscy pracownicy biurowi.