Печать в трудовой книжке при увольнении. Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре. Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации. Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет. Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.

Если ее не устранить, такое отсутствие впоследствии может негативно повлиять на общение с органами, осуществляющими пенсионные начисления гражданам. Ведь в этом случае сведения, внесенные на титульный лист, формально являются неподтвержденными первым работодателем на момент трудоустройства, а другой (очередной) работодатель такие сведения подтверждать не вправе. В то же время следует учитывать существование судебной практики, опровергающей данный вывод.
Следовательно, гражданину, столкнувшемуся с подобной ситуацией, следует обратиться к соответствующему работодателю с целью исправления ошибки. Если же такое обращение невозможно (например в случае ликвидации организации), то существует возможность, что отстаивать свои права, подтвержденные такой трудовой книжкой, работнику придется в суде.

Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной. Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте. Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой.

Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым. Заключение Теперь вам известны все правила постановки печати в трудовой и вы, будучи и работником, и работодателем, и сотрудником отдела кадров, без труда сможете проверить правильность заполнения своей трудовой книжки. Будьте внимательны в ведении трудовой – все-таки это важнейший документ, который закрепляет ваш трудовой стаж, который впоследствии станет вашей пенсией.

Ставим печать в трудовой книжке

Для того чтобы запись имела правоспособный вид, печать проставляется в последнюю очередь после того как:

заполнены все графы;
внесены сведения о заполнителе;
поставлены требующиеся подписи.

Ставить её нужно аккуратно, чтобы оттиск не размазался и читался свободно. Пример, куда ставить печать в трудовой книжке при увольнении: Что делать, если кадровик поставил не ту печать? Нужно заведомо инструктировать лиц, которые уполномочены работать с книжками и вкладышами. Любая ошибка повлечёт ряд юридических последствий как для владельца документа, так и для работодателя.
Нужно учитывать, что за нарушение оформления кадровой документации могут вменяться административные санкции. Такой ошибкой считается замена круглой печати организации на любую другую. Здесь следует исходить из обстоятельств.

Правильная постановка печати в трудовой книжке

Если на предыдущем месте работы печать не была поставлена Если работник решил сменить место работы по каким-либо причинам, он должен обязательно забрать из отдела кадров (или непосредственно у начальника) свою трудовую книжку. После этого владелец трудовой передает ее в руки нового начальства. Если окажется, что печать отсутствует, на новом месте работы трудовую книжку могут посчитать недействительной.

В этом случае у работника есть два выхода:

завести новую книжку (если нет опасений о потере стажа)}
восстановить печать на прежнем рабочем месте.

Первый вариант зачастую неприемлем для работника, так как в этом случае теряются данные о страховом и трудовом стаже, что в будущем негативно скажется на размере пенсии. Наиболее предпочтителен второй вариант – если можно без труда обратиться на прошлое место работы.

Печати в трудовых книжках отменяются

Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях. А также - в случае вшивания вкладыша. Образец печати в трудовой книжке: Какая она должна быть? В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.
Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Где ставить печать в трудовой книжке при увольнении и что делать, если ее нет?

Запись данных При внесении данных работника работодатель должен поставить печать на титульном листе, но перед печатью обязательно указываются личные данные работника:

дата рождения}
указание образования}
название профессии или специальности работника.

После того, как данные внесены, сотрудник расписывается на титульном листе, подтверждая достоверность информации. Лишь после этого ставится печать. Стоит заметить, что все эти данные заполняются лишь на основании определенных документов – паспорта, диплома и т.д. Без какого-либо документа, подтверждающего сведения о работнике, кадровик не имеет права вносить их в трудовую книжку.

Поэтому для тех, кто не знает, ставится ли печать в трудовой книжке при приемке на работу, нужно сказать – ставится, если трудовая оформляется впервые. Место ее расположения – титульный лист.

Онлайн журнал для бухгалтера

Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота. Итак, коротко, в чем суть пояснений Министерства?

если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать - ставится, нет печати у компании - оттиск не нужен;
адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Отказ от печати: как это сделать грамотно? Как мы выяснили, не ставится печать в данном документе в случае ее отсутствия у ООО или АО. Такие данные: о наличии печати - обязательно должны быть зафиксированы в Уставе организации.

Печать в трудовой книжке

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж.

Еще раз о печати

Сведения, указанные в этом документе, могут влиять на последующее трудоустройство работника (т.к.

трудовая книжка входит в перечень документов, предъявляемых кандидатом на вакансию новому работодателю) и начисление пенсии.

Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Ставится ли печать в трудовую книжку при приеме на работу

Изменение данных Где ставится печать при изменении данных сотрудника? Необходимость поменять данные обычно возникает при смене сотрудником фамилии, имени, отечества или других данных. При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной сплошной чертой, после чего вписывают новые данные на основании предоставленных сотрудником документов. При этом с обратной стороны обложки уполномоченный сотрудник ставит свою печать и подпись.

Во время выдачи вкладыша Встречаются ситуации, когда нужные страницы трудовой книжки уже заполнены. В этом случае сотруднику выдается вкладыш. При этом на титульной странице ставится штамп, сообщающий о выдаче вкладыша. Без трудовой книжки этот вкладыш недействителен. Увольнение Во время увольнения по собственному желанию либо по другим причинам, руководитель (или исполняющее его обязанности лицо) ставит подпись и печать в трудовой книжке.

Ставится ли печать в трудовой книжке

Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. У сотрудников отдела кадров есть специальные инструкции. С недавних пор в них появился образец трудовой книжки, где можно посмотреть место для правильной постановки печати. Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует. Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях. Зачем ставится печать в ТК? Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Ставим печать в трудовой книжке правильно: когда, куда и зачем?

Так самый важный документ, закрепляющий вообще все отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке. В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.

Недействительная печать организации в трудовой книжке

Делая в Трудовой книжке запись об увольнении работника, я поставила печать организации,но она плохо пропечаталась.

На нее я поставила еще одну, она размазалась полностью.

Такая недействительна, что делать в таком случае?

Вы всё сделали правильно, при внесении записи в трудовую книжку об увольнении её необходимо заверять организации, п.

2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

К сожалению, трудовое законодательство и соответствующие нормативные акты не содержат положений, применение которых мы могли рекомендовать для разрешения создавшейся ситуации.

После этого аккуратно заверить внесённые записи печатью организации.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Ставится ли печать в трудовой книжке?

Кодекс РФ включает в себя только оговорки, в которых содержится необходимость постановки печати в книжки. Вопрос о постановке в большем объеме регулируется: Правилами учета и хранения книг о труде, утвержденными Постановлением № 225.

Еще раз о печати

Инструкцией по их заполнению, утвержденной Постановлением Министерства Труда № 69 от октября 2003 года.

В трудовой книжке плохо проставилась печать

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку.

В соответствии с Правилами №225 оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на 7 календарных дней.

Можно ли поставить в трудовую книжку еще раз печать если первый раз печать не пропечаталась?

Можно ли поставить в книжку еще раз печать если первый раз печать не пропечаталась?

Да, можно. Если при заверении записи об увольнении в трудовой книжке оттиск организации получился смазанным и имеет плохо читаемые реквизиты, необходимо проставить рядом еще раз таким образом, чтобы все реквизиты хорошо прочитывались.

Причем печать с плохо читаемыми реквизитами перечеркивать не следует.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Работник предоставил трудовую книжку, в которой плохо видна печать. Можно ли принимать такую книжку или нужно как-то это исправить?

инспектор по кадрам (г. Нижний Тагил)

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Есть вопрос?

Наши эксперты помогут за 24 часа!

Получить ответ Новое

Охрана труда

Ставила в трудовую книжку, а она очень плохо пропечаталась: невидно названия организации и ее административно- правовой формы. Могу ли я поставить рядом еще одну печать?

Заранее благодарна за ответ!

Но я знаю случаи, что при оформлении пенсии в ПФ требуют копии приказов о приеме и уволнении из-за плохо проставленной печати.

Вот к примеру, одна моя сотрудница не может подтвердить несколько лет стажа - плохо проставлена, а фирма то, исчезла (раньше, во время перестройки, много таких «однодневок» было).

И к тому же оттиск печати не просто формальность, а реквизит заверяющий подлинность подписи должностного лица, а если этот оттиск нечитаем, то в подлинности его можно усомниться, равно как и в подлинности подписи должностного лица и записи в ТК.

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

его фамилия, имя, отчество;
день, месяц и год рождения;
информация о получении им соответствующего образования;
наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:

печать организации;
печать кадровой службы.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Правильное расположение печати

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?

При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?

Не проставлена печать организации

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной; во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.

По общему правилу если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (например, копии приказа об увольнении).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у этого работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ. Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке? На этот вопрос нам ответил заместитель руководителя Роструда Шкловец Иван Иванович: «Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку. Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации - оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки. Имейте в виду, что новый работодатель вправе принять такого человека на основную работу только если у него есть документы, подтверждающие его увольнение с прежней работы (например, копия приказа об увольнении). В противном случае он может взять его на работу только по совместительству. Кроме того, в случае, когда в трудовой книжке нет печати прежнего работодателя, она считается оформленной ненадлежащим образом, поэтому при подсчете страхового стажа для оплаты больничного работодателю придется использовать другие документы (ту же копию приказа об увольнении). У работника же в будущем могут возникнуть проблемы со службой занятости (которая может не засчитать указанные периоды в период оплачиваемой работы для исчисления пособия по безработице), а также с органами ПФР при назначении трудовой пенсии». Подытожим: если у работника есть на руках копия приказа об увольнении, то внесение записи о приеме на работу в его трудовую книжку при отсутствии в ней печати предыдущего работодателя не чревато ничем серьезным ни для вас, ни для работника. Не забудьте только приобщить к личному делу работника копию с копии приказа об увольнении. Она понадобится: вам - для подтверждения правильности подсчета страхового стажа работника для исчисления соцстраховских пособий; работнику - для подтверждения стажа для пособий и впоследствии для назначения пенсии.Если же у нового сотрудника нет никаких документов, подтверждающих увольнение с прежнего места работы, и вы берете его на основную работу, то лучше заведите ему новую трудовую книжку по его заявлению. Ведь трудинспекция при проверке может посчитать, что вы незаконно приняли сотрудника на основную работу, и оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Корректное заполнение трудовой книжки позволит избежать многих проблем, как у самого работника, так и у работодателя. Поэтому при первичном оформлении такого документа, увольнении работника и в некоторых других случаях необходимо определиться, где правильно ставить печать в трудовой книжке. От этого зависят многие важные моменты, например, действительность совершенной записи.

Место, где должна ставиться печать

Печать организации или печать кадровой службы ставится в следующих местах:

В сведениях о работе печать организации-работодателя ставится только единожды – при увольнении.

При приеме на работу вносится лишь соответствующая запись, содержащая:

дату принятия на работу,
полное наименование организации,
назначение в определенный отдел,
название должности, специальность либо профессия,
номер, дату и название документа, на основании которого произведено зачисление в штат.

Как правильно поставить штамп в трудовую книжку

Чтобы исключить ситуацию, когда у специалистов кадровых служб возникают вопросы, связанные с действительностью трудовой книжки, нужно правильно расположить печать. В этой связи она должна захватывать название должности сотрудника частично так, чтобы легко читалась подпись работника и ее расшифровка. Они не должны вызывать никаких сомнений. Кроме того, сам штамп, оставленный печатью должен быть ясным, четким, хорошо читаемым и просматриваемый.

Какую печать выбрать?

Действующим законодательством закреплено положение, в соответствии с которым можно выделить две разновидности печатей, которыми может пользоваться субъект трудовых отношений – предприятие-работодатель. К ним относятся следующие:

печать организации}
печать отдела кадров.

Правильнее всего везде, где законодательно предусмотрено проставление подписи уполномоченного лица и печати, ставить печать организации. Ее необходимо размещать поверх подписи руководителя предприятия либо иного уполномоченного на совершение такого действия лица. Именно такая печать несет в себе высшую юридическую силу, в отличие от штампа сотрудников отдела кадров. Ее необходимо также размещать на копиях трудовых книжек, документах о получении работником образования, различных справках, которые выдаются отделом кадров, и выписках из трудовых книжек.

Вместе с тем, в Письме Федеральной службы по труду и занятости даются некоторые разъяснения по данному вопросу, в том числе следующее. Если печать содержит информацию о наименовании организации, месте его фактического или юридического нахождения, то это не должно повлечь нарушение прав работников, поскольку является своеобразным подтверждением, что он был трудоустроен у конкретного работодателя.

Что делать в случае, если печать поставлена некорректно

Иногда кадровые работники по определенным причинам поставили не ту печать, либо она оказалась не на своем месте. Несмотря на то, что такой исход событий нежелателен и может повлечь за собой возникновение неприятных последствий, не стоит отчаиваться. Существует несколько вариантов решения данной проблемы.

В случае, если отсутствует печать организации, лучше сразу обратиться к руководству предыдущего места работы для ее проставления.

Если основные реквизиты предприятия указаны неправильно, например, фирма претерпела процедуру реорганизации, а новые печати еще не поступили в распоряжение, то можно:

поставить верную печать рядом с некорректной}
совершить исправительную запись и рядом с ней поставить верную печать.

Таким образом, при возникновении вопроса, нужна ли печать в трудовую книжку, ответ будет однозначно положительный. Такая печать должна быть строго определенной формы и в обязательном порядке содержать наименование предприятия и его юридический адрес. Кроме того, чтобы избежать неприятных последствий в будущем с Пенсионным фондом при расчете размера пенсии, с потенциальными работодателями при оформлении на новую работу и иными субъектами, следите за правильностью ее размещения на страницах трудовой книжки.

Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку . Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек , должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек , печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели - физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно - он сам может вносить записи в трудовую книжку . А если работодатель - юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется - вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).

Индивидуальный предприниматель также может назначить ответственным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).

Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.

Как должна выглядеть ваша подпись?

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

«Подпись лица,

ответственного за ведение трудовых книжек

____________________________________»

(разборчиво)

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ;

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).

Конечно, более уместно было бы указывать на титульном листе трудовой книжки следующую формулировку:

«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов .

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка , строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации . Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя - индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек , то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:

Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до аббревиатуры «ИП»? С одной стороны, нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений. С другой стороны, по мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет подобное сокращение, поскольку ни Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них изменений и дополнений, которые бы привели их в соответствие с новыми положениями Трудового кодекса РФ относительно индивидуальных предпринимателей) не содержат никаких пояснений на этот счет.

Выходом может быть также такое оформление:

Конечно, это не совсем соответствует составу реквизита «подпись», установленному ГОСТом Р 6.30-2003, но следует принять во внимание, что у индивидуального предпринимателя не имеется должности вообще. Кроме того, в п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек …».

Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
(п. 45 Правил).

Внимание на подпись работника!

С записями ознакомлен?

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек , необходимо, чтобы свою подпись поставил работник . Тут творчество наших коллег поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под чутким руководством секретаря (кадровика или бухгалтера), и в итоге может появиться подпись следующего вида:

Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано ранее, это является недочетом.

Второй недочет - наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки «с записями ознакомлен». Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые практики на предприятиях, пример такой записи был взят ими на вооружение у опытного коллеги или из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые при этом ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника». По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.

Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же, например, кадровик не пишет: «Записи верны. Инспектор по кадрам А.А. Самойлова»?

Дело в том, что кадровые работники и бухгалтеры, в отличие от специалистов по делопроизводству, в данном случае не совсем верно понимают слово «заверение». Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи ответственного за ведение трудовых книжек (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки.

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной подписи. По их мнению, подпись и личная подпись - вещи тождественные. Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись, например, такие: . Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, к которой привыкли мы.

По этим причинам расшифровка нужна обязательно. Однако и тут находятся возражения.

Считается, что расшифровка подписи (личной подписи) работника при закрытии блока записей не нужна, так как работник подписывался на титульном листе трудовой книжки и всегда есть возможность сличить одну личную подпись с другой. На первый взгляд это кажется обоснованным. Но представим, что увольняющийся работник - женщина, которая вышла замуж и изменила фамилию. На титульный лист трудовой книжки были внесены соответствующие изменения. Например, работница носила фамилию Волкова, а по мужу стала Зайцевой. На этом основании по всем правилам прежняя фамилия «Волкова» была аккуратно зачеркнута, а новая фамилия «Зайцева» - внесена вместо старой. Однако на титульном листе трудовой книжки эта работница не проставляла другой подписи, соответствующей ее новой фамилии, ведь это не предусмотрено правилами. Опять получается, что подпись без расшифровки, заверяющая блок записей при увольнении, является «бесхозной».

С должностью или без?

Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например, « И.И. Иванов».

Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись увольняемого работника должны производиться по одинаковым правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий. Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. Пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.

Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник - уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку таковой у него не имеется.

Но такой аргумент противоречит нормам Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы . В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы человек еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника никуда не делась.

Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на должность в подписи работника.

В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся сотрудник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:

А теперь представим, что увольняется инженер автоматизированных систем управления технологическими процессами отдела технического обеспечения (именно так выглядит это название согласно штатному расписанию, трудовому договору с работником и записи о приеме в трудовой книжке ). Воспроизведение подобных названий должностей может занять полстраницы в трудовой книжке (в зависимости от почерка работника). Понятно, что это может быть крайне неудобно. Другая интересная ситуация может возникнуть, когда ведением трудовых книжек занимается, например, инспектор по кадрам, а увольняемый сотрудник имеет аналогичную должность. Как быть в этих случаях? По мнению автора, можно заменить наименование должности на слово «работник»:

Дело в том, что пункт 35 Правил говорит о том, что «все записи … заверяются … и подписью самого работника ». При этом и ГОСТ Р 6.30-2003 формально будет соблюден, и обе подписи (того, кто вносит записи в трудовую книжку , и увольняющегося работника) будут выполнены единообразно.

Автор советует работодателям не увлекаться длинными и «цветистыми» названиями должностей. Это не всегда удобно для кадрового делопроизводства, и к тому же могут возникнуть проблемы с кадровыми перестановками .

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.

Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает последовательность совершения подписей - сначала подпись ответственного лица, затем - работника.

Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

Какая печать?

Согласно нормативным документам в трудовой книжке может проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров.

Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутствии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.

Если же в организации отдела кадров нет, то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Многие используют в таких случаях печати, на которых написано «для документов» или «для кадровых документов». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (т.е. печать соответствующего структурного подразделения), а не на какую-то иную простую печать. То есть использовать печать «для документов» или «для кадровых документов» в трудовой книжке некорректно. Впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание. Но если строго следовать указанным нормативно-правовым актам, секретарь должен заверять свою подпись в трудовой книжке только печатью организации.

Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек . После этого сотрудничество с работником можно считать оконченным.

* * *

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное - это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить пренебрегать даже малейшими правилами в своей профессиональной сфере.

Изменились правила ведения трудовых книжек ? Да!

Раньше все было просто. Новую трудовую книжку мы заводили только работнику, который устраивался на свое первое место работы. Если же прежняя трудовая книжка была утеряна или повреждена, вместо нее выдавался дубликат. Теперь же в обоих случаях мы должны оформить новую трудовую книжку ! Какие возможности для недобросовестных работников открывают новые положения Трудового кодекса? Все подробности в статье «Вместо дубликата выдаем новую трудовую книжку», опубликованной в августовском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

3 Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. В то же время инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя и отчество необязательно.

4 При этом приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации и подпадает под действие ГОСТа Р 6.30-2003. Также входит в этот классификатор такой документ, как книжка чабана (гуртоправа, табунщика и др.).

5 Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку , если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 39 Правил).

6 Например, если структурное подразделение указано в трудовом договоре вместе с наименованием должности, «передвинуть» работника в другой отдел (цех) на ту же самую должность можно лишь в порядке перевода, а не более удобного в этом случае перемещения.